УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ ПО Г. МОСКВЕ
ПИСЬМО
от 26 августа 2014 года № 16-15/084374
О разъяснении порядка налогообложения прибыли

Управление Федеральной налоговой службы России по г. Москве (далее - Управление) рассмотрело письма ЗАО <...> и сообщает следующее.

В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Аналогичное следует из пункта 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение).

1. В соответствии со статьей 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) установлен перечень расходов организации по служебным командировкам сотрудников, учитываемых при налогообложении прибыли как прочие . Так, к указанным расходам относится оплата проезда работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Соответственно, положения главы 25 Кодекса не содержат ограничений в размере возмещения сумм оплаты проезда сотрудника организации к месту командирования и обратно.

При этом существенным является факт наличия соответствующих оправдательных документов, служащих основанием для признания расходов по служебным командировкам (в частности, проездных билетов). Следовательно, организация вправе отнести на расходы в целях налогообложения прибыли стоимость билетов в бизнес-классе для состоящих в штате командированных сотрудников при наличии соответствующих подтверждающих документов.

Аналогичная позиция содержится в письме Минфина России от 21.04.2006 г. № 03-03-04/2/114.

2. Согласно пункту 1 статьи 252 Кодекса расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Кодекса предусмотрено, что к прочим расходам, связанным с производством и реа лизацией, относятся расходы на командировки и, в частности, на наем жилого помещения.

Как следует из письма, в связи с непредставлением командированным работником счета и чека из гостиницы организацией получена справка из гостиницы с подтверждением, что командированный сотрудник проживал в ней, а также период проживания и стоимость.

При такой ситуации, затраты на проживание командированного сотрудника в гостинице могут быть отнесены в расходы при исчислении налога на прибыль в размере фактических затрат, подтвержденных справкой из гостиницы с детализацией предоставленных услуг и подтверждением фактической оплаты проживания, при условии наличия иных документов, устанавливающих период нахождения сотрудника в командировке в месте, где расположена гостиница.

3. В соответствии со статьей 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Согласно пункту 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. № 749 (далее - Положение) работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Пунктом 7 Положения определено, что на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)).

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного липа и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

Таким образом, расходы в виде суточных могут быть учтены в целях налогообложения прибыли исходя из их размера, определенного в коллективном договоре (локальном нормативном акте), и количества дней фактического нахождения дней в командировке в соответствии с командировочным удостоверением.

Советник государственной
гражданской службы
РФ 1-го класса
С.С. Громова

Подотчетное лицо потеряло кассовый чек и представило авансовый отчет без него. Принимать ли бухгалтеру такой документ? Какие последствия ждут компанию в случае положительного решения? Ответы на эти и другие вопросы обсудим в данной статье.

Какими документами можно оправдать оплату

С ситуацией, когда подотчетное лицо потеряло кассовый чек, сталкиваются многие практикующие бухгалтеры. Принять к налоговому и бухгалтерскому учету расходы, неподтвержденные документально, нельзя. Об этом гласят нормы налогового законодательства (ст. 252 НК РФ) и закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ст. 9). При этом первичные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ. Кроме того, неподтвержденные первичкой расходы нельзя учесть в базе при расчете прибыли (письмо УФНС по Москве от 12.04.2006 № 20-12/29007).

При совершении операций с денежной наличностью все юридические лица и ИП (за исключением случаев, предусмотренных пп. 2, 3, 5-7 ст. 2 закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ) обязаны выдать чек ККТ или БСО покупателю (п. 2 ст. 1.2 закона 54-ФЗ).

Чек ККТ (БСО) — первичный учетный документ, отпечатанный с применением специально предназначенной автоматизированной техники или же сформированный в электронной форме в момент расчета между продавцом и клиентом.

