Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно – методическую базу делопроизводства составляют:

1) законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

2) указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ;

3) нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие правовые вопросы документационного обеспечения управленческой деятельности;

4) государственные стандарты на документы;

5) общероссийские классификаторы технико– экономической и социальной информации;

6) унифицированные системы документации;

7) нормативно – правовые акты, а также методические документы по делопроизводству, издаваемые руководством организаций и предприятий.

В нормативно – методическую базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов РФ и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов РФ. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов РФ, а также организациями и предприятиями, действующими на их территории.

1.1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации

Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения управления организаций и предприятий.

Основным законом, регулирующим порядок создания и использования информации (информационных ресурсов), является Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (с изм. и доп. от 10 января 2003 г.).

Закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, таких как:

1) порядок документирования информации;

2) право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах;

4) порядок правовой защиты информации.

Названный Закон определяет следующие основные понятия: «документированная информация» и «информационные ресурсы».

Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах.

Документирование информации – обязательное условие для включения информации в информационные ресурсы и в соответствии с законом должно осуществляться в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и информационную безопасность Российской Федерации.

Информационные ресурсы могут быть государственной и негосударственной собственностью и находиться в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений.

Граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения обязаны представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов.

Государство имеет право выкупа документированной информации у физических и юридических лиц в случае отнесения этой информации к государственной тайне. Собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе распоряжаться этой собственностью только с разрешения соответствующих органов государственной власти.

Документы и массивы документов, созданные за счет средств физических и юридических лиц, а также приобретенные ими на законных основаниях, полученные в порядке дарения или наследования, являются собственностью данных юридических лиц и физических лиц.

Защиту интересов Российской информации, субъектов РФ и муниципальных образований, а также защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене обеспечивает Федеральный закон от 4 июля 1996 г. N 85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене» (с изм. и доп. от 30 июня 2003 г., 29 июня 2004 г.).

Закон определяет объекты и субъекты международного информационного обмена. Объектами международного информационного обмена может быть документированная информация, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги, средства международного информационного обмена. Субъектами международного информационного обмена являются: Российская Федерация, субъекты Российской Федерации, органы государственной власти и местного самоуправления, физические и юридические лица.

Закон устанавливает право собственности на информационные продукты и средства международного информационного обмена, вводит ограничения на вывоз документированной информации, определяет порядок защиты конфиденциальной информации и регулирует другие вопросы международного информационного обмена.

Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливает Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ «О техническом регулировании» (с изм. и доп. от 9 мая 2005 г).

В соответствии с Законом стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

1) безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;

2) технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;

3) качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологий, единства измерений;

4) экономии всех видов ресурсов;

5) безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;

6) обороноспособности и мобилизационной готовности страны.

Закон определяет порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона, порядок финансирования работ по стандартизации и др.

К нормативным документам по стандартизации , действующим на территории Российской Федерации Закон относит:

1) государственные стандарты Российской Федерации, применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации, общероссийские классификаторы технико-экономической информации;

2) стандарты отраслей, стандарты предприятий, стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных организаций.

В нормативных документах по стандартизации в делопроизводстве закреплены требования к построению, изложению и оформлению документов, проведению унификации и применению унифицированных систем документации; созданию и использованию классификаторов технико-экономической и социальной информации; автоматизации информационных процессов в управлении, техническим средствам обработки информации; терминологии, применяемой при работе с документами.

В соответствии с Законом, формирование и реализацию государственной политики в области стандартизации, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением стандартов, участие в работе по международной стандартизации и некоторые другие вопросы возложены на Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России). Комитет принимает государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, обязательные для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности, которые вводятся в действие после их государственной регистрации.

Вопросы использования государственного языка Российской Федерации и государственных языков субъектов РФ в делопроизводстве регулирует Закон РФ от 25 октября 1991 г. N 1807-I «О языках народов Российской Федерации» (с изм. и доп. от 24 июля 1998 г., 11 декабря 2002 г.).

В соответствии с этим законом официальное делопроизводство может вестись на государственном языке Российской Федерации – русском, государственных языках субъектов и народов Российской Федерации, определяемых законодательством субъектов РФ. Официальная переписка между государственными органами, организациями, учреждениями и предприятиями субъектов РФ с адресатами в Российской Федерации ведется на русском языке.

Ответы на обращения граждан, направленные в государственные органы Российской Федерации, даются на языке обращения и только в случае невозможности дать ответ на языке обращения – на русском языке.

Документы, удостоверяющие личность, записи актов гражданского состояния, документы об образовании, документы по трудовым отношениям, военные билеты на территории субъектов РФ, установивших свой национальный язык в качестве второго государственного языка, оформляются наряду с русским языком на государственном языке субъекта РФ.

В промышленности, связи, на транспорте и в энергетике на всей территории России применяется только русский язык.

Использование эмблем организаций или товарных знаков (знаков обслуживания) в официальной документации определяется Законом РФ от 23 сентября 1992 г. N 3520-I «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (с изм. и доп. от 27 декабря 2000 г., 30 декабря 2001 г., 11, 24 декабря 2002 г.).

Вопросы использования информации , относимой к государственной тайне, и иной конфиденциальной информации определяет Закон РФ от 21 июля 1993 г. N 5485-I «О государственной тайне» (с изм. и доп. от 6 октября 1997 г., 30 июня, 11 ноября 2003 г., 29 июня, 22 августа 2004 г.).

