Обязанности председателя снт, или сложно ли быть главным среди садоводов. Делопроизводство правления снт Примерные схемы документооборота в снт

Суд

Для просмотра фотографий, размещённых на сайте, в увеличенном размере необходимо щёлкнуть кнопкой мышки на их уменьшенных копиях.

Когда закончите набор, принесите мне этот черновик. У меня есть предчувствие, что в один прекрасный день эта бумага станет важным документом. Как Декларация Независимости или моя первая школьная ведомость.

Из фильма "Гражданин Кейн",
1941 г., реж. Орсон Уэллс

Эта страница и её содержание вынашивались давно, ещё в начале десятых годов нынешнего века, но её создание постоянно откладывалось по разным причинам, более важным и насущным в прошедшем периоде времени. А ведь для СНТ, как и другого садоводческого объединения или любого юридического лица делопроизводство - это одна из основ их существования. Не верите? Давайте разберёмся на примерах. А для этого проведём небольшой тест, обращённый к вам, уважаемый садовод и гражданин:

Вы всегда знаете, в каком месте лежит ваш паспорт, СНИЛС и ОМС?
Вы храните свои документы на садовый земельный участок: свидетельство о регистрации права собственности, межевой план, свидетельство о регистрации права собственности на дом (если он есть), технический паспорт, технический план на дом в одном месте?
Вы держите все свои инструкции к различным устройствам, бытовой технике, в одном месте?
Вы храните документы на автомобиль, исключая права, техпаспорт и полис ОСАГО, в одном месте?
Вы стараетесь все договоры по жилищным и коммунальным услугам складывать в одну папку вместе с квитанциями о произведённых платежах?

Полагаю, что все ваши ответы положительные. Если нет, то вы прекрасно осознаёте, что сами себе время от времени создаёте проблемы с поиском нужного документа необходимого в данный текущий момент времени или истребованный у вас сотрудником какого-либо уполномоченного органа. Нервничаете, перебираете бумаги, нужные и не нужные, материтесь в сердцах и даёте сами себе зарок: сегодня же вечером навести в документах порядок. Очень часто задуманное исполняете. И тогда в течение достаточно большого периода времени проблем с поиском нужного документа у вас не возникает, пока документы не впитывают в себя, располагаясь в разных папках и местах, временные бумаги, срок действий к-х уже истёк, но они всё ещё не удалены. Так возникает необходимость новой чистки. Выполнив её, можно снова лет 5 - 10 жить спокойно, не заботясь о своих документах, всегда при необходимости обнаруживая нужную бумагу за считанные секунды.

Если же проблема с поиском нужного документа существует всегда, то значит у вас, уважаемый, царит разруха в голове и в делах. Но такое положение дел с документами у каждого человека скорее редкое исключение, чем правило.

Итак, мы поговорили о физических лицах, нас с вами и наших документах. А ещё в стране есть юридические лица. Других лиц Гражданский кодекс не видит. СНТ, как уже не существующая организационно-правовая форма, так и пришедшая ей на смену новая форма Товарищество собственников недвижимости, являются согласно ст. 50 " " ГК юридическими лицами. Индивидуальных предпринимателей трогать не будем, т.к. по сути ИП является физическим лицом, зарегистрированным в установленном законом порядке, и осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.

Как мы можем определить то, что перед нами юридическое лицо? А очень просто по документам. Не по снятому красивому и богато обставленному офису, не по секретарше с ногами от шеи, подающей кофе посетителю, не по строгому охраннику-шкафу, и даже не по вежливому улыбающемуся офис-менеджеру (манагеру, как говорит М. Задорнов), а именно, по документам. До посещения юридического лица можно узнать о нём всё или почти всё через выписку из Единого государственного реестра юридических лиц, причём бесплатно, пройдя вот по этой ссылке на официальный сайт ФНС РФ: https://egrul.nalog.ru/ . Внимательный человек в выписке может найти много интересного для себя, в т.ч., и признаки по которым можно определить: стоит ли доверять такому юридическому лицу или нет.

То же самое применимо и к юридическим лицам в виде СНТ, ТСН, потребкооперативам и всем остальным садоводческим объединениям, к-ми рулят грамотные или безграмотные правители. Для последних "руководят" как-то язык не поворачивается сказать, т.к. назвать сиё упрощённое понимание и практическое осуществление функций юридического лица местечковыми правителями не попадает под определение "руководство". Они уже давно завели своих садоводов в такие дебри, откуда ни один Сусанин их не сможет вывести. Ни один государственный орган в этом бардаке не сможет разобраться. Максимум, что получается делать, так это выбросить горе-руководителя на свалку истории юрлица и начать деятельность ТСН (СНТ) с чистого листа.

Кто в этом виноват? Обвинять одних только правителей в лице председателя и правления было бы нелепо. Потому что сразу же возникает один законный вопрос или два. А кто их избирал? Почему их не переизбрали, если они не оправдали доверие и не потянули работу? А как это определить: потянули или нет? На основании чего можно дать оценку работе правления и председателя?

Ответы на эти вопросы дают документы юридического лица. Организацию работы с документами: их подготовку, регистрацию, приём или отправку, обработку, хранение призвано обеспечивать делопроизводство в общем понимании и ответственные лица, конкретно отвечающие в каждом юридическом лице за документы. Не избежало такой участи и СНТ (ТСН). Несмотря на то, что многие садоводы и их правители полагают, что садоводческое объединение - это нечто очень простое, и не требующее к себе пристального внимания, то они ошибаются. Гражданский кодекс не делает никаких поблажек для СНТ. Это такое же юридическое лицо, как и энергоснабжающая организация, крупная торговая сеть, Газпром, министерство или ведомство, учреждение образования, поликлиника, Сбербанк и т.д. Конечно, у СНТ (ТСН) меньше объём работы, меньше персонала, меньше забот. Но ведь из этого не следует то, что делать правлению ничего не надо, исключая стрижку хрустящих бумажек с покорных садоводов. Но ведь, страшное дело, стрижка бумажек тоже должна быть облечена в скорлупу из документов, узаконивающих все взносы и платежи. А ведь часто нет никаких документов, а поборы с людей есть. Но времена меняются, а с ними меняются законы, наше понимание происходящего на наших глазах беззакония и способов остановить беспредел негодяев.

Сформулируем основные вопросы этой страницы:

По каким признакам можно установить отсутствие нормальной работы с документами в СНТ (ТСН)?
Какими могут быть последствия неудовлетворительной работы с документами в садоводческом объединении?
Что такое делопроизводство в СНТ (ТСН), как правильно его организовать?
Как организовать непосредственную работу с документами в СНТ (ТСН)?
Как и кто может контролировать делопроизводство в СНТ (ТСН)?

Целью страницы наряду с ответами на поставленные вопросы является и предоставление СНТ (ТСН) образцов основных документов, подготовленных с учётом опыта работы и ведения делопроизводства в различных структурах от минимального документооборота в СНТ до объёмного делопроизводства, включающего и секретное, в войсковых частях. Не пугайтесь, ни одного секретного документа на сайте вы не найдёте.

Давайте приступим к разбору темы, господа-товарищи садоводы и приближённые к ним лица!

Организация и ведение делопроизводства в садоводческом объединении,
товариществе собственников недвижимости

1. Признаки неудовлетворительного делопроизводства
и его последствия для СНТ (ТСН) и его членов

Чтобы понять на каком уровне в вашем садоводческом объединении находится делопроизводство, нам для начала надо определить о чём вообще идёт речь, т.к. большинство садоводов только подозревает о таких сложных и непонятных вещах, меньшинство сталкивалось с делопроизводством по роду своей основной профессиональной деятельности. И только единицы знают предмет данной темы изнутри, так как сами были исполнителями и организаторами системы документооборота, можно и так обозвать делопроизводство, в одном из юридических лиц. И уж совсем мало людей владеют навыками организации и работы с документами в военных структурах: МВД, ФСБ МО и им подобных.

Нам не нужно овладевать научными глубинами и изучать приказы по секретному и несекретному делопроизводству в соответствующих ведомствах. Нам бы с вами, господа-товарищи, садоводы, наладить самую что ни на есть простую и понятную каждому, в том числе и человеку без специального образования, работу с документами в своём СНТ (ТСН).

"А зачем?" - возникает вопрос у нетерпеливых. - "Картошку и редиску выращивать мы и без документов "могём". А яблоки собрать и сидр нагнать "не пьянства окаянного ради, а токмо здоровья для" совсем делопроизводство не нужно!" - Верно. Вот только пока вы единолично или, нагнав на фазенду членов семьи, выращиваете овощи на грядках и опрыскиваете от шестиногих вредителей яблони с грушами, другие тихонько стригут с вас, как с баранов, купоны хрустящей бумаги. И вот здесь у всех знающих и не знающих должен возникнуть вопрос: "А насколько законно мои денежки передаются в кассу СНТ?" Если, конечно, в СНТ ещё есть касса, а то ведь бывает и так, что передача идёт сразу от садовода в карман председателя. Итак, определяем предмет разговора:

"Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг" , - книга Н. Воронцова "Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству", издание 1857 г., Санкт-Петербург.