Документ должен содержать данные о расчете, а также обязательные реквизиты, предусмотренные п. 4.7 закона 54-ФЗ. Однако действующее законодательство не говорит о том, что чек ККМ является единственным первичным документом, подтверждающим факт расходования средств, а Налоговый кодекс не устанавливает перечня таких подтверждающих бумаг. Следовательно, если подотчетник предоставил иные подтверждающие документы, например: товарный чек, акт выполненных работ, товарную накладную и прочие бумаги, оформленные в соответствии с нормами законодательства, то они могут быть приняты к учету.

Пример 1

Сотруднику Никитину О. А. было выдано 83 548 руб. на закупку товаров от поставщика за наличный расчет. Товары он сдал на склад, о чем свидетельствует приходная накладная, подписанная кладовщиком. Авансовый отчет с приложением документов — ТОРГ-12 , ТТН, счета-фактуры и квитанции к ПКО — передан в бухгалтерию. При этом кассовый чек был утерян.

При проверке авансового отчета бухгалтер запросил у поставщика подписанный акт сверки. Сумма оплаты в нем была отражена. Авансовый отчет был принят у работника.

Образец заполнения авансового отчета см. в статье «Образец заполнения авансового отчета в 2019 году» .

Сложнее обстоит дело в ситуации, когда утерян весь пакет подтверждающих первичных документов.

Что делать, если утерян весь пакет подтверждающих документов

В данном случае налогоплательщик может выбрать один из трех вариантов:

1. Если сотрудник фактически предоставил закупленные товары, а сами документы потерял, то такие затраты можно принять на основании бумаг, косвенно подтверждающих понесенные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Однако есть вероятность спора с налоговиками и необходимости отстаивать свою позицию в суде.

В данном случае понадобится приложить к авансовому отчету следующие бумаги:

• Объяснительную записку работника с указанием даты покупки, количества товара, суммы и места действия, а также с описанием причин утраты документов.
• Дубликат квитанции к ПКО, товарной накладной, заверенную копию листа книги кассира-операциониста и (или) z-отчета кассира-операциониста за день покупки, а также акт сверки, то есть копии и дубликаты документов, прямо или косвенно подтверждающих факт покупки (постановление ФАС Московского округа от 07.09.2010 № КА-А40/10200-10-2 по делу № А40-106307/09-4-729, постановление ФАС Поволжского округа от 31.07.2008 по делу № А06-7444/07).

Пример 2

Офис-менеджеру было выдано 1 340 руб. на закупку канцтоваров. Канцелярию работник сдал, а первичку потерял, в связи с чем написал объяснительную записку. Бухгалтер запросил у продавца дубликат товарной накладной, копию z-отчета кассира-операциониста и акт сверки. Подотчетная сумма фигурировала во всех документах, и авансовый отчет был принят.

1. С целью минимизации налоговых рисков можно принять косвенно подтвержденные расходы к бухучету за счет чистой прибыли компании, не учитывая их при подсчете налогооблагаемой прибыли.

ВАЖНО! Если же подтвердить расходы документально не получится, то выданная в подотчет сумма будет считаться доходом сотрудника. С нее необходимо удержать НДФЛ, а также рассчитать страховые взносы.

Пример 3

Программисту компании «Флагман» было выдано 5 380 руб. на оплату интернета для компании. Он оплатил услугу в размере 4 980 руб. и комиссию в сумме 400 руб. через терминал. Однако при заполнении авансового отчета обнаружил, что чек терминала утерян.

Работник написал объяснительную записку с указанием даты, места и потраченной суммы, а также обстоятельств утери чека. Бухгалтер запросил акт выполненных работ и акт сверки у провайдера. В документах фигурировала сумма в 4 980 руб. Чтобы не спорить с налоговиками, руководитель предприятия решил учесть расходы за счет чистой прибыли организации, а сумму комиссионных включить в доход сотрудника.

Бухгалтер удержал НДФЛ в размере 52 руб. (400 × 13%) и рассчитал страховые взносы в сумме 120 руб. (22% — страховая часть, 5,1% — ФФОМС и 2,9% — страховые взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством).

1. Удержать сумму, выданную в подотчет, из заработной платы сотрудника.