Закон определяет перечень сведений, составляющих государственную тайну, и устанавливает полномочия государственных органов и должностных лиц, призванных обеспечивать сохранение и защиту государственной тайны.

Законодательство Российской Федерации регулирует и другие сферы деятельности, тесно связанные с документационным обеспечением.

1.2. Указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ

Правовые акты, принимаемые Президентом РФ и Правительством РФ, развивают положения, зафиксированные в законодательных актах по вопросам информации и документации.

Правительством РФ было принято постановлениеот 27 декабря 1995 г. N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (с изм. и доп. от 8 июня 2001 г.).

Ряд указов Президента РФ направлены на обеспечение защиты информации: Указ Президента РФ от 24 января 1998 г. № 61 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне», Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (с изм. и доп. от 23 сентября 2005 г.), постановление Правительства РФ от 4 сентября 1995 г. № 870 «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным сведениям секретности».

Указы Президента РФ и постановления Правительства РФ регулируют вопросы подготовки, издания, государственной регистрации и введения в действие нормативных правовых актов, издаваемых органами государственного управления.

Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации утверждены постановлением Правительства РФ от 13 августа 1997 г. N 1009 (с изм. и доп. от 11 декабря 1997 г., 6 ноября 1998 г., 11 февраля 1999 г., 30 сентября 2002 г.)

Основные положения об организации архивного хранения документов изложены в Указе Президента РФ от 17 марта 1994 г. N 552 «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации» (с изм. и доп. от 1 апреля 1996 г., 1 декабря 1998 г., 19 ноября 2003 г.) и в Положение о Федеральном архивном агентстве (утв. постановлением Правительства РФ от 17 июня 2004 г. N 290).

Эти документы регулируют вопросы формирования, организации хранения, учета, использования архивов и архивных фондов и управления ими, определяют статус, основные задачи и функции Федерального архивного агентства.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает предельные сроки ведомственного хранения документов, составляющих государственную часть Архивного фонда Российской Федерации.

1.3. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти

Нормативные правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти (министерствами, комитетами, управлениями, службами, агентствами), являются ведомственными нормативными актами и в зависимости от сферы действия подразделяются на общие, отраслевые и межотраслевые.

Нормативные правовые акты общего характера рассчитаны на многократное применение ко всем предусмотренным ими случаями, акты отраслевого характера действуют в рамках одной отрасли, межотраслевые – в нескольких или всех отраслях.

Общее методическое руководство организацией архивного дела и документационным обеспечением управленческой деятельности на территории России возложено на Федеральное архивное агентство Российской Федерации.

Деятельность в сфере издания нормативных правовых актов по вопросам делопроизводства и архивного дела возложены на Министерство культуры и массовых коммуникаций РФ и обязательны для применения всеми организациями, учреждениями, предприятия независимо от их организационно-правовой формы.

В 1991 г. Росархивом разработана и внедрена Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

ГСДОУ – это совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления.

ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники.

Положения ГСДОУ конкретизированы в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти , утвержденной Приказом Министра культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации 8 ноября 2005 г. № 536. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах и ведомствах и является основой для разработки индивидуальных инструкций по делопроизводству в организациях и учреждениях.

1.4. Государственные стандарты на документы

Государственный стандарт (ГОСТ) – это нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утвержденный уполномоченным органом, устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определенных объектов, и направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области.

Все государственные стандарты, действующие на территории Российской Федерации, объединены в единую Государственную систему стандартизации (ГСС) , представляющую иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.

Серия 1 (ГСС) содержит комплекс стандартов, в которых закреплены положения о порядке их разработки, построении, изложении, оформлении, утверждении, регистрации и введении в действие стандартов, внесения в них изменений.

Серия 6 (ГСС) содержит комплекс стандартов на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации.

К серии 6 (ГСС) принадлежат:

ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;

ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемых средствами вычислительной техники. Общие положения;

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;

ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец;

ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счет;

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

В стандартах этой серии закреплены требования к форме документа, бланкам документов, составу реквизитов и их оформлению, правила унификации и стандартизации документов и применения унифицированных систем документации, используемая в документационном обеспечении терминология, требования к техническим средствам обработки информации и др.

1.5. Унифицированные системы документации

Под унификацией в широком теоретическом смысле понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему. Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации – создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожение. Таким образом, унификация документов - это комплекс задач по совершенствованию их форм и содержания.

Унифицированные системы документации (УСД) определяют совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в определенной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

В настоящее время на территории России действуют следующие УСД:

1) унифицированная система организационно-распорядительной документации;

2) унифицированная система банковской документации;

3) унифицированная система учетной и отчетной документации;

4) унифицированная система отчетно-статистической документации;

5) унифицированная система документации по труду;

6) унифицированная система документации пенсионного фонда РФ;

7) унифицированная система внешнеторговой документации.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.

Основой построения всех перечисленных систем является унифицированная система организационно-распорядительной документации. Основным нормативным документом, регламентирующим функционирование данной системы является Государственный стандарт РФ «ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ определяет состав реквизитов документов и требования к их оформлению, требования к бланкам документов, языку и стилю деловой документации и является обязательным для любой организации при ведении делопроизводства.

Одновременно с формированием УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

1.6. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации

Классификаторы технико-экономической и социальной информации – нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.

Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляет Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСККТЭСИ).

В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Все классификаторы в зависимости от содержания подразделяются на следующие группы.

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);

Общероссийский классификатор продукции (ОКП);

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

Общероссийский классификатор валют (ОКВ);

Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ) и т. д.

2. Классификаторы информации об организационных структурах:

Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);

Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах:

Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);

Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и др.