Это не первая книга о правилах ведения делопроизводства. Ещё во времена Петра Великого в 1720 году был издан "Генеральный регламент", определяющий порядок работы с документами. И с тех времён делопроизводство не претерпело каких-либо кардинальных изменений. Однако, если мы будем сейчас читать современные требования и пытаться к СНТ (ТСН) применить положения о порядке организации и ведения делопроизводства, то мы настолько запутаем документы, что сами не сможем в них разобраться. А в условиях отсутствия профессионалов в этом специфическом деле получим вместо положительного резко отрицательный результат, заняв позицию собаки на сене. Поэтому делопроизводство в СНТ должно быть построено таким образом, чтобы оно отвечало главному:

Принципы организации системы делопроизводства в СНТ (ТСН):

Документы должны оформляться в соответствии с принятыми стандартами.
Создание документов, их регистрация, движение, контроль за исполнением должны быть подчинены единым правилам: простым, понятным каждому члену правления, с минимальной структурой всей системы делопроизводства и специально назначенным ответственным за данное направление работы лицом (секретарём правления или наёмным работником).
Поиск исполненных документов, работа с ними, формирование дел с документами должны производится согласно утверждённой номенклатуре дел, книг, журналов в организации.
Хранение документов, сформированных и формируемых дел должно обеспечивать их сохранность в течение установленных сроков хранения, в том числе с постоянным сроком хранения.

Теперь, когда принципы нам уже понятны, а сама система делопроизводства ещё остаётся за кадром, попробуем со стороны рядового садовода поставить диагноз системе делопроизводства в вашем любимом СНТ (ТСН). Оценка будет простая: делопроизводство в СНТ есть или его нет. Средней оценки нет. Почему? Да потому что система делопроизводства требует к себе серьёзного отношения. Половинчатые меры неприемлемы, т.к. теряются конечная цель сохранения информации и финансовая составляющая любого юридического лица: поступающие взносы и платежи, расходы и их учёт. Для этого проведём простой тест и затем сформулируем выводы. И на удивление вопросы не покажутся вам новыми или непонятными. Подспудно каждый садовод задаёт их, пусть даже сам себе, если делопроизводство в СНТ (ТСН) явно не на высоте.

Тестовые вопросы о наличии или отсутствии системы делопроизводства в СНТ (ТСН):

При сдаче в кассу СНТ взносов и платежей получаете ли вы от кассира на руки исполненный в специальной бухгалтерской программе 1С (аналогичной другой программе), заполненный вручную корешок приходного кассового ордера с подробным описанием: номер ордера, дата, от кого приняты деньги, основание сдачи денег, сумма, заверенные печатью и подписью кассира или бухгалтера?
Выполняя просьбу о предоставлении вам для ознакомления протокола, устава, других документов, делает ли секретарь (др. ответственное лицо) отметку на специальном бланке в деле о том, что вам было предоставлено дело для ознакомления. Расписываетесь ли вы за ознакомление, ставите ли дату?
Может ли правление в считанные минуты показать (представить) вам для ознакомления любой документ , а не отвечает на вашу просьбу: "Сегодня некогда, зайдите завтра или через неделю?"
Предоставляя для ознакомления протокол общего собрания , обнаруживаете ли вы, что он не прошит (не находится в деле), не скреплён печатью, приложения к протоколу отсутствуют, список присутствующих на собрании членов СНТ отсутствует или находится в другом месте?
Может ли правление предоставить протоколы общего собрания, заседаний правления за требуемый вами период времени прямо здесь и сейчас?
Может ли правление , бухгалтер показать локальную смету по любой работе, любой статье расходов и подтвердить эти расходы первичными бухгалтерскими документами (договором, актом выполненных работ, расходными кассовыми ордерами, квитанциями, чеками магазина и пр.? Соответствуют ли эти расходы (работы) утверждённой приходно-расходной смете СНТ (смете доходов и расходов ТСН)?
Хранятся ли учредительные документы организации (устав), свидетельство о регистрации прав, о постановке на учёт в ФНС и т.п. в отдельном деле (папке), прошитые и скреплённые печатью объединения или документы находятся в разных местах?
При письменном обращении в правлении с заявлением регистрируется ли секретарём (правлением) ваш документ с присвоением ему исходящего номера и даты поступления? Исполняются ли сроки и предоставление письменного ответа на ваше заявление в течение 30 суток согласно нормам ст. 12 ФЗ-59 от 02.05.2006 г. "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"?

Здесь нет оговорки или ошибки. В тексте написано правильно. Член СНТ или гражданин, ведущий садоводство в индивидуальном порядке, подаёт заявление в правление, к-е регистрируется как "исходящий документ" . Подробнее с пояснением ниже в разделе.

Применяется ли в вашем СНТ (ТСН) для создания документов организационная техника (компьютер, многофункциональное устройство), есть ли разработанный фирменный бланк организации?
Есть ли в вашем СНТ (ТСН) постоянный профессиональный бухгалтер или привлекаемый временно для оказания услуг ведения бухгалтерского учёта? Соответственно, кто и как ведёт бухгалтерский учёт?
Есть ли в вашем объединении наёмные работники? И если есть, то существует ли штатное расписание, заключённые с такими работниками трудовые договоры, договоры о материальной ответственности (при необходимости согласно должности), должностные инструкции, приказы о приёме на работу, увольнению, заявления работников (о приёме, увольнении, отпусках и пр.)

Можно было бы разделить все вопросы на два направления: связанные с денежными делами и не связанные с деньгами. Но позвольте заметить некоторые странные особенности любого садоводческого объединения:

1. Деятельность садоводческого объединения (товарищества собственников недвижимости), как и любого другого юридического лица, всегда основывается исключительно на денежных средствах, потому что без них ни один вопрос не может быть разрешён.
2. Все решения, принимаемые органами управления юридического лица (общее собрание, правление, председатель, ревизионная комиссия), так или иначе связаны с денежными средствами.
3. Все неденежные решения органов управления прямо или косвенно направлены на выполнение задач, связанных с денежными средствами.
4. Деньги, как известно, любят счёт. Сосчитать деньги можно только при условии документального подтверждения целевых доходов и расходов, а также работающей системы делопроизводства в юридическом лице.
Вывод: Делопроизводство призвано обеспечить и подтвердить в СНТ (ТСН) законность поступления и расходования денежных средств.

Итак, вы узнали в вопросах и своих ответах любимое СНТ и задались вопросом: "Ну и что из этого следует? Картошке расти - документы не мешают?" - Почти верный ответ пока из-за отсутствия делопроизводства (как одного из основополагающих элементов функционирования юридического лица) вы вместе с сотоварищами не начинаете расплачиваться за нерадивое исполнение обязанностей правлением из своего кармана. Можно расписать последствия отсутствия в СНТ (ТСН) налаженной системы делопроизводства, включив в описание много пунктов. И все они только ещё раз подтвердят настоятельную необходимость организации нормальной работы в любом садоводческом объединении системы документооборота. Ограничимся двумя ёмкими и точными выводами:

Последствия неудовлетворительной работы с документами в СНТ (ТСН):

Все действия органов управления в СНТ (ТСН) основаны на принятии управленческих решений, к-е фиксируются официальными документами (протоколами, приказами, распоряжениями, служебными записками, бухгалтерскими и др. документами) юридического лица.

1. Если любое управленческое решение не подтверждено официальным документом юрлица, то такое решение ничтожно и не может быть исполнено ни органами управления, ни членами СНТ (ТСН), ни третьими юридическими или физическими лицами, вступившими в гражданско-правовые (договорные) отношения с таким СНТ (ТСН).

2. В отсутствие системы делопроизводства и работы с документами в СНТ (ТСН) все доходы (взносы и платежи, др. поступления денежных средств), а также расходы объединения на текущую деятельность являются незаконными.

Конечно, на первую часть извечного вопроса: "Кто виноват, и что делать?" - ответ дать легко. Виновато правление и его председатель. А подтверждается это вот здесь нормами закона:

Статья 22. Правление садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения, ФЗ-66 от 15.04.98 г.

3. К компетенции правления садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения относятся:

12) обеспечение делопроизводства такого объединения и содержание его архива ;

Статья 23. Полномочия председателя правления садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения

1. Правление садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения возглавляет председатель правления , избранный из числа членов правления на срок два года.
Полномочия председателя правления определяются настоящим Федеральным законом и уставом такого объединения.

Законом определены ответственность членов правления и председателя за невыполнение своих обязанностей. Эта ответственность регламентирована нормами ст. 24 "Ответственность председателя правления садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения и членов его правления ", ФЗ-66 от 15.04.98 г.

В связи с тем, что фактически все СНТ сегодня не имеют организационно-правовой формы и действуют с нарушением части 2 ст. 48 "Понятие юридического лица " ГК, то такие юридические лица обязаны руководствоваться до приведения своих учредительных документов (устава) в соответствие нормам Главы 4 ГК положениями, содержащимися в ГК. Т.е., ответственность для председателя и членов правления наступает в случае нарушения ими своих обязанностей согласно требованиям ст. 53.1. " ".

