Подписание документов эцп контур. Как самостоятельно подписать документ электронной подписью? Как подписать документ Excel с помощью ЭЦП

Недвижимость

Как подписать документ электронной подписью , используя современные криптопрограммы? Рассмотрим специфику решения данной задачи на примере известной программы «КриптоАРМ».

Какие есть инструменты для подписания документов ЭЦП

Соответствующего типа решения на современном ИТ-рынке представлены в широком спектре. В числе самых популярных в России:

«КриптоПРО» — универсальный программный комплекс для обмена электронными документами, защищенными ЭЦП, в широком спектре форматов;
«КриптоАРМ» — специализированная программа для подписания файлов с помощью ЭЦП;
«КриптоТри» — решение, обеспечивающее техническую составляющую при организации электронного оборота юридически значимых документов, которые защищены ЭЦП.

К самым простым и универсальным решениям того, как подписать документ электронной подписью, можно отнести программу «КриптоАРМ»: она легко интегрируется в интерфейсы Windows, удобна в пользовании, настройке. Используя ее, можно легко понять, как поставить электронную подпись на различные документы.

«КриптоАРМ» при наличии ключа ЭЦП можно задействовать и в качестве инструмента подписания документов, и в качестве инструмента проверки подлинности тех или иных ЭЦП.

Воспользоваться бесплатной версией «КриптоАРМ» или заказать платную можно через сайт разработчика данного решения — ООО «КРИПТО-ПРО». Как подписать документ ЭЦП с помощью этого ПО — читайте далее.

На какие файлы можно поставить ЭЦП

Специфика электронной подписи заключается в том, что с ее помощью можно заверить практически любой файл — будь то документ Word, PDF, рисунок или видеозапись. С технологической точки зрения подписание ЭЦП PDF-документа ничем не отличается от заверения мультимедийного файла:

криптопрограмма, с помощью которой заверяется файл, формирует его хэш (краткие сведения о целостности и об авторстве);
хэш шифруется с помощью закрытого ключа;
формируется подписанный ЭЦП документ или отдельный файл ЭЦП к соответствующему документу.

Для удостоверения подлинности файла его получатель должен воспользоваться, в свою очередь, открытым ключом: он расшифровывает хэш и позволяет определить целостность и авторство файла — будь то документ Word или видеозапись.

В свою очередь, существует большое количество разновидностей программного обеспечения, с помощью которого можно, используя ЭЦП, подписать документ Ворд или PDF. В числе самых распространенных решений в России, как мы отметили выше, — программа «КриптоАРМ». Рассмотрим, как поставить ЭЦП на документ Word с ее помощью.

Как вставить с помощью «КриптоАРМ» ЭЦП в файл (краткая инструкция)

Задействовать рассматриваемую программу в Windows можно в двух режимах:

через контекстное меню файлов в проводнике (щелкая правой кнопкой по файлу и выбирая нужную опцию);
через основной интерфейс программы (запустив ее с рабочего стола).

Как подписать электронной подписью документ Word — решение этого вопроса через контекстное меню Windows достаточно удобно. Если же в нашем распоряжении — решение «КриптоАРМ», то будем придерживаться его.

Изучим особенности применения соответствующих возможностей «КриптоАРМ» на практике.

Как ставить на вордовский документ (Word 2003, Ворд 2007, Word 2010, 2013, 2016) ЭЦП

Условимся, что наш файл создан с помощью программы Word 2007 - как подписать электронной подписью документ в этом случае? Обратим внимание на то, что для вопроса, как подписать электронной подписью документ в Word 2010 и иных используемых версиях, данная инструкция тоже актуальна.

Выбираем файл Word, расположенный в папке компьютера, нажимаем на нем правой кнопкой мыши, затем выбираем опцию «КриптоАРМ», после — «Подписать». Откроется «Мастер подписания файлов программы».

В открывшемся окне «Мастера» можно еще раз проверить, правильный ли файл выбран для подписания. При необходимости — добавить в список подписываемых файлов другие объекты, их можно заверить одновременно. Определившись с файлом или перечнем таковых для подписания, нажимаем «Далее».

В следующем окне «Мастера» нужно выбрать настройки кодировки (можно оставить значения по умолчанию), а также указать путь размещения подписанных с помощью ЭЦП файлов. Нажимаем «Далее».