Код классификатора состоит их цифровых десятичных знаков и контрольного числа и строится следующим образом: ХХ ХХ ХХХ Х, где:

Первые две цифры (класс формы) – принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей УСД;

Третья и четвертая цифры (подкласс формы) – общность содержания множества форм документов и направленность их использования;

Следующие три цифры – регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса;

Последняя цифра – контрольное число.

1. Нормативные документы по ДОУ
2. Государственная система ДОУ
3. Понятие документа.
4. Классификация документов

1. Нормативные документы по ДОУ

Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными доку­ментами. Знание ключевых нормативных документов по ДОУ является обяза­тельным для менеджеров любого звена. Совокупность законов, других нормативных правовых актов и методиче­ских документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хране­ния и использования документов в текущей деятельности предприятия, а также документы, регламентирующие работу службы делопроизводства (структуру, штаты, функции и т.д.), составляют нормативно-методическую базу делопроиз­водства, которая включает в себя:

Законодательные акты Российской Федерации, правовые акты Прези­дента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, феде­ральных органов исполнительной власти в области документационного обеспе­чения;

Государственные стандарты на документацию;

Унифицированные системы документации;

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

Госдарственную систему документационного обеспечения управления. Основные положения. Основные требования к документам и службам докумен-тационного обеспечения (ГСДОУ);

Нормативные документы по организации управленческого труда и охра­не труда;

Нормативные документы по организации архивного хранения докумен­тов.

Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др.

Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, ин­форматизации и защите информации» устанавливает, что информационные ре­сурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений фи­зических, юридических ниц государства и защищаются законом наряду с дру­гими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности:

Порядок документирования информации;

Право собственности на отдельные документы и отдельные массивы до­кументов в информационных системах;

Порядок защиты информации.

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Оформление деловой документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает результативность труда.

Требования к оформлению организационно-распорядительных докумен­тов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

В 1998 г. был принят ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Установленные в стандарте термины располо­жены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую сис­тему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого поня­тия установлен один стандартизированный термин.

1. Государственная система ДОУ

Требования по организации делопроизводства изложены в Государствен­ной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих еди­ные требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на пред­приятиях, в учреждениях и организациях. Основная цель создания ГСДОУ -упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качест­ва документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технологических средств и технологий сбора, анализа информации, совершен­ствование работы аппарата управления. Положения ГСДОУ внедряются в прак­тику документационного обеспечения путем разработки и издания стандартов, инструкций по делопроизводству, методик, правил, рекомендаций по различ­ным аспектам делопроизводства, проведения унификации состава и форм управленческих документов.

На основании ГСДОУ и ГОСТов в целях совершенствования документа-ционного обеспечения управления и повышения его эффективности путем уни­фикации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ни­ми и обеспечения контроля исполнения документов была разработана Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которая установила общие требования к функционированию служб до-кументационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах ис­полнительной власти. В качестве приложения к инструкции даны образцы ос­новных документов.

Каждое учреждение на основе типовой инструкции разрабатывает инди­видуальную инструкцию по делопроизводству, которую утверждает руководи­тель федерального органа исполнительной власти после согласования с Феде­ральным архивным агентством (Росархивом).

Нормативные документы по труду и охране труда являются основанием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопро­изводству, расчета численности работников, объемов выполняемых ими зада­ний, создания благоприятных условий труда.

Понятие документа

Информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «документ, документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. Если рассматривать это в историческом аспекте, то можно проследить, как менялись способы фиксирования информации на материальном носителе и соответственно сами носители. Для фиксирования и передачи информации во времени и пространстве применялись различные способы – от письменности до книгопечатания, от литографии до аудиозаписи, фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования, голографии, применения лазерной и компьютерной техники. Происходило это потому, что менялись носители информации – сначала это были береста, папирус, затем бумага, фотопленки (фотобумага), магнитные дискеты, лазерные диски и др.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.

Документирование может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.).

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными правовыми актами. Федеральный закон Российской Федерации от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации и защите информации» (с изменениями от 10 января 2003 г.) устанавливает, что информационные ресурсы, т.е. документы и массивы документов являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.

Данным законом (ст.5) также установлено, что «документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

Документирование, т.е. процесс создания и оформления документа, может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ.

Документ личного происхождения – это документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ – это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством – юридической силой, что означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован непосредственно, или всех участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность.

Согласно ГОСТ Р 51141-98«юридическая сила документа есть свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления» .

Документы выступают в качестве непременного элемента управленческой деятельности и могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:

· информативные функции (информационная, социальная, политическая и коммуникативная);

· функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

· функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

Информационная функция обусловлена тем, что в документе происходит материализация информации и она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать информацию - причина появления любого документа.

Итак, фиксация и передача информации во времени и пространстве, а,следовательно, сохранение зафиксированной информации, возможность ее использования (доступность) составляют основное содержание информационной функции.

Информационная емкость документа определяется такими показателями, как полнота, оптимальность и актуальность информации.

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т.е. информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции. На изучении социальной информации базируются такие науки, как история, источниковедение и др.

В принципе каждый документ может выполнять социальную функцию, так как он возникает в силу определенной общественной потребности. Однако значение того или иного документа, выполняющего социальную функцию, может быть различным. Распорядительные документы (постановления правительства, например) имеют большее значение, чем справка с места работы, выданная гражданину.