С 01.09.2014 г. согласно ФЗ-99 от 05.05.2014 г. все юридические лица должны действовать только в тех организационно-правовых формах, к-е определены Главой 4 ГК РФ - ст. 50 "Коммерческие и некоммерческие организации ". Т.к. ОПФ "СНТ" в статье 50 нет, то бывшее СНТ обязано выбрать новую организационно-правовую форму для своего объединения. С этой целью в СНТ должна быть проведена реорганизация либо бывшее СНТ обязано ликвидироваться.

Давайте попытаемся ответить на вторую часть извечного вопроса и выработать меры по исправлению плачевной ситуации с организацией, ведением делопроизводства в СНТ и неизбежными последствиями.

Как правило, отсутствие системы делопроизводства в СНТ (ТСН) имеет две главных причины:

1. Председателем правления (в ТСН избирается председатель ТСН, а не председатель правления) избран нормальный, адекватный, честный человек, к-й никогда по роду своей бывшей или настоящей основной профессии не был связан с организацией системы делопроизводства. Частичное соприкасание с системой ничего не даёт, т.к. не отвечает на вопрос: "А как работает система делопроизводства?" В результате такого положения правление не может организовать делопроизводство так, как этого требуют нормативные правовые акты и ГОСТы в РФ. Попытки что-то делать всё равно ведут к последствиям, о к-х мы сказали выше. Исправить ситуацию легко: найти знающего человека или пригласить такого человека для наведения порядка с документами. Потом поддерживать систему в рабочем состоянии.

2. В председатели правления и в правление пробрались негодяи, думающие о том, как больше урвать денег для своего кармана. При этом, интереса у таких правителей, содержать рабочую систему делопроизводства, нет. Скажем больше, налаженное делопроизводство будет только мешать воровать деньги у людей. Победить негодяев достаточно трудно, но возможно, объединив усилия инициативной группы на смену власти и избранию других людей в правление.

Архиважно : Никогда не пытайтесь победить негодяев, засевших в правлении, путём отправки жалобливых писем в инстанции. Никто не поможет, т.к. вы ничего не сможете доказать без документов.
Есть всего один вариант, который поможет навести порядок и устранить негодяев во власти. Это путь их переизбрания легитимным общим собранием, в т.ч. через обращение в суд.

В реальности в любом СНТ (ТСН) мы видим обе смешанные и переплетённые друг с другом причины, а на выходе ничтожные управленческие решения и назревание, рано или поздно, "революционной ситуации" в объединении. Цель любой революции в СНТ - не просто сменить органы управления , т.к. это видимая часть айсберга, в переломить ситуацию в корне. А это будет возможно тогда, когда у органов управления, включая высший орган - общее собрание членов, "все ходы будут записаны" и документированы. Но здесь есть один подводный камень. Смена власти не даёт гарантий восстановления системы управления и, как следствие, системы делопроизводства с записью всех ходов. Ещё в конце XVIII столетия Иманнуил Кант сказал в одном из своих трактатов: "Посредством революции можно, пожалуй, добиться устранения личного деспотизма и угнетения со стороны корыстолюбцев или властолюбцев, но никогда нельзя посредством революции осуществить истинную реформу образа мыслей; новые предрассудки, так же как и старые, будут служить помочами для бездумной толпы".

Для налаживания нормальной рабочей системы управления в СНТ, включающей в себя основу системы - делопроизводство, нужны знания о том, как это сделать, или знающий человек. А где их взять? Давайте попробуем выстроить образец системы от начала и до конца, в среднем по размеру СНТ (ТСН) типа СНТСН "Пищевик" . Переходим к второй части, как создать и поддерживать систему делопроизводства применительно к СНТ (ТСН).

2. Система делопроизводства в СНТ (ТСН)

В абсолютном большинстве случаев правления или председатели СНТ (ТСН) уделяют системе делопроизводства какое-то, пусть и минимальное, но внимание. В меньшинстве случаев никакой системы работы с документами нет и в помине. Наверно можно пересчитать по пальцам те садоводческие объединения, где делопроизводству уделяется максимум внимания. Надо сказать, что СНТ "Пищевик" относится к подавляющему большинству. Что-то делается, есть попытки регистрировать документы, раскладывать их по делам, но отсутствует налаженная стройная и понятная система, позволяющая свободно работать и находить нужные документы в определённый момент времени. Надо сказать, что до 2008 г. какая-либо система вообще отсутствовала. А то, что писал, сочиняя на ходу, кассир в сторожке правления, с трудом можно назвать документами. Фактически никаких документов до 2008 года в СНТ нет.

Итак, что мы имеем в среднем объединении? В любом СНТ (ТСН) есть набор документов, к-е нужно разложить по полочкам, рассортировать и превратить в понятную систему доступа, пользования, поиска нужной информации. Попутно мы должны решить все вопросы по регистрации, исполнению и определению дальнейшего места для хранения для всех поступающих или создаваемых в организации новых документов. Работа по достижению этих целей начинается с разработки и утверждения номенклатуры дел, книг и журналов СНТ (ТСН).

Номенклатура дел, книг, журналов СНТ (ТСН):

Определимся с термином и с тем, что он означает:

Номенклатура дел, книг, журналов - это систематизированный перечень дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке.

Так, как в СНТ (ТСН) есть председатель, к-й отвечает за делопроизводство, а часто он в одном лице отвечает и за бухгалтерский учёт , то ему и карты в руки. Т.е. председатель должен тупо назначить секретаря, к-го затем необходимо утвердить решением правления, и поручить ему: разработать номенклатуру дел, книг и журналов (далее - номенклатура). Решение правления принимается на первом после избрания заседании, где происходит раздача портфелей или направлений работы для членов правления.

Секретарём может быть наёмный сотрудник, работающий по трудовому договору. В этом случае необходимо оформить все необходимые документы: принять заявление о приёме на работу, рассмотреть и принять решение на заседании правлении (для ТСН решение правления не нужно, т.к. председатель является единоличным исполнительным органом ТСН), затем председатель правления СНТ подписывает с секретарём трудовой договор, издаёт приказ о приёме на работу, секретарь подписывает должностную инструкцию. Кроме этих документов в СНТ (ТСН) должно быть утверждённое общим собранием членов объединения и введённое в действие приказом штатное расписание.

Как это сделать? Возвращаемся к номенклатуре. А легко. Секретарь правления проводит мозговой штурм, мысленно раскладывая все документы по разделам или темам. Эти разделы будут после составления номенклатуры превращены в дела, к-е в свою очередь сформируются из документов однородной тематики. Попробуем определить эти разделы для среднего СНТ. Почему для среднего? Да потому что в маленьком СНТ документов совсем мало, а в большом разделов и, соответственно, дел будет намного больше. В любом СНТ будет два главных направления (не раздела) для формирования дел. Это документы бухгалтерского учёта и все остальные.

Вся документация бухгалтерского учёта формируется лично бухгалтером. Он же и отвечает за бухгалтерский учёт согласно нормам ФЗ-402 от 06.12.2011 г. "О бухгалтерском учёте". Согласно Статье 6 данного закона "Экономический субъект обязан вести бухгалтерский учёт в соответствии с настоящим Федеральным законом, если иное не установлено настоящим Федеральным законом" . Спешим охладить вас тем, что в этой же статье для всех без исключений садоводческих объединений, любых организационно-правовых форм и товариществ собственников недвижимости "иное не установлено". Во многих случаях в СНТ (ТСН) обязанность по ведению бухгалтерского учёта возложена на председателя правления согласно им же изданному приказу с правом единоличной подписи всех документов бухгалтерского учёта. Не возбраняется. Даже, если в СНТ есть наёмный сотрудник с бухгалтерским образованием, полную ответственность за учёт несёт председатель.

Теперь разберёмся с конкретными разделами номенклатуры и наименованиями дел, исходя из вышесказанного, и помня об одном перефразированном правиле, к-е довелось услышать от старшего прапорщика пограничных войск, к-й отработал в секретной части одного из пограничных отрядов 30 календарных лет.

Правило делопроизводства: Регистрация, контроль за исполнением, хранение документов и формирование дел осуществляется так, как это удобно для конкретного юридического лица и для лиц ответственных за делопроизводство с опорой на нормативные акты.

Примерные разделы и наименования дел номенклатуры для ТСН (СНТ):

Учредительные и организационные документы

1-1 Номенклатура дел книг и журналов ТСН "Пищевик"

Номенклатура всегда идёт под первым номером. В условиях ТСН (СНТ) удобно утверждать номенклатуру один раз в два года. Т.е. номенклатура разрабатывается и служит в течение срока работы правления и председателя. После истечения сроков полномочий старых исполнительных органов управления в конце года новое правление уточняет номенклатуру, внося свои коррективы в имеющийся документ. Затем номенклатура утверждается председателем ТСН на очередные два года в последних числах декабря на очередной период действия документа. При утверждении новой, старая номенклатура прекращает своё действие и подшивается в дело с индексом 1-1. Все дела и сведения переносятся из старой в новую номенклатуру. Индексы и разделы новой номенклатуры сохраняются прежними и могут только дополняться новыми делами. В деле номенклатура должна храниться постоянно, т.к. в этом документе не только собрана вся информация о заведённых в ТСН делах, но и сведения об уничтожении старых дел.