В следующем окне можно выставить различные реквизиты подписи (например, визу, комментарии, штамп времени), если это требуется. Здесь же можно поставить галочку напротив пункта «Сохранить подпись в отдельном файле». Если это сделать, то хэш ЭЦП будет сохранен отдельно от заверяемого документа (но последующая проверка ЭЦП потребует одновременного наличия обоих файлов). Если нет — документ и ЭЦП, которая его заверяет, будут объединены в один файл.

Теперь нужно выбрать сертификат подписи, выданный удостоверяющим центром. Он может быть размещен на ПК (прописан в реестре) или же на внешнем носителе — флешке, eToken. Во втором случае нужно будет присоединить соответствующий носитель к компьютеру.

В окне, открывшемся после выбора сертификата, все настройки можно оставить по умолчанию.

Нажимаем «Далее», затем — «Готово». Подписанный с помощью ЭЦП файл появится в папке, указанной в окне «Мастера» ранее. В общем случае его расположение будет совпадать с расположением исходного файла. Имя подписанного с помощью «КриптоАРМ» файла будет совпадать с оригинальным, но будет дополнено расширением ЭЦП — как правило, это расширение SIG.

Как заверить PDF (ПДФ) с помощью ЭЦП

Итак, мы знаем, как подписать цифровой подписью документ в Word. Выше мы отметили, что данная процедура принципиально не отличается от заверения с помощью ЭЦП любых других файлов. Но при работе с некоторыми типами данных все же могут быть нюансы.

В частности, определенные особенности есть у процедуры заверения файлов PDF. Как электронную подпись поставить на документ PDF (с учетом особенностей данного формата файлов)?

Основные действия при использовании «КриптоПРО» при выполнении такой задачи, как поставить ЭЦП на документ PDF, будут практически такими же, что и для документа Word. ЭЦП на PDF-файле ставится по алгоритму, аналогичному рассмотренному нами выше, — когда мы изучали вопрос, как подписать вордовский документ электронной подписью.

Вместе с тем нужно иметь в виду, что именно при заверении PDF-документа имеет смысл отделять хэш ЭЦП от соответствующего документа и записывать в отдельный файл.

Дело в том, что некоторые решения от компании Adobe — разработчика формата PDF — позволяют осуществлять подписание документов в данном формате штатными средствами. Вполне возможно, что получатель файла пожелает для начала ознакомиться с соответствующими подписями, и только потом — проверить подлинность ЭЦП документа.

При этом в распоряжении получателя документа может и не быть дистрибутива «КриптоАРМ» или иного решения с открытым ключом для проверки электронной подписи в Word или PDF. В этом случае решение, как подписать документ PDF электронной цифровой подписью (разделив или объединив ЭЦП и сам документ), может дать дополнительный инструмент проверки файла для получателя.

Вопрос, как подписать электронной подписью ПДФ-файл, — отделяя ЭЦП от файла или же объединив их, следует заранее согласовать с получателем документа.

Итоги

Современные криптопрограммы — такие как «КриптоАРМ» — позволяют подписывать практически любые файлы. Вопрос, как подписать ЭЦП документ Word или PDF, как правило, снимается очень быстро с использованием интерфейсов данного решения. При этом в ряде случаев имеет значение конкретный формат подписи — в виде отдельного файла или же в виде присоединения к заверяемому документу. В этом смысле решение вопроса, как подписать документ PDF электронной цифровой подписью, может отличаться от процедуры заверения документа в формате Word.

Узнать больше об использовании ЭЦП в целях заверения документов вы можете в статьях:

Для организации удобного процесса обмена документами многие компании используют электронный документооборот. Он помогает сэкономить время и моментально получить подписанные документы, не дожидаясь оригиналов по почте.

После выхода закона ФЗ №1 “Об электронной цифровой подписи” в 2002 году, документы, подписанные ЭЦП в соответствии с требованиями закона, имеют юридическую силу и считаются оригиналом, не требующим подтверждения на бумажном носителе.

Существуют специализированные порталы, требующие обязательного использования электронной цифровой подписи для работы с ними, например, электронные торговые площадки, порталы государственных услуг и сервисы сдачи отчетности.

Виды ЭЦП в зависимости от применения

В зависимости от вида документа, подписывать их можно разными видами ЭЦП. В некоторых случаях используется только усиленная квалифицированная электронная подпись, например:

налоговые декларации;

отчетность в ПФР;

годовая бухгалтерская отчетность для Росстата;

и некоторые другие документы отчетности.