Государственные стандарты по оформлению документов также выполняют социальную функцию, так как ориентированы на использование определенных средств обработки документов, указывающих на известную ступень технического развития, достигнутого страной (отраслью). Документы могут не только отражать процессы, происходящие в обществе, но и влиять на общественное развитие.

Социальная функция документа может проявляться и в характеристиках личности в ее социальных аспектах, т.е. в отражении деятельности, места, роли той или иной личности в определенной социальной структуре.

Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией. Так, первые Декреты советской власти выполняли не только социальную, но и политическую функцию, так как оказали влияние и на политические, и на социальные процессы. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.

Коммуникативная функция документа состоит в передаче информации во времени и пространстве. Ее можно рассматривать и как частный информационный случай, так как ее содержание – это организация и поддержание информационной связи между индивидуумами в обществе, между различными элементами общественной структуры. С помощью этой функции документа происходит обмен идеями, сведениями, эмоциями, причем обмен этот может быть односторонним, двусторонним, многосторонним.

В настоящее время резко возросли коммуникативные возможности документа, так как резко увеличились скорости передачи информации и круг ее пользователей с помощью Интернета, E-mail (электронной почты) и др. В дальнейшем роль коммуникативной функции будет только возрастать, так как ежегодно увеличиваются объемы информации, число пользователей, меняется технология документационного обеспечения управления.

В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систематизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.

В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Правовая функция документа выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.

Учетная функция документа характеризует прежде всего количественную сторону содержащейся в документе информации. С помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления. Документы, обладающие учетной функцией, как правило, имеют унифицированные формы, утвержденные государственными органами, в которых заранее разработана определенная структура представления информации.

Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия. В документах отражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, навыках, моральных нормах, менталитете (образе мышления), ценностных ориентациях и др. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию.

Культурную функцию документа лучше всего выполняет комплекс документов, характеризующих определенную область деятельности (технику, науку, живопись и др.). Анализируя такой комплекс документов, можно проследить специфику научного и художественного творчества, моральные и эстетические принципы на определенном этапе, развитие и изменение традиций, обычаев, норм поведения и др.

Ф ункция исторического источника, эта функция документа изучается такими науками, как источниковедение и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен. Качество документа для исторической науки будет определяться точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа.

Документ сочетает в себе сразу несколько функций, которые взаимосвязаны между собой, но роль каждой из них различна.

В управленческих документах преобладает управленческая функция, но в то же время эти документы выполняют и другие функции информационную, правовую, коммуникативную и социальную, исторического источника. Роль функций документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную, а действенность, нормативное и регулятивное значение утрачиваются. Происходит как бы вытеснение одних функций другими.

Функции, носящие оперативный характер, время действия которых ограничены (политическая, коммуникативная, управленческая, правовая, учета), вытесняются функциями, имеющими постоянный характер (информационная, культурная, социальная, исторического источника).

Классификация документов

Любая классификация связана с определением одного или нескольких признаков, на основании которых из общей массы объектов выделяются группы.

Документы можно классифицировать по различным признакам:

· по происхождению: служебные, личные;

· по сложности: простые, сложные;

· по срочности: срочные, несрочные;

· по гласности: секретные, для служебного пользования, несекретные;

· по форме: типовые, индивидуальные;

· по срокам хранения: временного, долговременного хранения, постоянного.

Можно перечислить еще множество признаков классификаций. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификаций.

Классификация документов по характеру информационных связей предприятия выделяетвнешние и внутренние документы.

Квнешним документам относятся нормативные документы вышестоящих организаций. Эти документы исходят от фискальных органов (налоговой службы), природоохранительных органов, органов социальной защиты и многих других. Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы.

Входящими называются документы, которые поступили на предприятие от других организаций.

Исходящие документы – это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние документы имеют хождение внутри предприятия и содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению выделяет организационные, распорядительные, информационно-справочные идокументыпо личному составу .

К организационным документам предприятия можно отнести устав предприятия, описание его структуры, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся приказы по основной деятельности, распоряжения и решения.

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием. Это приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т.д.), трудовые книжки, трудовые договоры с сотрудниками, их личные дела и лицевые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные.записки, телефонограммы и др.

Еще существует классификация документов по содержанию . Данная классификация выделяет первичные, вторичные и сводные документы.

Первичные –это документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Вторичные – это документы, которые создаются на основе первичных.

Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных и вторичных документов.

С развитием компьютерной техники и специального программного обеспечения в обиход вошла классификация документов но типу носителей: бумажные и электронные документы.

Словосочетание «электронный документ» лежит в основе безбумажной технологии делопроизводства. Электронный документ, по сравнению с «твердой копией» (так иногда называют бумажный документ), обладает рядом преимуществ:

· простота внесения изменений;

· использование заранее заготовленных форм документов не только с указанными в них основными реквизитами, но и с напечатанными стандартными фразами в соответствии с видом документа;

· экономия затрат при считывании информации, содержащейся в документе, непосредственно с экрана монитора, без распечатки на бумаге;

· оперативность (от нескольких минут до нескольких часов) при передаче в другое учреждение по электронной почте;

· возможность передачи документа по электронной почте любому количеству адресатов;

· возможность архивации документов и защиты их от несанкционированного доступа.

До недавнего времени нормативные документы, изданные государственными органами, распространялись по учреждениям в бумажном виде: как письма, брошюры и пр. Это требовало использования типографских мощностей, привлечения работников почты, что привело к огромным материальным затратам в масштабе государства. Теперь достаточно издать ограниченное количество бумажных (твердых) копий документа, а в учреждения разослать материалы по электронной почте.