Индекс дела , присвоенный один раз, не изменяется с течением времени. При вводе в действие новых номенклатур индексы дел также не меняются. Т.е., если у номенклатуры был индекс 1-1, то он и через 10 лет должен быть 1-1. Индекс означает "1" - раздел номенклатуры, вторая цифра "1" означает порядковый номер дела в первом разделе номенклатуры. При переносе данных в специальной графе номенклатуры ставится отметка о наличие количества дел. В рассматриваемом случае имеется в виду количество томов (папок) с подшитыми старыми номенклатурами.

Кадры

3-1 Штатное расписание, должностные инструкции, трудовые договоры, заявления работников

В этом деле хранятся документы так или иначе связанные с трудовым законодательством. Самым важным является штатное расписание, т.к. его отсутствие не даёт ни единого шанса выплачивать зарплату кому бы то ни было в ТСН (СНТ). Штатное расписание утверждается общим собранием (вернее утверждаются штатные единицы и оклады) и вводится в действие приказом председателя ТСН (СНТ). Для небольшого штата ТСН (СНТ) штатное расписание можно не составлять. В этом случае элементы, к-е закладываются в штатное расписание для каждого работника, указываются в трудовом договоре.

Ресурсоснабжающие организации

4-1 Договор энергоснабжения ТСН с "Янтарьэнергосбытом"
4-2 Документы о технологическом присоединении ТСН к сетям "Янтарьэнерго", проектная документация на ОЭСХ
4-3 Переписка с ресурсоснабжающими организациями

Дела с индексом 4-1 и 4-2 могут включать в себя и другие документы с другими ресурсоснабжающими организациями, например, с "Водоканалом", организацией снабжающей газом и др. Если не включают, тогда заводятся новые дела в этом разделе или название уже представленных дел дополняется по фактическому содержанию.

Последнее дело содержит всю переписку с ресурсоснабжающими организациями, входящие и исходящие документы. Уточнение к договорам, изменение условий, новые документы о технологическом присоединении включаются в первые два дела.

Бухгалтерия

Следует обратить внимание на п. 2 приказа. Если председатель его исключает или дописывает в него бухгалтера, то ответственность за ведение бухгалтерского учёта будет возлагаться без п. 2 всё равно на председателя, а во втором случае на председателя и на бухгалтера. При этом на платёжных поручениях, др. финансовых документах должны будут стоять две подписи: председателя и бухгалтера.

Обратите внимание на код ОКПО в правом верхнем углу бланка. Этот код каждой организации присваивается управлением статистики в вашем регионе. Код персональный, другого подобного в РФ нет.

Трудовой договор не претендует на истину в последней инстанции. Вы можете разработать для своих условий более приемлемый договор. Но его основа должна остаться той, к-я есть в образце.

До тех пор, пока старый председатель не уволен, новый не может быть назначен на занятую штатную единицу. Следовательно, последовательность документального оформления председателя должна быть следующей:
- общее собрание выбирает правление и председателя,
- правление на своём первом заседании принимает своим решением председателя на работу,
- новый председатель издаёт приказ о вступлении в должность,
- новый председатель увольняет приказом по кадрам старого председателя и этим же числом издаёт приказ о приёме себя на должность председателя.

Для ТСН из цепочки удаляется решение правления о приёме на работу председателя, т.к. в ТСН председатель является единоличным исполнительным органом. Издание приказов является его прерогативой, решение правления о приёме на работу наёмного персонала не лежит в плоскости обязанностей правления ТСН.

Данный вид договора обязателен для бухгалтера и кассира, если последний существует в штате СНТ.

Оформление электрика требует к себе особого внимание и трепета. Дело в том, что работа электрика всегда связана с риском для жизни. Желаете устроить себе неприятности - ничего не делайте и не оформляйте. Если с электриком что-либо случится, то СНТ в лице председателя получит сполна со всей пролетарской ненавистью к бездельникам и разгильдяям. Естественно, что получение неприятностей обязательно включает в себя пунктики о материальной ответственности в виде административных штрафов.

Особенность штатного расписания СНТ (ТСН) заключаются в том, что оно не является обязательным документом. Особенно это касается маленьких объединений. Если штатное расписание не составляется, то все графы расписания, касающиеся наименования должности, оклада, надбавок и пр. условий обязательно должны быть прописаны в трудовых договорах наёмных сотрудников СНТ (ТСН). И всё же, поменяв или добавив несколько реквизитов, вы уже можете использовать представленный образец документа в любом СНТ.

Следует также помнить, что утверждает штатные единицы и оклады работникам общее собрание. А на основании решения собрания председатель вводит составленное по правилам штатное расписание в действие своим приказом. Основание для такого приказа: "решение общего собрания...., протокол № .... от 00.00.0000 г." Эта запись обязательно фигурирует в приказе. Само штатное расписание является приложением к приказу.

Согласно нормам ТК СНТ (ТСН) не имеет права платить зарплату меньше МРОТ, установленной в регионе. С целью уменьшить зарплату в связи с небольшим кругом обязанностей и временными затратами работника, в штатном расписании предусмотрена возможность ввода неполной штатной единицы - 0,5 штатной единицы. Соответственно, зарплата будет начисляться, как 0,5 от уровня МРОТ. Данное обстоятельство отражается в трудовом договоре.

15297

Устав садоводческого или дачного товарищества

Существенным условием для создания является наличие участников , отвечающих всем требованиям действующего законодательства и расположение всех земельных в пределах одной территории. Основанием для создания сообщества является общее решение граждан об учреждении . В некоторых случаях такое решение может возникнуть в процессе другого объединения.

Этот документ является основой деятельности любого предприятия, оформляется в письменном виде и чаще всего за основу берется стандартный бланк, в который вносятся правки, в зависимости от задач и целей, стоящих перед будущим объединением.

Устав объединения принимается и утверждается путем проведения общего голосования дачников и садоводов. Согласно положениям от 15.04.1998 в уставе прописываются все необходимые положения, такие как:

название, месторасположение и правовая форма организации;
предмет, цели и задача работы сообщества;
полномочия и обязательства сообщества, а также его участников;
правила и условия принятия граждан в члены сообщества ;
порядок внесения членских и других ;
условия и правила организации обязательных работ;
полномочия и компетенция органов , правила их выбора;
порядок выплаты зарплаты сотрудникам объединения;
порядок и голосования;
правила ведения делопроизводства и документооборота сообщества;
условия ликвидации или реорганизации сообщества.

Кроме обозначенных пунктов, в уставе следует прописать ответственность членов объединения по долгам организации . Важно, чтобы уставные положения по своему содержанию не противоречили действующему законодательству.

Регламенты садоводческого или дачного товарищества

Для полноценной работы организованного сообщества, помимо устава и решения, необходимо произвести утверждение на общем собрании членов сообщества внутренних регламентов . К обязательным относятся:

порядок ведения общего собрания участников сообщества;
направления деятельности правления товарищества;
правила работы ;
условия деятельности комиссии, выполняющей надзор за соблюдением действующего законодательства;
порядок создания и дальнейшего функционирования представительств товарищества;
правила учреждения фонда взаимного кредитования;
условия функционирования прокатного фонда;
внутренний распорядок функционирования сообщества.

Регламенты должны быть прописаны понятным деловым языком, подтверждены подписями председателей и уполномоченных лиц. Что касается изменений в данных положениях, то поправки могут быть внесены только путем созыва общего собрания участников товарищества.

Регулирующие документы товарищества

Перечень документов садоводческого товарищества , являющихся обязательными можно дополнить такими бумагами, как:

правила внутреннего распорядка;
должностные инструкции сотрудников садового и дачного товарищества ;
порядок выхода участников из состава объединения;
акт передачи дел в случае смены председателя сообщества.

Каждый из указанных нормативных документов садоводческих товариществ , представляет собой инструкции и рекомендации по работе с членами сообщества и организации деятельности самого объединения.

В правилах внутреннего распорядка указывается период работы и отдыха сотрудников, проведение различных мероприятий, включая обязательные работы и собрания, подведение итогов и контрольно-ревизионные процедуры.

Должностные инструкции представляют собой положения, согласно которым сотрудник сообщества исполняет свои трудовые обязанности.

Порядок выхода участников из состава товарищества также регламентируется соответствующим документом.

В том случае, если в объединении меняется председатель, в обязательном порядке составляется акт приема-передачи документации товарищества.

Дополнительные документы

Помимо основных документов садоводческого некоммерческого товарищества , которые должны постоянно храниться у председателя, в сообществе могут иметься и дополнительные бумаги, связанные непосредственно с работой товарищества, то есть в список могут быть включены различные договоры, соглашения, ревизионные акты, выписки, справки и так далее.
Эти сопутствующие бумаги также участвуют в документообороте и хранятся у председателя товарищества.