Во многих же случаях допускается применение простой ЭЦП.

В основном, для онлайн подписи документов используются непосредственно средства самих порталов, на которые затем и отправляются эти документы (например, электронные торговые площадки, ФНС, Росстат). Но выгрузить подписанные ЭЦП документы и использовать их по своему усмотрению Вы не можете.

РусТендер разработал сервис, позволяющий подписать документ онлайн вне зависимости от того, для чего вы будете его использовать — для подачи заявки на электронную площадку или для заключения договора с контрагентом.

Данный продукт хоть и не является уникальным в своем роде, но в отличии от других компаний, мы предоставляем воспользоваться им бесплатно в любой момент времени.

Как работает сервис онлайн подписи документов?

ЭЦП гарантирует, что документ был подписан именно владельцем сертификата и после его подписи изменения в документ не вносились.

Для того, чтобы использовать сервис электронного документооборота от РусТендер, каждому пользователю необходимо иметь действующий сертификат цифровой подписи (при необходимости мы поможем его получить), который содержит открытый ключ, данные о его владельце и области применения ключа.

Для онлайн подписи документа зайдите в наш сервис , загрузите файл, который требуется подписать. Мы не устанавливаем ограничения по возможным форматам, поэтому Вы можете поставить электронную цифровую подпись на любой документ.
Затем выберите сертификат, которым будет подписан документ (в случае, если у Вас их несколько);
После клика по кнопке Подписать документ, будет создан отдельный файл подписи — отсоединенная подпись с расширением .sig , который будет сохранен в папку загрузок браузера.

Наш сервис работает в любых браузерах, единственным требованиям является установка плагина CryptoPro для работы с сертификатом подписи. Если вы уже ранее подписывали ЭЦП какие-либо документы, то такой плагин у Вас уже должен быть установлен и дальнейших настроек не потребуется.

Если Вы впервые столкнулись с необходимостью подписать документ электронной подписью онлайн, то можете воспользоваться инструкцией по установке плагина CryptoPro , которую подготовили для Вас наши специалисты.

После онлайн подписания документа ЭЦП, Вы можете его скачать и отправить своего контрагенту или в соответствующую организацию

Возможности и преимущества нашего сервиса электронного документооборота

Бесплатное использование.
Вы можете подписать документ любого формата - .doc, .pdf, .xml.
Подпись будет являться квалифицированной и усовершенствованной, т.е. подтверждать подлинность документа.
Мы не ставим ограничение на количество документов, которое Вы можете подписывать используя наш онлайн сервис.
Мы гарантируем сохранность Ваших данных, которые Вы используете в процессе подписания документов.
Подпись соответствует требованиям действующего закона “Об электронной подписи” № 63 ФЗ.
Работает в любых браузерах и для любых операционных систем.
Созданные Вами документы и подписи мы не храним на нашем сервере или в облаке, их содержание остается конфиденциальным и доступным только пользователю.

ООО МКК "РусТендер"

Материал является собственностью сайт. Любое использование статьи без указания источника — сайт запрещено в соответствии со статьей 1259 ГК РФ

Электронная подпись содержит информацию об авторе и подтверждает отсутствие изменений в электронном документе после его подписания. Есть несколько основных способов подписания, но выбор способа зависит от требований контрагента, поэтому прежде чем принимать решение, каким способом и в каком программном обеспечении подписывать документ, уточните у контрагента требования к подписи:

Открепленная (отсоединенная) ЭП

— Файл подписи создается отдельно от подписываемого файла.
— Для проверки подписи нужно передавать два файла — исходный документ и файл подписи.
— Нет ограничения по формату подписываемых документов.
— Созданный файл подписи имеет, как правило, расширение.sig,.sgn,.p7s.
— Есть возможность создать усовершенствованную открепленную подпись, такой файл содержит отметку времени.
— Можно создать файл, содержащий подписи нескольких лиц.

Проверку созданной открепленной подписи контрагент может выполнить в программах, предназначенных для проверки электронных документов с отсоединенной подписью.

Примечание: техническая поддержка СКБ Контур не является разработчиком ПО КриптоАРМ, поэтому консультации по этому продукту не оказывает.