В масштабах одной организации, даже если она имеет несколько филиалов, применяют системы электронного документооборота. Такая форма ведет к сокращению управленческого персонала.

Внедрение электронного документооборота повышает квалификационные требования к персоналу. Уже сейчас при поступлении на работу на многих предприятиях от претендентов требуется умение работать на персональном компьютере. Не секретарь-машинистка занимается набором и распечаткой текста, а сотрудник сам готовит документы по профилю своей деятельности, а в обязанности секретаря вменяется только контроль правильности их оформления и регистрация.

Однако полное вытеснение бумажных документов из делопроизводства произойдет, по-видимому, нескоро. Для этого надо решить ряд вопросов, связанных с признанием юридической силы электронного документа. В их число входит разработка форм, учет движения электронных документов, обеспечение их регистрации. Самым сложным на этом пути станет создание механизма электронной подписи, которая имела бы такую же юридическую силу, как и подпись, сделанная от руки.

Вопросы и задания

1. Каким нормативным документом регламентируются основные термины в области делопроизводства?

2. Что включает в себя понятие «документ»?

3. Какие способы документирования вы знаете?

4. Чем отличается документ личного происхождения от официального документа?

5. Что обуславливает юридическую силу официального документа?

6. Назовите основные блоки функций документа. Чем характеризуется каждый блок функций?

7. Что такое классификация документов?

8. Какие документы бывают по срокам хранения?

9. Назовите классификацию документов по характеру информационных связей.

10. Что такое электронный документ?

11. Назовите преимущества электронного документа.

Как известно, делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует :

Правила оформления документов;
- правила работы с документами;
- обеспечение сохранности документов;
- порядок передачи документов на архивное хранение;
- работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);
- внедрение новых информационных технологий в работе с документами;
- работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
- юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления. Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. Именно нормативно-методическая база делопроизводства устанавливает данные правила.

Составляющими нормативной базы делопроизводства являются :

Законодательные и правовые акты Российской Федерации;
- государственные и отраслевые стандарты;
- нормативные документы;
- государственные и отраслевые классификаторы;
- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
- инструкции по делопроизводству конкретного предприятия.

К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся :

Законы Российской Федерации;
- указы и распоряжения Президента;
- постановления и распоряжения Правительства;
- правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и других) - как общественного, так и ведомственного характера;
- правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
- правовые акты нормативного и инструктивного характера.

Эти документы имеют высший приоритет и общефедеральную значимость. Рассмотрим примеры таких документов .

Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
- Федеральный закон от 1 июня 2005 года № 53-ФЗ «О государствен-ном языке Российской Федерации».
- Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Федеральный закон от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне».
- Федеральный закон от 10 января 2002 года №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
- Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 года №290 «О Федеральном архивном агентстве».
- Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 года №1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».
- Письмо Росархива от 18 октября 2010 г. № 2/1911-А «Об Информационно-справочной системе архивной отрасли».
- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 года №536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
- Письмо Росархива от 7 апреля 2003 года №6/464-к «О присвоении тематическому комплекту Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО) статуса официальной базы данных Федеральной архивной службы России».

Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы , а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления.

В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт. Основные стандарты в области делопроизводства :

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
- ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
- ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой.
- ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
- ГОСТ Р 50922-96. Защита информации. Основные термины и определения.

Нормативные документы по труду служат для определения численности работников, исчисления затрат времени на выполнение конкретных заданий и определения объемов выполняемых работ. В настоящее время действует несколько нормативных документов .

- Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Разработаны Центральным бюро нормативов труда (ЦБНТ) Минтруда РФ в 1995 году и рекомендованы для определения трудоемкости работ и численности работников в органах власти, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Нормативная часть этого документа содержит:

a) нормы затрат времени на работы по документационному обеспечению управления (обработку, регистрацию, учет количества и контроль исполнения документов, ведение карточек и т. д.);
b) нормы затрат времени на работы сотрудников архива (каталогизацию, создание справочного аппарата к архивам, учет документов, контроль за сохранностью и т. д.).

- Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций . Разработаны ВНИИДАД в 1992 году и содержат нормативы времени для составления планов и договоров. По ним можно произвести расчет трудозатрат, проанализировать производительность труда работников и рассчитать их численность.

- Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Разработаны ЦБНТ Минтруда РФ в 1993 году. Предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в обычных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов. Нормы времени распространяются на все виды работ с документами и разделены на два блока:

a) нормы времени на работы по документационному обеспечению управления (разработку должностных инструкций, номенклатуры дел организации, унифицированных форм и типовых текстов документов и т. д.);
b) нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизированной архивной технологии работы (составление статистических отчетов, выполнение запросов по поиску документов и т. д.).

Классификаторы предназначены для автоматизации работ с документами. Они позволяют при поиске, сортировке и обработке использовать специальные коды, которые присваиваются документам. Классификаторы - это нормативные документы, которые содержат перечень наименований документов и их кодов в систематизированном виде. Классификация и кодирование применяются в статистике, экономике, банковском и таможенном деле. Классификаторы сокращают многообразие форм, упрощают обработку, контроль, учет и систематизацию документов. Все классификаторы, а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ). В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов.

По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. К сфере делопроизводства можно отнести следующие классификаторы :

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
- Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) была принята в 1988 году как совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документационному обеспечению управленческой деятельности и к работе с документами. Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов.

- Документирование управленческой деятельности - включает положения, определяющие:

a) состав управленческих документов;
b) порядок проведения унификации и стандартизации управленческих документов;
c) оформление реквизитов управленческих документов, в том числе и машиночитаемых;
d) общие требования к составлению текстов управленческих документов.