Заключение

В завершение статьи можно сделать ряд выводов:

Для каждого дачного или садоводческого объединения должен быть оформлен устав . Данный документ является основой для работы и функционирования предприятия.
В уставе обязательно прописываются все существенные положения, касающиеся деятельности созданного товарищества.
Помимо устава, принимаются регламенты , которые устанавливают порядок проведения той или иной процедуры, например, ревизии, организации работы фонда взаимопомощи или фонда проката.
Положения регламента могут быть изменены только путем созыва общего собрания граждан и принятия соответствующего решения.
Также для работы товарищества могут потребоваться внутренние документы , такие как порядок выхода участников из состава объединения, правила внутреннего распорядка и другие.
Документооборот товарищества может быть представлен и дополнительными бумагами в виде договоренностей, соглашений, различных справок и выписок.
Все документы должны быть оформлены надлежащим образом, подписаны официальным лицом и заверены печатью общества. Документация хранится у председателя товарищества.

Вы всегда знаете, в каком месте лежит ваш паспорт, СНИЛС и ОМС?
Вы храните свои документы на садовый земельный участок: свидетельство о регистрации права собственности, межевой план, свидетельство о регистрации права собственности на дом (если он есть), технический паспорт, технический план на дом в одном месте?
Вы держите все свои инструкции к различным устройствам, бытовой технике, в одном месте?
Вы храните документы на автомобиль, исключая права, техпаспорт и полис ОСАГО, в одном месте?
Вы стараетесь все договоры по жилищным и коммунальным услугам складывать в одну папку вместе с квитанциями о произведённых платежах?

Сформулируем основные вопросы этой страницы:

Давайте приступим к разбору темы, господа-товарищи садоводы и приближённые к ним лица!

Организация и ведение делопроизводства в садоводческом объединении,
товариществе собственников недвижимости

1. Признаки неудовлетворительного делопроизводства
и его последствия для СНТ (ТСН) и его членов

Принципы организации системы делопроизводства в СНТ (ТСН):

Документы должны оформляться в соответствии с принятыми стандартами.

Создание документов, их регистрация, движение, контроль за исполнением должны быть подчинены единым правилам: простым, понятным каждому члену правления, с минимальной структурой всей системы делопроизводства и специально назначенным ответственным за данное направление работы лицом (секретарём правления или наёмным работником).

Поиск исполненных документов, работа с ними, формирование дел с документами должны производится согласно утверждённой номенклатуре дел, книг, журналов в организации.

Хранение документов, сформированных и формируемых дел должно обеспечивать их сохранность в течение установленных сроков хранения, в том числе с постоянным сроком хранения.

Тестовые вопросы о наличии или отсутствии системы делопроизводства в СНТ (ТСН):

При сдаче в кассу СНТ взносов и платежей получаете ли вы от кассира на руки исполненный в специальной бухгалтерской программе 1С (аналогичной другой программе), заполненный вручную корешок приходного кассового ордера с подробным описанием: номер ордера, дата, от кого приняты деньги, основание сдачи денег, сумма, заверенные печатью и подписью кассира или бухгалтера?
Выполняя просьбу о предоставлении вам для ознакомления протокола, устава, других документов, делает ли секретарь (др. ответственное лицо) отметку на специальном бланке в деле о том, что вам было предоставлено дело для ознакомления. Расписываетесь ли вы за ознакомление, ставите ли дату?
Может ли правление в считанные минуты показать (представить) вам для ознакомления любой документ , а не отвечает на вашу просьбу: "Сегодня некогда, зайдите завтра или через неделю?"
Предоставляя для ознакомления протокол общего собрания , обнаруживаете ли вы, что он не прошит (не находится в деле), не скреплён печатью, приложения к протоколу отсутствуют, список присутствующих на собрании членов СНТ отсутствует или находится в другом месте?
Может ли правление предоставить протоколы общего собрания, заседаний правления за требуемый вами период времени прямо здесь и сейчас?
Может ли правление , бухгалтер показать локальную смету по любой работе, любой статье расходов и подтвердить эти расходы первичными бухгалтерскими документами (договором, актом выполненных работ, расходными кассовыми ордерами, квитанциями, чеками магазина и пр.? Соответствуют ли эти расходы (работы) утверждённой приходно-расходной смете СНТ (смете доходов и расходов ТСН)?
Хранятся ли учредительные документы организации (устав), свидетельство о регистрации прав, о постановке на учёт в ФНС и т.п. в отдельном деле (папке), прошитые и скреплённые печатью объединения или документы находятся в разных местах?
При письменном обращении в правлении с заявлением регистрируется ли секретарём (правлением) ваш документ с присвоением ему исходящего номера и даты поступления? Исполняются ли сроки и предоставление письменного ответа на ваше заявление в течение 30 суток согласно нормам ст. 12 ФЗ-59 от 02.05.2006 г. "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"?

Применяется ли в вашем СНТ (ТСН) для создания документов организационная техника (компьютер, многофункциональное устройство), есть ли разработанный фирменный бланк организации?
Есть ли в вашем СНТ (ТСН) постоянный профессиональный бухгалтер или привлекаемый временно для оказания услуг ведения бухгалтерского учёта? Соответственно, кто и как ведёт бухгалтерский учёт?
Есть ли в вашем объединении наёмные работники? И если есть, то существует ли штатное расписание, заключённые с такими работниками трудовые договоры, договоры о материальной ответственности (при необходимости согласно должности), должностные инструкции, приказы о приёме на работу, увольнению, заявления работников (о приёме, увольнении, отпусках и пр.)

1. Деятельность садоводческого объединения (товарищества собственников недвижимости), как и любого другого юридического лица, всегда основывается исключительно на денежных средствах, потому что без них ни один вопрос не может быть разрешён.
2. Все решения, принимаемые органами управления юридического лица (общее собрание, правление, председатель, ревизионная комиссия), так или иначе связаны с денежными средствами.
3. Все неденежные решения органов управления прямо или косвенно направлены на выполнение задач, связанных с денежными средствами.
4. Деньги, как известно, любят счёт. Сосчитать деньги можно только при условии документального подтверждения целевых доходов и расходов, а также работающей системы делопроизводства в юридическом лице.
Вывод: Делопроизводство призвано обеспечить и подтвердить в СНТ (ТСН) законность поступления и расходования денежных средств.

Последствия неудовлетворительной работы с документами в СНТ (ТСН):

Статья 22. Правление садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения, ФЗ-66 от 15.04.98 г.

12) обеспечение делопроизводства такого объединения и содержание его архива ;

Как правило, отсутствие системы делопроизводства в СНТ (ТСН) имеет две главных причины:

Архиважно : Никогда не пытайтесь победить негодяев, засевших в правлении, путём отправки жалобливых писем в инстанции. Никто не поможет, т.к. вы ничего не сможете доказать без документов.
Есть всего один вариант, который поможет навести порядок и устранить негодяев во власти. Это путь их переизбрания легитимным общим собранием, в т.ч. через обращение в суд.

2. Система делопроизводства в СНТ (ТСН)

Номенклатура дел, книг, журналов СНТ (ТСН):

Определимся с термином и с тем, что он означает:

Примерные разделы и наименования дел номенклатуры для ТСН (СНТ):

Учредительные и организационные документы
- 1-1 Номенклатура дел книг и журналов ТСН "Пищевик"

Кадры
- 3-1 Штатное расписание, должностные инструкции, трудовые договоры, заявления работников

Ресурсоснабжающие организации
- 4-1 Договор энергоснабжения ТСН с "................энергосбытом"
- 4-2 Документы о технологическом присоединении ТСН к сетям "...............энерго", проектная документация на ОЭСХ
- 4-3 Переписка с ресурсоснабжающими организациями

Бухгалтерия

Все формы документов по трудовой деятельности утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты ". Согласно нормам постановления разработаны нижеследующие документы.

Данный вид договора обязателен для бухгалтера и кассира, если последний существует в штате СНТ.

Обновлен 16 фев 2017 . Создан 27 ноя 2016

Многие садоводы в своем конкретном СНТ сути демократии не понимают, как и правового порядка решения вопросов товарищества, условий существования садоводческих товариществ. Нередко они пытаются свои проблемы решать криком и оскорблениями, а также жалобами во все инстанции на неугодное правление и председателя. Вера в доброго и для всех угодного царя жива и сегодня, но если правление угодно всем, то оно попросту не работает совсем.

Главной и ключевой фигурой в любом садоводческом некоммерческом товариществе всегда был председатель правления. От его таланта наладить работу правления и общественной организации в целом во многом зависит благополучие садоводов, ведь только нормальный председатель способен остановить воровство и беззаконие в товариществе.

Председателем садоводческого некоммерческого товарищества не рождаются, да и законы в СНТ несколько отличаются от производственной или эксплуатационной организации, где они, возможно, когда-то работали. По многим причинам председатели СНТ не имеют времени посещать юристов или искать и разбираться в законах в поисковой сети, хотя вопросов у них на форумах много, в частности, о должностных правах и обязанностях председателя.