Если сотрудник не представил документов или косвенного подтверждения целевого расходования средств, организация вправе потребовать возврата подотчетных сумм. Выбрав данный способ, работодатель избавит себя от необходимости оплаты налогов. К такому мнению пришли судьи в постановлении ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12.

Пример 4

Директору ООО «Мериада» в течение 2019 года выдавались суммы в подотчет на закупку ГСМ. Однако по истечении срока представления авансового отчета документов он никаких не предоставил и подотчетные денежные средства не вернул. В результате проверки налоговики переквалифицировали всю сумму в доходы работника и рассчитали НДФЛ. Суд в данном вопросе поддержал проверяющих (см. постановление ФАС Северо-Западного округа от 09.06.2014 № А26-5684/2013).

Итоги

Принимать или не принимать авансовый отчет у сотрудника, потерявшего чек ККМ, — решать только работодателю. Приняв расходы к учету без документов, подтверждающих факт покупки, предприятию придется отстаивать свою позицию в суде.

Вот другой реальный случай: потребитель приобрел на строительном рынке газовую колонку. Через полгода колонка взорвалась. Обошлось без жертв, но ущерб значительный. Экспертиза выявила, что аппарат имел заводской брак - микроутечку газа. Обнаружить дефект при продаже или установке невозможно; нужна длительная (48 часов) работа под давлением. Отдых с претензией: кому и как жаловаться на плохой отель? Один и тот же счет-фактура может быть одновременно и бумажным, и электронным Налоговая служба разрешила продавцам, выставившим покупателю счет-фактуру на бумаге, не распечатывать второй экземпляр документа, оставляемый у себя, а хранить его в электронном виде. Но при этом он обязательно должен быть подписан усиленной квалифицированной ЭП руководителя/главного бухгалтера/уполномоченных лиц.

Служебные командировки: гостиничные расходы

• Что делать, если не выдали чек?
• Как и куда жаловаться, если не дали чек
• Потерял чек гостиницы. что делать?
• При оплате покупки тебе не дали чек. как защитить свои права?
• Что делать если не дали чек при покупке и куда жаловаться
• Куда обращаться если гостиница yt выдала чек

Что делать, если не выдали чек? Проживая в нормальной гостинице с серьезным отношением персонала к документации, можно не хлопотать, потеряв личный пакет отчетных документов. Достаточно обратиться по приезду в гостиницу и попросить выслать дубликат гостиничного чека.Это может сделать непосредственно сам бухгалтер.

Оплата гостиницы в командировке в 2017

Каждый сотрудник, отправляющийся в командировку, знает, что все последующие расходы будет необходимо подтвердить соответствующими документами. Суточные подтверждать не придется, а вот на проживание в гостинице необходимо будет предоставить официальные документы, в том числе чеки.Что делать командированному сотруднику, если он потерял чек гостиницы? По трудовому законодательству, сотрудник имеет право на возмещение всех командировочных расходов. В организации, отправившей своего сотрудника в командировку, должен быть заключен внутренний коллективный договор.
По условиям этого договора, даже в случае утраты подтверждающих документов, сотрудник получит денежное возмещение расходов.Однако потеря чеков и документов из гостиницы приведет к тому, что сумма компенсации не будет учтена при расчете налога на прибыль. Если вы потеряли чек из гостиницы, его можно восстановить.

Что делать при потере чека гостиницы

При заполнении документа автоматизированной системой сохраняется присвоенный номер и серия его бланка.Если сотрудник предоставил гостиничные документы для командировочных не удовлетворяющие данным требованиям, и организация учла обложение налогом прибыли расходы на проживание, то при предъявлении претензий налоговой инспекцией у нее есть возможность отстоять свои права в суде. Другой вариант – это в гостиничном комплексе используется контрольно-кассовая техника. БСО в этом случае может не оформляться, а документом, который подтверждает оплату проживания считается кассовый чек.
К нему должен быть приложен документ (чаще всего счет), в котором предоставлена полная информация о проживании лица.