- Организация работы с документами (управление документацией) - устанавливает принципы и порядок:

a) документооборота организации;
b) построения информационно-поисковой системы (ИПС) по документам;
c) контроля исполнения документов;
d) подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.

- Механизация и автоматизация работы с документами .

- Организация службы документационного обеспечения управления .

Основные цели ГСДОУ состоят в упорядочении документооборота организации, в сокращении количества и повышении качества документов, а также в создании благоприятных условий для применения современных технических средств и технологий обработки информации. Тем самым должно достигаться совершенствование аппарата управления.

На практике положения ГСДОУ внедряются посредством стандартов, инструкций, положений, методик, рекомендаций по различным аспектам, а также путем унификации формы и состава документов управления. Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия, содержит :

Общие положения;
- порядок составления и оформления служебных документов;
- порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;
- контроль исполнения документов;
- порядок работы с исходящими документами;
- порядок работы с внутренними документами;
- составление номенклатуры дел;
- правила формирования дел;
- порядок обеспечения сохранности документов;
- порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

Таким образом, нормативно-методическая база делопроизводства регламентирует создание и обращение документов, описывает структуру и функции служб делопроизводства.

Нормативные документы по делопроизводству регламентируют этот важный вид организационной деятельности предприятия. Ими устанавливаются порядок обработки, учета и хранения документов, а также стандарты их оформления. Важно, чтобы на предприятии нормативная документация делопроизводства в 2016 году постоянно актуализировалась, поскольку это позволит обеспечить юридическую силу, аутентичность и подлинность всех документов, разработанных в организации.

Из статьи вы узнаете:

• какие правотворческие органы разрабатывают нормативные документы по делопроизводству;
• что входит в перечень нормативной документации делопроизводства;
• какие нормативные документы по делопроизводству должны быть в каждой организации;
• в каком направлении ведется работа по дополнению и изменению нормативных документов делопроизводства.

Нормативно-правовые документы в делопроизводстве имеют важное значение, поскольку регламентируют все процессы создания, обработки и хранения документов в организации. С помощью правил, устанавливаемых нормативными документами по делопроизводству, обеспечивается юридическая значимость и подлинность документации предприятия.

Кто разрабатывает нормативные документы по делопроизводству

В государственном стандарте ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дается определение термину «делопроизводство» как виду деятельности, направленной на обеспечение документирования, документооборота, оперативного хранения и использования документов. Документ - это юридически значимая информация на бумажном или электронном носителе, достоверность которой подтверждается наличием установленных реквизитов. Поэтому делопроизводство, в свою очередь, регламентируется нормативными документами, которыми устанавливаются общие правила и принципы его ведения.

Нормативно-правовые документы в делопроизводстве - это правовые акты многократного применения: законы, постановления, приказы, стандарты, инструкции и пр., которые изданы в соответствующей форме теми правотворческими органами, в компетенции которых находятся эти вопросы.

Основная регулирующая деятельность в сфере делопроизводства осуществляется Федеральным архивным агентством. В его функции входит контроль организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти, но, кроме этого, оно занимается методическими разработками и обеспечивает общее развитие общероссийской системы делопроизводства.

Вопросами унификации и стандартизации в сфере делопроизводства занимается Госстандарт, а в ведении Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) находятся научно-исследовательские и методические разработки в области архивного дела и документоведения. В этой организации разрабатываются многие нормативно-методические документы по делопроизводству.

Нормотворчеством в сфере делопроизводства также занимается Правительство РФ, федеральные и муниципальные органы исполнительной власти, ведомства, комитеты, службы, агентства, а также учреждения, организации и предприятия, разрабатывающие локальные нормативные акты, адаптирующие федеральное и отраслевое законодательство к реалиям и специфике производственной и организационной деятельности конкретной компании.

Перечень нормативных документов по делопроизводству

Руководствоваться в своей работе нормативными документами, регулирующими сферу делопроизводства, должны не только делопроизводители, но и исполнители, люди, которые разрабатывают документы организации и работают с теми, которые получены из внешних источников. Нормативная документация делопроизводства в 2016 году должна использоваться, прежде всего, чтобы были четко соблюдены все правила и требования к содержанию и оформлению документов, поскольку именно это обеспечивает их юридическую значимость. Поэтому желательно, чтобы в организации были правовые акты, входящие в данный перечень нормативных документов по делопроизводству:

• Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Федеральный закон № 53-ФЗ от 01.06.2005 «О государственном языке Российской Федерации»;
• Федеральный закон № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи»;
• Федеральный закон № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• Федеральный закон № 184-ФЗ от 24.12.2002 «О техническом регулировании»;
• Постановление Правительства Российской Федерации № 477 от 15.06.2009 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
• Постановление Правительства Российской Федерации № 1268 от 27.12.1995 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»;
• Приказ Росархива №76 от 23.12.2009 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;
• ГОСТ Р 50922–2006. Защита информации. Основные термины и определения;
• ГОСТ 6.10.5–87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца
• ГОСТ 17914–72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования;
• ГОСТ 9327–60. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.