Выборы и перевыборы председателя СНТ

Должностные обязанности и права председателя СНТ определяет должностная инструкция, согласно которой на эту должность его нанимают или освобождают по решению правления и в соответствии с действующим законодательством. Выбирает председателя общее собрание (или собрание уполномоченных) сроком на два года. Председатель может иметь секретаря и заместителя, которые занимают эту должность до следующих выборов и в отсутствии председателя по его распоряжению выполняют обязанности управляющего. Секретарь правления ведет картотеку членов СНТ и собственников, которые проживают на территории товарищества, не являясь его членами – домашний адрес, телефон, данные о документах на землю, состав семьи.

Члены правления освобождают председателя от занимаемой должности только в определенных случаях:

По письменному заявлению председателя о добровольном сложении своих обязанностей.
За регулярный отказ проводить заседания правления, если его члены настаивали на этом письменно.
Если председатель не является на работу без уважительной причины более 10 дней, причем этот факт подтвержден актами о его отсутствии в приемные часы и на заседаниях правления, административно-распорядительная деятельность председателя по работникам СНТ в этот период также не проводилась.
Могут уволить председателя и за деятельность, которая нанесла финансовый ущерб организации из-за злоупотребления полномочиями в корыстных целях (этот факт должна подтвердить ревизионная комиссия).
Если председатель отказывается проводить отчетное собрание в обозначенные законом сроки, а также не систематически выполняет решения общих собраний, при условии, что они вполне законны. То же касается и решений правления.
Могут уволить при отказе в предоставлении ревизионной комиссии для проверок всей необходимой документации товарищества.

Дополняют или сокращают этот перечень только на общих собраниях. Председатель обязан подчиняться правлению СНТ, руководствуясь в своей работе уставом и законодательством РФ (в частности ст. 66 «О садоводческих, огородных и дачных некоммерческих организациях граждан»), а также решениями общего собрания и правления. Учитывает председатель в своей работе и нормативные акты местных властей, если они связаны с деятельностью товарищества, а также решения судов, если они вступи ли в законную силу.

Основные должностные обязанности председателя

Главная обязанность председателя СНТ – осуществление хозяйственной деятельности в соответствии и в пределах, предусмотренных уставом товарищества и федерального закона от 15.04.1998. №66-Ф3 (с дополнениями). Председатель должен знать:

Положения законодательства РФ, которые регулируют хозяйственно-правовую деятельность СНТ.
Правила внутреннего трудового распорядка организации.
Правила и нормы охраны труда, правила пожарной безопасности, гражданской обороны и правила техники безопасности.
Техническую и проектную документацию товарищества, договорные документы по вопросам поставки коммунальных услуг.

Председатель сам соблюдает и контролирует соблюдение всем персоналом (бухгалтером, кассиром, электриком, охранником) правил внутреннего распорядка и должностных обязанностей, а также санитарных норм и правил охраны труда.

Председатель обязан выполнять сам и обеспечивать исполнение всеми сотрудниками распоряжений правления СНТ. Как только правление или общее собрание выбирают председателя (с оформлением соответствующего постановления), председатель может приступать к своим должностным обязанностям. Его полномочия определяются уставом и Федеральным законом. При несогласии с решением правления председатель вправе обжаловать его на общем собрании (собрании уполномоченных). Действует управляющий без доверенности, от имени садоводческого товарищества.

Должностная инструкция для председателя

Что входит в обязанности председателя СНТ?

Председательствовать на заседаниях правления с правом первой подписи на финансовых документах и протоколах.
Заключать договоры, открывать счета в банках, выдавать доверенности.
Постоянно контролировать надлежащее исполнение всеми сотрудниками своих обязанностей.
Осуществлять контроль исправной работы и безопасности всего инженерного оборудования СНТ.
Еженедельно проводить осмотр общего имущества организации с целью выявления его технического состояния, эффективной работы и степени износа.
Поддерживать контакты с представителями энергоснабжения и организаций-подрядчиков по вопросу исполнения СНТ договорных обязательств. Организовать доступ специалистов к инженерному оборудованию.
Контролировать выполнение энергоснабжающими организациями и подрядчиками обязательств по договорам с товариществом, оперативно информировать правление о фактах нарушения договорных обязательств.
Своевременно заключать соглашения об услугах со сторонними организациями, оплачивая их услуги по указанным тарифам.
В должностные обязанности председателя СНТ входит также представительство интересов товарищества в районной администрации, санитарном надзоре, госпожнадзоре, технологическом надзоре по мере своей компетенции.
Принимать меры для устранения аварийных ситуаций (отключение электрооборудования, аварии и т.п.), составлять акты по факту внештатных ситуаций по заявлению собственников.
Ежемесячно снимать и фиксировать показания приборов учета электроэнергии (при необходимости – с привлечением работников соответствующих служб), показания приборов передавать в бухгалтерию СНТ и в энергоснабжающие организации.
Проводить работу со злостными неплательщиками по ликвидации задолженности за техобслуживание и другие предоставляемые услуги.
Своевременно информировать собственников об ограничениях (или отключениях) предоставляемых услуг с помощью объявлений, размещаемых на информационных стендах, контролировать информацию и на сайте СНТ.
Проводить контроль заявлений , их учет и своевременное исполнение сотрудниками СНТ.
Следить за санитарным состоянием и чистотой территории, в том числе и контейнерной площадки.
Не реже одного раза в квартал информировать правление товарищества о планах и результатах их выполнения.
Обеспечивать наличие, сохранность и пополнение рабочей и технической документации СНТ – планы, схемы, чертежи.
Осуществлять контроль ведения отчетности – бухгалтерской, статистической, технической.
Контролировать деятельность главного бухгалтера некоммерческой организации.
Осуществлять проверку правильности начисления платежей собственникам СНТ.
Вместе с членами правления регулярно контролировать состояние инженерного оборудования, внешнего благоустройства коттеджей товарищества, своевременно принимать меры по устранению подмеченных недостатков.
Два раза в месяц принимать членов организации, как по личным, так и общим вопросам деятельности СНТ.
Делать закупки материальных и технических ресурсов, которые необходимы для уставной деятельности СНТ.
Хранить конфиденциальную информацию, которой председатель должен владеть в соответствии с занимаемой должностью (финансовое состояние организации, персональные данные членов товарищества).
При исполнении служебных обязанностей быть вежливым и корректным с сотрудниками и собственниками земельных участков.
Если трудовым договором и законодательством определены и другие обязанности – неукоснительно их соблюдать.

Обязанности управляющего по противопожарной безопасности

По закону «О садоводческих объединениях» между общими собраниями управляет СНТ правление во главе с председателем СНТ, в обязанности которого по пожарной безопасности входит выполнение требований противопожарного законодательства.

Общее собрание членов товарищества возлагает на правление и его председателя обязанности по выполнению конкретных мероприятий:

Назначить ответственного за выполнение Правил техники пожарной безопасности с направлением его на учебу со сдачей экзаменов и получения квалификации и удостоверения «Ответственный за противопожарную безопасность».

Иметь в товариществе и постоянно вести документацию о соблюдении правил пожарной безопасности в необходимом объеме:

решение правления по вопросу назначения ответственного лица за пожаробезопасность и утверждения Правил пожарной безопасности в СНТ;
решение правления по вопросу назначения ответственного за электрохозяйство;
решение правления по вопросу назначения лица, ответственного за средства для тушения пожара;
решение правления по вопросу утверждения списка дружинников;
инструкция по пожарной безопасности во время проведения газоэлектросварочных и других огневых работ;
инструкция о действиях штатных работников при пожаре и эвакуации;
журнал проведения инструктажа работников по пожарной безопасности.

Организация оповещения и информационного обеспечения

На въезде рядом с вывеской с названием товарищества должен быть щит со схемой СНТ. Копия схемы передается в пожарную часть. Для оповещения о пожаре в объединении должен быть радиоузел громкой связи, сирена которого дублируется механическими средствами – колоколом или рельсом.

На территории СНТ должен быть установлен информационный щит соответствующей тематики с оперативной информацией. Плакаты и таблички размещают и в местах общего пользования. В обязанности правления и председателя входит информирование и контроль обязательной установки членами товарищества у своих коттеджей бочки с водой или огнетушителя. Председатель должен осуществлять контроль своевременной очистки дорог для свободного проезда пожарной техники, а также отсутствия на территории свалок горючих отходов и емкостей с горючим. При устойчиво жаркой и ветреной погоде, а также при вверении особого противопожарного режима на СНТ председатель с правлением проводят разъяснительную работу о профилактике пожаров и действиях при возгорании, организовывают свободное патрулирование добровольными народными пожарными.

Действия при пожаре

При возгорании председатель или члены правления должны незамедлительно звонить в пожарную часть, а также объявить о пожаре всеми средствами оповещения (радио, колокол и т.п.). Надо организовать встречу и сопровождение пожарных машин в очагу пожара. Председатель должен принять меры по спасению людей и вывода их из пожарной зоны с помощью пожарной дружины. Необходимо также удалить из зоны посторонних.

До прибытия профессиональных пожарных начинать борьбу с огнем надо силами собственной пожарной дружины (в соответствии с Законом №100-ФЗ от 6.05.2011).