Куда обращаться если гостиница не выдала чек

Пример гостиничного чека с расценками за обслуживание Счет из гостиницы Какой подтверждающий документ должен предоставить командировочный за проживание в гостинице, чтобы фирмы при проверке не было претензий со стороны налоговой инспекции? Если в отеле не используют контрольно-кассовую технику (КТТ), то необходимо оформить бланк строгой отчетности (БСО), разработанный в свободной форме. При этом название документа может содержать слова – квитанция, счет, гостиничный чек, ваучер. До 01.12.2008 г. применяли форму №3-Г, созданную по приказу Минфина России.

В настоящее время эта форма не используется, и чиновники не рекомендуют его применять в качестве БСО. Каждая гостиница имеет право разработать свой БСО. Здесь необходимо учесть требования, предъявляемые чиновниками к оформлению БСО. Если не будут выполняться требования, то документ не смогут отнести к БСО.

Проверенные отзывы от настоящих гостей.

Важно

На это указывают в своих решениях суды (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.11.2010 по делу № А27-10427/2010, постановление ФАС Дальневосточного округа от 07.07.2010 № Ф03-4514/2010 по делу № А73-77/2010, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 06.06.2007 по делу № А31-8889/2006-7). Соответствующие разъяснения даны также в письме УФНС России по г. Москве от 07.05.2007 № 22-12/042067. Приходный кассовый ордер, форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88, является первичным документом бухгалтерского учета и не содержит обязательных реквизитов БСО, в частности, шестизначного номера и серии.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации можно говорить о том, что гостиницей допущено нарушение, выразившееся в неприменении ККТ в установленных федеральными законами случаях. Административная ответственность за него предусмотрена ст. 14.5 КоАП РФ.

Не дали чека в гостинице что делать

Имеющиеся в приходном кассовом ордере реквизиты позволяют определить лицо, оказавшее услугу, вид и стоимость услуги, лицо, которому она была оказана, дату оказания услуги. Обязанность выдачи кассового чека при получении оплаты услуг возлагается на лицо, оказывающее услугу и принимающее плату. Если гостиница по каким-либо причинам не выдала соответствующие чеки, суды обоснованно полагают, что данное обстоятельство не является препятствием для учета понесенных организацией расходов, подтвержденных иными доказательствами (постановление ФАС Московского округа от 28.01.2010 № КА-А40/15468-09 по делу № А40-2222/09-143-9, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 29.07.2008 № Ф08-4212/2008 по делу № А32-6455/2006-60/161).

Подтверждение услуг гостиницы

В большинстве случаев этому документу не придается значение.Однако встречаются ситуации, когда без него обойтись сложно. О том, всегда ли он нужен и что делать, если не выдали чек, расскажем далее. К таким случаям можно отнести:

• возврат или обмен некачественного товара;
• возврат товара нормального качества, если он не подошел потребителю;
• подача жалобы на магазин при обсчете покупателя.
• оспаривании совершенной сделки.

Потребители привыкли, что после каждой покупки им выдается чек.

Поэтому при его отсутствии у них нередко возникают следующий вопрос. Что делать, если не дали чек при покупке. При возникновении такой необходимости, его можно попросить у продавца. Однако потребителям следует знать, что отсутствие этого документа не лишает их возможности ссылаться на свидетелей для защиты своих прав.

Низкая цена должна вызвать подозрение. Конечно переплачивать тоже не стоит. Потерял чек гостиницы. что делать? Содержание претензии Если вам не возвращают деньги на приобретённый товар, то оформляется претензия, в содержании которой должно обязательно присутствовать:

• полностью инициалы потребителя, данные о его рождении и прописке;
• данные о продавце либо наименовании торговой точки и месте её расположения;
• подробное описание покупки;
• объяснение причины, по которой осуществляется возврат товара;
• излагается причина, согласно которой не может быть предъявлен чек;
• подпись, дата с расшифровкой;
• иные сведения, подтверждающие факты приобретения и некондиционность покупки.