Основные нормативные документы по делопроизводству

Кроме упомянутого ГОСТ Р 7.0.8–2013 к числу основных нормативных документов можно отнести следующие:

В кадровой службе каждого предприятия должны быть такие нормативные документы, регламентирующие кадровое делопроизводство:

• Постановление Правительства Российской Федерации № 225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках»;
• Приказ Минфина России №117н от 2.12.2003 «О трудовых книжках»;
• Постановление Минтруда России №69 от 10.10.2003 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

К числу основных относятся и те нормативные документы по делопроизводству, которые регламентируют порядок архивного хранения документации предприятия и используются для определения сроков хранения разного вида документов при составлении номенклатуры дел:

• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 25.08.2010
• Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;
• Приказ Росархива № 2 о 19.01.1995 № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия»;
• Основные правила работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002;
• Приказ Росархива № 176 от 18.08.1992 «О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия».

Изменения нормативных документов по делопроизводству

Как и всякая нормативно-правовая документация, нормативные документы по делопроизводству в 2016 году могут изменяться - правотворческие органы приводят их в соответствие с реалиями сегодняшнего дня и требованиями действующего законодательства. В частности, большая часть изменений нормативных документов по делопроизводству обусловлена активным внедрением в практику электронных документов, как на уровне государственного управления, так и в деятельности коммерческих структур. Поэтому вопросы обеспечения правового статуса, подлинности и юридической значимости электронных документов, порядка их оперативного и архивного хранения сегодня особенно актуальны. Работа в направлении и совершенствовании нормативной базы делопроизводства также ведется с учетом повсеместного внедрения СЭД.

В задачу лиц, которые в своей работе руководствуются нормативной документацией делопроизводства, входит отслеживание вносимых в нее изменений и актуализация базы данных нормативных документов по делопроизводству.

Конституция Российской Федерации

• "Конституция Российской Федерации" (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ)

Федеральные законы Российской Федерации.

• Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 06.04.2011, с изм. от 21.07.2011) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"
• Федеральный закон от 04.05.2011 N 99-ФЗ (ред. от 18.07.2011) "О лицензировании отдельных видов деятельности"
• Закон РФ от 21.07.1993 N 5485-1 (ред. от 18.07.2011) "О государственной тайне"
• Федеральный закон от 28.12.2010 N 390-ФЗ "О безопасности"
• Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ (ред. от 08.11.2007) "Об электронной цифровой подписи"
• Федеральный закон от 27.12.2002 N 184-ФЗ (ред. от 15.12.2012) "О техническом регулировании"
• Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 25.07.2011) "О персональных данных"
• "Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях" от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 21.07.2011)
• "Уголовный кодекс Российской Федерации" от 13.06.1996 N 63-ФЗ (ред. от 21.07.2011)

Указы и распоряжения Президента Российской Федерации.

• Указ Президента РФ от 06.03.1997 N 188 (ред. от 23.09.2005) "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера"
• Распоряжение Президента РФ от 16.04.2005 N 151-рп (ред. от 14.03.2011) "О перечне должностных лиц органов государственной власти и организаций, наделяемых полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне"
• Указ Президента РФ от 03.03.2005 N 243 "О внесении изменений в перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, утвержденный Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. N 1203"
• Указ Президента РФ от 30.11.1995 N 1203 (ред. от 21.09.2011) "Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне"
• Указ Президента РФ от 27.09.2008 N 1410 "О внесении изменений в состав Межведомственной комиссии по защите государственной тайны по должностям, утвержденный Указом Президента Российской Федерации от 6 октября 2004 г. N 1286"
• Указ Президента РФ от 06.10.2004 N 1286 (ред. от 26.02.2009) "Вопросы Межведомственной комиссии по защите государственной тайны"
• Указ Президента РФ от 16.08.2004 N 1085 "Вопросы Федеральной службы по техническому и экспортному контролю"

Постановления Правительства Российской Федерации.

• Постановление Правительства РФ от 29.12.2007 N 957 "Об утверждении положений о лицензировании отдельных видов деятельности, связанных с шифровальными (криптографическими) средствами"
• Постановление Правительства РФ от 26.06.1995 N 608 (ред. от 21.04.2010) "О сертификации средств защиты информации"
• Постановление Правительства РФ от 15.04.1995 N 333 (ред. от 24.09.2010) "О лицензировании деятельности предприятий, учреждений и организаций по проведению работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну..."
• Постановление Правительства РФ от 26.01.2006 N 45 (ред. от 23.06.2011) "Об организации лицензирования отдельных видов деятельности"
• Постановление Правительства РФ от 31.08.2006 N 532 (ред. от 24.09.2010) "О лицензировании деятельности по разработке и (или) производству средств защиты конфиденциальной информации"

Кодексы Российской Федерации

Организационно-распорядительные документы по технической защите информации

Концепции и Положения

• Указ Президента РФ от 12.05.2009 N 537 "О Стратегии национальной безопасности Российской Федерации до 2020 года"
• "Доктрина информационной безопасности Российской Федерации" (утв. Президентом РФ 09.09.2000 N Пр-1895)
• "Положение по аттестации объектов информатизации по требованиям безопасности информации" (утв. Гостехкомиссией РФ 25.11.1994)
• "Положение о сертификации средств защиты информации по требованиям безопасности информации" (утв. Приказом Гостехкомиссии РФ от 27.10.1995 N 199)
• Постановление Правительства РФ от 15.08.2006 N 504 (ред. от 24.09.2010) "О лицензировании деятельности по технической защите конфиденциальной информации"
• "Положение об аккредитации испытательных лабораторий и органов по сертификации средств защиты информации по требованиям безопасности информации" (утв. Гостехкомиссией РФ 25.11.1994)