Права председателя товарищества

Кроме обязанностей, председатель СНТ имеет и права:

Представлять интересы СНТ госструктурах и в органах местного самоуправления.
Решать кадровые вопросы – принимать на работу сотрудников, увольнять не соответствующих должности. Согласно существующему законодательству принимать к работникам меры наказания и поощрения.
Давать сотрудникам указания, обязательные для исполнения.
Отстранять сотрудников от работы при грубом нарушении правил внутреннего распорядка, должностных обязанностей, санитарных норм, правил охраны труда и противопожарной безопасности.
Для выполнения своих должностных обязанностей использовать полученную от членов правления информацию.
Пользоваться оборудованием, материалами и инвентарем, предоставляемым товариществом.
Управляющий имеет право на компенсацию расходов, понесенных во время исполнения должностных обязанностей, согласованных с правлением предварительно.
Получать от собственников товарищества копии правоустанавливающих и подтверждающих их права документов на земельные участки.
Ходатайствовать перед общим собранием (или правлением) об исключении должников из членов организации.
Согласно уставу и законам РФ принимать и другие меры воздействия к собственникам участков, нарушающим устав, строительные нормы и другие положения законодательства.
Председатель имеет право на вежливое, уважительное и корректное отношение сотрудников и членов товарищества.
Если действующим законодательством и трудовым уставом установлены и другие права для председателя, то управляющий СНТ также имеет на них право.

За что несет ответственность?

Управляющий СНТ несет ответственность за:

организацию делопроизводства в СНТ,
учет и хранение документов.
правильность заключенных договоров,
надлежащее содержание, эксплуатацию и сохранность имущества,
своевременное и полное выполнение условий всех договоров, осуществление платежей (совместно с бухгалтерией).

В частности, председатель платит за общий расход электроэнергии по общему счетчику. Эта сумма гасится суммарными показаниями индивидуальных счетчиков, поэтому в должностные обязанности председателя СНТ входят и вопросы контроля электричества. При смене счетчика у собственника участка он обязан снять показания старого счетчика в день замены и показания нового в день установки, причем председатель должен быть уверен, что счетчик технически исправен, то есть прошел проверку в энергосбыте. Взимать с членов объединения плату по тарифам, превышающим размер, установленный комиссией по энергоресурсам (из-за потерь в проводах, холостого хода трансформатора, воровства), категорически запрещается. Подобная деятельность влечет за собой уголовную и административную ответственность.

Подачу электроэнергии прекращают в случаях:

плохого состояния электропроводки,
нарушения схем учета электроэнергии,
присоединения токоприемников мимо счетчика,
отсутствия допуска должностных лиц к проверке состояния приборов потребления электроэнергии,
несвоевременной оплате услуг.

Отключение производят после предупреждения и в случае, если нарушитель не устранил проблем в срок. За иные нарушения устава, например, неуплату членских взносов, правление и председатель не имеют право отключать электроэнергию в качестве меры воздействия на неплательщика.

Обязанности ревизионной комиссии

Ревизионная комиссия – орган СНТ, действующий постоянно, избираемый на общем собрании членов товарищества для финансово-хозяйственного контроля над деятельностью объединения, его правления и других должностных лиц.

Свою деятельность комиссия проводит в соответствии с уставом товарищества, а также соответствующими нормативно-правовыми документами.

Выбирают членов комиссии в составе трех человек на один-два года на общем собрании открытым или заочным голосованием из числа лиц с высшим (или базовым высшим) образованием – юридическим или экономическим и опытом работы в хозяйственно-правовой сфере. Правомочна и комиссия из двух человек. Если избирают одного, то он называется Ревизором. Любой член товарищества может быть избран в ревизионную комиссию. Собственник-профессионал, постоянно проживающий на территории СНТ, но не являющийся ее членом, утверждается отдельно.

В составе ревизионной комиссии не могут быть:

председатель правления;
члены правления и их родственники;
собственники-должники;
лица с судимостями и дисквалификацией;
кто-либо по доверенности от члена СНТ.

Если на общем собрании избираются и другие руководящие органы, то ревизионную комиссию назначают после них.

Функции ревизионной комиссии:

Проверка финансовых документов товарищества, инвентаризация, учредительная документация, протоколы собраний и приказы председателя и правления, сравнение результатов с данными бухучета.
Проверка законности договоров и других сделок от имени товарищества.
Проверка составленного баланса, годового отчета, распределения прибыли, отчетов для налоговой инспекции, статистики и госструктур.
Оценка обоснованности составления сметы расходов и доходов.
Проверка фактического наличия имущества и средств.
Проверка целевого использования денежных средств и имущества.
Проверка обоснованности операций с финансами, полноты и своевременности уплаты налогов.
Проверка обоснованности затрат на капитальные расходы и текущую деятельность
Проверка финансового состояния и контроля задолженности членов СНТ.
Проверка расчетов по оплате труда физлиц.

После проверки финансовой деятельности комиссия составляет заключение с оценкой правильности составления документации (отчетов, балансов, деклараций). Ревизию финансовой деятельности объединения проводят раз в год. Результаты заключения представляют общему собранию только после ознакомления с ними председателя и членов правления. Комиссия должна своевременно доводить до правления (в письменном виде) результаты всех проверок за семь дней до общего отчетного собрания. По жалобам членов – в 10-дневный срок.

При составлении отчета комиссия разрабатывает точные рекомендации по исправлению недостатков. Всю конфиденциальную финансовую информацию (персональные данные членов организации, ее финансовое состояние) комиссия разглашать не имеет права.При отсутствии внешнего аудита заключение делается по годовому отчету товарищества и утвержденному бюджету с начислениями зарплат. В полномочия ревизионной комиссии входит и предложения для общего собрания о премиях по результатам работы аудита для правления и ревизионной комиссии для улучшения мотивации в работе.

В обязанности председателя ревизионной комиссии входит прием членов СНТ один раз в месяц (определяется конкретная дата).

Обязанности председателя и правления в отношении ревизионной комиссии:

В период проверок правление оказывает всяческое содействие в работе ревизоров, представляя в их распоряжение кабинет, оргтехнику, канцелярские принадлежности.
Председатель включает кандидатуры собственников, подавших заявление в бюллетень для голосования, если в повестке собрания значится вопрос выбора ревизионной комиссии.
Председатель правления товарищества обязан представить ревизорам документы, которые указывались в решении от проведении аудита или дать письменное объяснение об их отсутствии.
По письменному требованию любого члена правление обязано ознакомить его с выводами комиссии и предоставить копии заключения.
При подготовке общего отчетного годового собрания членов объединения правление и председатель обязаны разослать всем своим членам заключения и отчеты ревизионной комиссии.

ПОЛОЖЕНИЕ

О ВЕДЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ХРАНЕНИЯ АРХИВА САДОВОДЧЕСКОГО НЕКОММЕРЧЕСКОГО ТОВАРИЩЕСТВА «ИЖОРЕЦ» МАССИВА «ЗАРЕЧНОЕ»

Общие положения

1.1 Настоящее Положение устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности садового некоммерческого товариществе «Ижорец» массива «Заречное» (далее – «Товарищество») документов. Требования являются обязательными для всех членов Товарищества, участвующих в документообороте.

1.2. В Положении используются следующие основные понятия:

“документирование” – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
“документ” – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, физическим или юридическим лицом, в том числе Товариществом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Товарищества; “документооборот” – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело (архив) и/или отправки;
“делопроизводство” – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
“архив” – совокупность документов Товарищества и входящих документов от физических и юридических лиц, в том числе государственных органов и органов местного самоуправления, укомплектованных и хранящихся в Товариществе с целью их использования в деятельности Товарищества;
“реквизит документа” – обязательный элемент оформления документа;
“подлинник документа” – первый или единственный экземпляр документа;
“копия документа” – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
“регистрация документа” – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
“номенклатура дел” – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Товариществе, с указанием сроков их хранения;
“дело” – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу.

1.3. Настоящее Положение составлено с использованием ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело – Термины и определения».

1.4. Требования Положения распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с применением информационных технологий.

1.5. Организация делопроизводства в Товариществе осуществляется традиционным способом на бумажных носителях с возможностью использования электронных носителей и системы электронного документооборота.

1.6. Порядок обращения с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную информацию ограниченного распространения или иную тайну, персональные данные), осуществляется в соответствии с законодательством РФ.

1.7. Настоящее Положение не распространяется на организацию работы с документами и другими носителями информации, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.8. К финансовой, бухгалтерской и к другой специальной документации Положение распространяется лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.9. Право изменять, дополнять, пересматривать, приостанавливать или отменять данное Положение принадлежит исключительно общему собранию членов Товарищества.

Правила организации делопроизводства.

2.1. Делопроизводство в садоводческом некоммерческом садоводческом товариществе «Ижорец» массива «Заречное» организуется на основе требований к делопроизводству в некоммерческой организации и ст. 21 ФЗ-2017 от 29.07.2017 г.

2.2. Ответственность за состояние делопроизводства, за соблюдение установленного Положением порядка работы с документами и за их сохранность возлагается на председателя Товарищества.