Совмещенная (прикрепленная/присоединенная) ЭП

Разновидность электронной подписи, при создании которой формируется файл, содержащий как саму электронную подпись, так и исходный документ.
Создать такую подпись можно через КриптоАРМ. В той же папке, в которой хранился исходный документ, появится файл с аналогичным названием, но с расширением, как правило,.sig,.sgn. Размер этого файла несколько больше, чем размер исходного документа.

Отправлять контрагенту нужно будет только этот файл. Для проверки и прочтения документа у контрагента должно быть установлено ПО, поддерживающее работу с прикрепленной подписью.

Встроенная ЭП

Подписание внутри документов Word, Excel, PDF с помощью дополнительного ПО КриптоПро Office Signature и КриптоПро PDF.
Формат исходного документа не меняется, информацию о подписи можно просмотреть, открыв документ. Если в документ после подписания внести изменения, подпись будет определяться как недействительная.

Примечание: консультации по продукту КриптоПро PDF оказывает техническая поддержка компании КриптоПро.

Электронная цифровая подпись широко используется в сфере документооборота и равносильна подписи юридического или физического лица. Эта технология позволяет заверять электронные документы и отправлять их через интернет. Цифровая подпись требует обязательной проверки. Как правильно проверить электронную подпись? Какими ресурсами воспользоваться, читайте в статье.

Зачем проверять электронную подпись

При получении любого документа, заверенного электронной цифровой подписью (ЭЦП), надо удостовериться в ее аутентичности. То есть сделать аналог графологической экспертизы. Сама электронная подпись выглядит, как изображение, набор цифр или не имеет визуального воплощения. При этом подпись может располагаться непосредственно в теле документа или во вложенном файле.

Причины для проверки электронной подписи:

Идентификация подписывающего лица;
Подтверждение подлинности документа;
Уверенность в том, что лицо поставило ЭЦП не случайно;
Использование данных о достоверности ЭЦП в случае отказа лица от подписи;
Убедиться в том, что у ЭЦП не закончился срок действия.

Важно! ФЗ №63 «Об электронной подписи» заменил другой ФЗ №1 «Об электронной цифровой подписи». В новом законе используется понятие «электронная подпись», которое вытесняет старое – ЭЦП. На практике оба определения еще активно функционируют в сфере документооборота

Проверка сертификата

Владелец ЭЦП дополнительно получает сертификат ключа проверки (СКП). Он выдается на электронном или бумажном носителе сотрудниками удостоверяющего центра. Сертификат состоит из закрытого и открытого ключей, основных сведений о владельце. Подтверждение подлинности сертификата дает возможность узнать:

Личные данные владельца (ФИО);
Название удостоверяющего центра, который выдал ЭЦП;
Актуальную информацию о компании (ИНН, адрес, организационно-правовую форму, наименование);
Срок действия ЭЦП.

Проверка сертификата – дополнительный фактор защиты лица от недобросовестных партнеров. Эта процедура снижает риск стать жертвой одной из мошеннических схем, применяемых в интернете.

Важно! Отправка бухгалтерской отчетности в ИФНС, даже если она пересылается через интернет с помощью ЭЦП, требует потратить изрядное количество времени. Сконцентрироваться на развитии бизнеса, не отвлекаясь на бумажную работу, поможет сервис Главбух Ассистент. Оцените его преимущества - первый месяц бесплатно

Способы проверки электронной подписи

Чтобы исключить подделку и использование просроченных подписей для физических лиц создали несколько площадок онлайн-проверки ЭЦП. Существует три варианта, позволяющие удостовериться в подлинности подписи:

специализированное программное обеспечение;
сторонние веб-сервисы;
плагины для Word, PDF, Excel.

Вариант первый

Способ оптимально подходит компаниям и физлицам, которые регулярно работают с ЭЦП. Преимущества такого вида идентификации – постоянный доступ функции проверки на компьютере и надежность. Программное обеспечение для проверки ЭЦП разрабатывается удостоверяющими центрами. Пробные версии этих программ находятся в свободном доступе на сайте разработчика. Они имеют функцию проверки квалифицированной и неквалифицированной ЭЦП. Самым востребованным криптографическим ПО считается:

КриптоАПМ;
КриптоПро ЭЦП;
КриптоЛайн.

Принцип действия программ одинаковый: установка на компьютер - запуск - использование. Если установка ПО прошла успешно, приступают к проверке. Рассмотрим этот процесс на примере КриптоАПМ.

После запуска программы на компьютере отображается окно, в котором надо выбрать файл – проверить подпись.