Специальные нормативные документы по технической защите информации

Национальные стандарты

• ГОСТ Р 50739-95. Средства вычислительной техники. Защита от несанкционированного доступа к информации. Общие технические требования" (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 09.02.1995 N 49)
• " ГОСТ Р 51188-98. Защита информации. Испытания программных средств на наличие компьютерных вирусов. Типовое руководство" (принят Постановлением Госстандарта РФ от 14.07.1998 N 295)
• "Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения. ГОСТ Р 52292-2004" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 29.12.2004 N 135-ст)
• "Информационная технология. Открытая распределенная обработка. Базовая модель. Часть 1. Основные положения. ГОСТ Р ИСО/МЭК 10746-1-2004" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 04.02.2004 N 51-ст)
• "ГОСТ Р ИСО/МЭК 10031-2-2000. Информационная технология. Текстовые и учрежденческие системы. Модель приложений распределенного учреждения. Часть 2. Отличающая объект ссылка и соответствующие процедуры" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 21.12.2000 N
• " ГОСТ Р ИСО/МЭК 10740-2-2000. Информационная технология. Текстовые и учрежденческие системы. Ссылочная передача данных. Часть 2. Спецификация протокола" (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 28.11.2000 N 317-ст)
• "Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Критерии оценки безопасности информационных технологий. Часть 1. Введение и общая модель. ГОСТ Р ИСО/МЭК 15408-1-2008" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 18.12.2008 N 519-ст)
• "ГОСТ Р ИСО/МЭК 18028-1-2008. Национальный стандарт Российской Федерации. Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Сетевая безопасность информационных технологий. Часть 1. Менеджмент сетевой безопасности" (утв. и введен в д ей
• "Защита информации. Автоматизированные системы в защищенном исполнении. Испытания на устойчивость к преднамеренным силовым электромагнитным воздействиям. Общие требования. ГОСТ Р 52863-2007" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 27.12.2007 N 515-ст)
• "Защита информации. Объект информатизации. Факторы, воздействующие на информацию. Общие положения. ГОСТ Р 51275-2006" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 27.12.2006 N 374-ст)
• "Защита информации. Основные термины и определения. ГОСТ Р 50922-2006" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 27.12.2006 N 373-ст)
• "Защита информации. Техника защиты информации. Номенклатура показателей качества. ГОСТ Р 52447-2005" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 29.12.2005 N 448-ст)
• "Защита информации. Обеспечение безопасности сетей электросвязи. Общие положения. ГОСТ Р 52448-2005" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 29.12.2005 N 449-ст)
• "Защита информации. Система стандартов. Основные положения. ГОСТ Р 52069.0-2003" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 05.06.2003 N 181-ст)
• " Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи. ГОСТ Р 34.10-2001" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 12.09.2001 N 380-ст)
• "Информационная технология. Криптографическая защита информации. Функция хэширования. ГОСТ Р 34.11-94" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 23.05.1994 N 154)

Специальные нормативные документы.

• Руководящий документ. Безопасность информационных технологий. Критерии оценки безопасности информационных технологий (Часть 1,2,3). Приказ председателя Гостехкомиссии России от 19 июня 2002 г. № 187
• "Руководящий документ. Защита информации. Специальные защитные знаки. Классификация и общие требования" (утв. Гостехкомиссией РФ 25.07.1997)
• "Руководящий документ. Средства защиты информации. Защита информации в контрольно-кассовых машинах и автоматизированных кассовых системах. Классификация контрольно-кассовых машин, автоматизированных кассовых систем и требования по защите информации" (утв.
• Методические рекомендации по обеспечению с помощью криптосредств безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных с использованием средств автоматизации" (утв. ФСБ РФ 21.02.2008 N 149/54-144)
• "Руководящий документ. Временное положение по организации разработки, изготовления и эксплуатации программных и технических средств защиты информации от несанкционированного доступа в автоматизированных системах и средствах вычислительной техники" (утв. р
• Руководящий документ. Средства вычислительной техники. Межсетевые экраны. Защита от несанкционированного доступа к информации. Показатели защищенности от несанкционированного доступа к информации" (утв. решением председателя Гостехкомиссии РФ 25.07.1997)
• "Защита от несанкционированного доступа к информации. Часть 1. Программное обеспечение средств защиты информации. Классификация по уровню контроля отсутствия недекларированных возможностей" (введен Приказом Гостехкомиссии РФ от 04.06.1999 N 114)
• "Руководящий документ. Средства вычислительной техники. Защита от несанкционированного доступа к информации. Показатели защищенности от несанкционированного доступа к информации" (утв. решением председателя Гостехкомиссии РФ 30.03.1992)
• "Руководящий документ. Защита от несанкционированного доступа к информации. Термины и определения" (утв. Гостехкомиссией РФ 30.03.1992)
• "Руководящий документ. Концепция защиты средств вычислительной техники и автоматизированных систем от несанкционированного доступа к информации" (утв. решением Гостехкомиссии РФ 30.03.1992)
• Руководящий документ. Автоматизированные системы. Защита от несанкционированного доступа к информации. Классификация автоматизированных систем и требования по защите информации. Утверждено решением председателя Гостехкомиссией при Президенте РФ 30.03.1992
• Руководящий документ. Средства защиты информации. Специальные защиты информации. Специальные общие технические требования, предъявляемые к сетевым помехоподавляющим фильтрам. Гостехкомиссия России, 1998 г.
• Руководящий документ. Защита от несанкционированного доступа к информации. Часть 1. Программное обеспечение средств защиты информации. Классификация по уровню контроля отсутствия недекларированных возможностей. Приказ председателя Гостехкомиссии России. Руководство по разработке профилей защиты и заданий по безопасности. Гостехкомиссия России, 2003 год.