2.3. После избрания общим собранием Председателя, прежний Председатель Товарищества обязан в течение 7 дней передать по акту все дела по делопроизводству. В случае затягивания процесса передачи дел Товарищества более чем на 7 дней, ревизионная комиссия (вновь выбранная на общем собрании) вправе обжаловать действия виновного Председателя в суде.

2.4. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляется Правлением Товарищества.

Правление обязано:

обеспечивать тщательную подготовку документов, достоверность информации, содержащейся в них, а также правильное их оформление;
принимать меры к сокращению документооборота и случаев требования предоставления избыточной информации (отчетов);
обеспечивать сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащихся в них служебной информации.
обеспечивать ознакомление членов Товарищества по их заявлению и за плату, размер которой устанавливается решением общего собрания членов товарищества, заверенные в порядке, установленном Уставом Товарищества и ст. 21 ФЗ-2017 от 29.07.2017 г, копии:

1) устава товарищества, документа, подтверждающего факт внесения записи в единый государственный реестр юридических лиц;

2) бухгалтерской (финансовой) отчетности товарищества, приходно-расходных смет товарищества, отчетов об исполнении таких смет, аудиторских заключений (в случае проведения аудиторских проверок);

3) заключения ревизионной комиссии (ревизора) товарищества;

4) документов, подтверждающих права товарищества на имущество, отражаемое на его балансе;

5) протокола собрания об учреждении товарищества, протоколов общих собраний членов товарищества, заседаний правления товарищества и ревизионной комиссии товарищества;

6) финансово-экономического обоснования размера взносов;

7) иных внутренних документов товарищества.

Расходы по изготовлению копий возлагаются на лицо, подавшее заявление о предоставлении копий.

2.5. Подлинники документов выдаются членам Товарищества для ознакомления на месте. Из помещения правления (архива) выносить подлинники документов запрещается за исключением случаев определённых законодательством и только лицами ответственными за их хранение и сбережение.

2.6. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения Председателя Товарищества и на основании письменных запросов.

2.7. Использование сведений, содержащихся в документах Товарищества, для опубликования в печати, распространения в передачах радио и телевидения, электронных средствах массовой информации допускается с письменного разрешения Председателя Товарищества.

2.8. Непосредственное ведение делопроизводства в Товариществе осуществляется назначенным для этого членом Правления Товарищества или наемным работником, ответственным за делопроизводство и передачу дел на архивное хранение, назначенным распоряжением Председателя Товарищества.

2.9. При увольнении лица, ответственного за делопроизводство, передача документов и дел осуществляется по акту.

Создание документов в Товариществе

3.1 Документы в Товариществе оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

3.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее и 20 мм – нижнее.

3.3. Образец бланков, электронные шаблоны бланков Товарищества утверждаются Правлением Товарищества.

3.4. Реквизитами документов Товарищества являются:

наименование Товарищества;
должность лица – автора документа;
подпись должностного лица;
вид документа;
место составления документа;
адресат;
дата документа;
регистрационный номер документа;
текст документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (если имеются);
отметка о наличии приложений;
оттиск печати;
отметка о заверении копии.

3.5. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

3.6. В Товариществе выделяются три вида документов: внутренняя документация поступающая документация (входящая), отправляемая документация (исходящая).

3.7. К внутренней документации Товарищества отнесены следующие виды документов:

Протоколы с решениями органов управления Товарищества (протоколы Общих собраний членов Товарищества, протоколы Правления Товарищества);
Постановления Правления Товарищества (принимаются в соответствии с решениями Общих собраний членов Товарищества);
Предписания Правления Товарищества (принимаются в рамках компетенции Товарищества);
Реестр членов Товарищества;
журнал регистрации заседаний Правления Товарищества;
журнал регистрации Общих собраний членов Товарищества.

3.8. Конкретную форму документов, указанных в п.3.7. разрабатывает и утверждает Правление Товарищества.

3.9. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации входящих документов, индекс и дата ставятся в верхнем правом углу поступившего документа.

Вид регистрационного номера – Например: вх. 001/01-2018,

где 001 – порядковый регистрационный номер;

01 – номер дела, в котором этот документ будет подшит;

2018 – год поступления.

На рассмотрение документа, в том числе обращения (жалобы) члена Товарищества, отводится 14 дней.

3.10. Регистрация исходящих документов осуществляется в день в день подписания или утверждения Правлением, путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации исходящих документов.

3.11. Порядок оформления и отправления исходящей корреспонденции:

перед текстом письма обязательно указывается, на какой исходящий номер даётся ответ.
Исходящие документы подписываются Председателем правления. Финансовые документы подписываются Председателем правления и Главным бухгалтером.
Отправляемая корреспонденция печатается в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй остается в товариществе и подшивается в соответствующее дело.

3.12. Из образующихся в процессе деятельности Товарищества документов формируется документальный фонд Товарищества.

Формирование документального фонда Товарищества осуществляется Правлением Товарищества путем составления номенклатуры документов, обеспечения их сохранности, учета и включения в архив Товарищества.

3.13. Книги, журналы, дела и др. документы бухгалтерского и кадрового учёта вносятся в общую номенклатуру Товарищества. Бухгалтерский учёт ведётся бухгалтером (кассиром или председателем) Товарищества отдельно в соответствии с требованиями законодательства к бухгалтерскому учёту.

3.14. Документы кадрового учета ведутся отдельно и хранятся председателем правления в соответствии с Трудовым Кодексом и др. нормативными документами.

Ведение Архива

4.1. Архивные документы Товарищества хранятся в сейфе или закрытом шкафу в офисе Товарищества.

4.2. Уничтожение документов Товарищества производится в соответствии с правилами настоящего Положения.

4.3. Малозначительные документы Товарищества могут быть уничтожены по истечении 6 лет с момента их создания или получения Товариществом.

4.4. В течение 49 лет не подлежат уничтожению:

учредительные документы;
уставы во всех редакциях;
внутренние регламентирующие документы во всех редакциях;
заявления на членство в Товариществе;
договоры на пользование инфраструктурой с садоводами – индивидуалами;
приходно-расходные сметы Товарищества;
ведомости приёма взносов и платежей;
документы (в том числе приложения к ним) общих собраний, заседаний правления, комиссий;
отчёты ревизионной комиссии или внешних аудиторов;
договоры с подрядными организациями и акты приёмки работ;
сопроводительные документы на имущество общего пользования;
судебные решения по делам с участием Товарищества;
акты уничтожения документов.

4.5. Уничтожение документов проводится по решению правления Товарищества с обязательным участием бухгалтера(кассира).

4.6. Факт уничтожения документов фиксируется актом об уничтожении, в котором обязательно указываются:

номер протокола заседания правления;
наименование, дата регистрации, номера уничтоженных документов;
лица, осуществившие уничтожение документов.

4.7. После уничтожения документов в соответствующих делах, номенклатуре делаются отметки об уничтожении для каждого документа (дела) с указанием даты и номера акта об уничтожении. Акты об уничтожении хранятся в отдельном деле Товарищества постоянно.

Заключительные положения

5.1.Настоящее Положение принимается на общем собрании членов Товарищества простым большинством голосов на правах внутреннего документа Товарищества.

Обязанности председателя снт, или сложно ли быть главным среди садоводов. Делопроизводство правления снт Примерные схемы документооборота в снт

Организация и ведение делопроизводства в садоводческом объединении, товариществе собственников недвижимости

1. Признаки неудовлетворительного делопроизводства и его последствия для СНТ (ТСН) и его членов

2. Система делопроизводства в СНТ (ТСН)

Номенклатура дел, книг, журналов СНТ (ТСН):

Устав садоводческого или дачного товарищества

Регламенты садоводческого или дачного товарищества

Регулирующие документы товарищества

Дополнительные документы

Заключение

Организация и ведение делопроизводства в садоводческом объединении, товариществе собственников недвижимости

1. Признаки неудовлетворительного делопроизводства и его последствия для СНТ (ТСН) и его членов

2. Система делопроизводства в СНТ (ТСН)

Номенклатура дел, книг, журналов СНТ (ТСН):

Выборы и перевыборы председателя СНТ

Члены правления освобождают председателя от занимаемой должности только в определенных случаях:

Основные должностные обязанности председателя

Должностная инструкция для председателя

Обязанности управляющего по противопожарной безопасности

Организация оповещения и информационного обеспечения

Действия при пожаре

Права председателя товарищества

За что несет ответственность?

Подачу электроэнергии прекращают в случаях:

Обязанности ревизионной комиссии

В составе ревизионной комиссии не могут быть:

Функции ревизионной комиссии:

Обязанности председателя и правления в отношении ревизионной комиссии:

Организация и ведение делопроизводства в садоводческом объединении,
товариществе собственников недвижимости

1. Признаки неудовлетворительного делопроизводства
и его последствия для СНТ (ТСН) и его членов

Организация и ведение делопроизводства в садоводческом объединении,
товариществе собственников недвижимости

1. Признаки неудовлетворительного делопроизводства
и его последствия для СНТ (ТСН) и его членов