Программа предложит выбрать файлы или папку, где содержится документация с ЭЦП.

Важно! Благодаря грамотно разработанному функционалу криптографических программ можно подтвердить ЭЦП и сертификат ключа проверки как одного документа, так и нескольких

Когда все файлы добавлены, они появляются в отдельном окне в виде списка. Его следует просмотреть еще раз и нажать «готово».

Время проведения операции зависит от количества и размера загруженных файлов. Через несколько секунд на экране появляется окно с результатами. На этом процесс проверки ЭЦП считается завершенным.

Вариант второй

Популярный способ проверки цифровой подписи - веб-сервисы, работающие в режиме онлайн. Плюсы такого метода заключаются в мобильности, возможности загрузки документов со смартфона. Ресурсы сервиса разрешают проверить любую ЭЦП, выданную сертифицированным удостоверяющим центром.

Первое место по популярности занимает портал госуслуг в старой версии. На сайте проверяются файлы, подписанные квалифицированными сертификатами. Они выдаются только аккредитованными в Минкомсвязи органами. Если ЭЦП недействительна, ее невозможно будет идентифицировать на портале.

Еще один сервис – Контур.Крипто, в функции которого входят проверка, создание, дешифровка и расшифровка документа. Особенность работы этого сервиса – возможность подтвердить ЭЦП только если она представлена отдельным файлом. После проверки выводиться протокол, где отображены данные об ЭЦП. Протокол можно сохранить на любой носитель информации и использовать. Если подпись определяется как не аутентичная, сервис покажет причину.

Алгоритм работы сервиса КриптоПро DSS схож с предыдущими. Отличия – наличие в функционале проверки, как отсоединенной, так и присоединенной подписей, поддержка форматов XML, PDF, Excel, Word.

Вариант третий

Проверка ЭЦП также осуществляется с помощью платных и бесплатных плагинов. Один из них - «КриптоПро Office Signature» работает совместно со средствами криптографической защиты. Перед установкой плагина определяется его соответствие операционной системе компьютера. После установки и выполнения настроек, в документах PDF, Excel, Word становится доступной функция подтверждения подписи.

Проверка ЭЦП в документах формата Excel и Word осуществляется так:

Открывается документ, где содержится подпись;
Мышь наводится на значок подписи;
Щелкается правая кнопка мыши;
В появившемся меню выбирается и нажимается раздел «Состав подписи».

По факту проверки в документе высветиться сообщение о подлинности или недействительности ЭЦП.

В документах PDF последовательность действий такая же. Разница состоит в названии значка. Она обозначается английским словом Signatures, а для проверки надо выбрать в меню пункт Validate Signature.

Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во

Для проверки подписи вам потребуется исходный документ и файл подписи. Контур.Крипто может проверить подпись, созданную с использованием сертификата любого удостоверяющего центра.

Примечание

В сервисе Контур.Крипто можно проверить только электронную подпись, хранящуюся в отдельном файле (отсоединённая подпись).

Примечание

Процесс проверки подписи

Результаты проверки

Результаты проверки подписи будут отражены в протоколе, который можно сохранить или распечатать. Проверка может иметь следующий статус:

Статус: Подпись подтверждена

Успешная проверка электронной подписи означает:

Подпись соответствует исходному документу.
Документ не модифицирован. После создания подписи в него не вносились никакие изменения.
Сертификат не был отозван.

Статус: Подпись не подтверждена

Возможные причины, по которым электронная подпись не прошла проверку:

Подпись не соответствует документу. Был выбран неправильный документ либо файл подписи был создан для другого документа. Необходимо проверить соответствие файлов, которые вы выбираете с диска. При необходимости запросите у автора правильные документы.
Документ был модифицирован. После создания проверяемой подписи в документ были внесены изменения. Для устранения данной причины необходимо исключить возможность модификации исходного документа после создания подписи для него.
Сертификат был отозван.

Статус: Подпись подтверждена, но на момент проверки срок действия сертификата истек

Сервис Контур.Крипто не может проверить, что на момент подписания файла сертификат отправителя был действующим. Поэтому автору документа необходимо продлить сертификат или получить новый и заново выслать подписанный документ.

Вопросы и ответы

Можно ли в Контур.Крипто проверить подпись, поставленную в Word?

Пока технические возможности сервиса позволяют проверить подпись, поставленную только в специальных программах, предназначенных для подписания документов и создающих подпись в отдельном файле.