К документу прилагаются свидетельские показания, изложенные в письменной форме.
Какие документы можно принять от сотрудника, вернувшегося из командировки, для подтверждения оплаты услуг гостиницы? Сотрудник находился в командировке. После прибытия представил договор на услуги размещения в гостинице, квитанцию приходного ордера и счет на размещение в гостинице. Можем ли мы принять к оплате представленные документы? Наше учреждение финансируется за счет средств федерального бюджета. Бухгалтер казенного учреждения, г. Пермь Общие правила направления работников в служебные командировки установлены постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, в соответствии с ними работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

При оплате номера в отеле не дали чек

Естественно, у компании, чей командированный сотрудник предоставит такой документ появятся трудности с учетом расходов на жилье и вычтут НДС по этим расходам. Что это за требования?

1. Бланк строгой отчетности гостиничных документов для командировочных должен иметь обязательные реквизиты, список которых указан в п.3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов. Такими документами являются название документа, номер и серия, название организации, которая оказала услуги, ее адрес и ИНН, мокрая печать.
2. Изготовление бланков происходит типографским способом, исключая компьютерную распечатку. Возможно также использование автоматизированной системы с защитой от несанкционированного доступа, идентификацией/фиксацией и сохранением всех операций с документов на протяжении 5 лет.

Одной из самых неприятных ситуаций в командировке является утеря отчетных финансовых документов. Если командированный потерял чек гостиницы, в которой проживал во время деловой поездки, он лишается права на получение компенсации стоимости проживания в ней. Гостиничные услуги стоят недешево, но в бухгалтерию предприятия придется возвращать всю сумму, выданную для их оплаты.

Но есть надежный способ исправить положение. Наша компания занимается изготовлением гостиничных чеков. У нас можно заказать отчетные документы, отвечающие всем требованиям законодательства. Они будут иметь подлинную печать нужного учреждения и подпись ответственного лица.

Предлагаем купить гостиничный счет по установленной форме 3Г, кассовый фискальный чек, счет-фактуру или гостиничный чек с подтверждением. Представив документы, сделанные в нашей компании, вы отчитаетесь перед бухгалтерией по всей форме и без претензий со стороны своего предприятия.

Обращайтесь к нам – это правильный выбор

Положительные отзывы клиентов убеждают в надежности нашей компании. Перечислим основные «плюсы» работы.

Расходы каждого сотрудника предприятия, отправленного в командировку, покрывает работодатель, но после предоставления отчетных документов. Если работник потерял чеки за гостиницу, то ему не только не возвращаются деньги, но утрачивается доверие начальника.

Итак, если настоящие документы утеряны, то у командировочного есть два выхода:

• Запросить копии гостиничного счета и пр. бумаги в отеле, где он и останавливался. Администратор может переслать документацию по электронной либо обычной почте. Однако последний вариант требует времени (а оно не всегда есть у сотрудника), а также существует немало отелей, которые не ведут строгий учет гостей либо могут проигнорировать просьбу.
• Обратиться в специализированную организацию, которая быстро и дешево изготовит официальные документы.
• Наша компания обязательно поможет командировочному справиться с ситуацией, если он потерял чек из гостиницы . Предоставляемые бумаги полностью соответствуют требованиям и печатаются на современном оборудовании, имеют реальные подпись и печать управляющего отелем, предварительно регистрируются в налоговой службе, а сам заказчик – в гостинице Санкт-Петербурга.

Почему с нами выгодно сотрудничать

• Оформление бумаг в сжатые сроки.
• Низкая стоимость услуги.
• Бесплатная доставка к станциям метро СПб, недорого курьер привезет документы по указанному адресу.
• Полная конфиденциальность сделки и сведений о заказчике.
• Оплата – по факту.

Если утеряны чеки за проживание, то не следует расстраиваться, позвоните по телефону консультанту, укажите необходимые данные, и вскоре проблема будет решена. Заплатив небольшую сумму за документы, вы получаете возможность не утратить доверие начальства, вернуть затраты и даже немного подзаработать на командировке в Питер.