"Кадровый вопрос", 2013, N 9

ОБЩИЕ НОРМЫ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Каждый официальный документ состоит из отдельных индивидуальных элементов, называемых реквизитами. Набор реквизитов официального документа, расположенных в определенной последовательности, называют формуляром документа. В свою очередь, бланком документа является набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому необходимо правильно их оформлять в соответствии с действующими нормативами.

Особенности оформления управленческих документов в организации регулируются ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Данный ГОСТ устанавливает следующий состав реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - сведения об адресате;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о постановке документа на контроль;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложений;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати организации;

26 - отметка о заверении копии документа;

27 - отметка об исполнителе документа;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организации;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Указанный ГОСТ определяет также расположение реквизитов на угловом и продольном бланке.

Все реквизиты условно можно классифицировать на постоянные и переменные. Постоянные реквизиты должны обязательно присутствовать на бланках документов, а переменные наносятся лишь при подготовке конкретного документа.

01. Государственный герб Российской Федерации

Данный реквизит представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами, соединенными лентой, над ними располагается одна большая корона. В правой лапе орла - скипетр, в левой - держава. На груди орла, в красном щите - серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона.

Государственный герб РФ возможно использовать в многоцветном и одноцветном варианте.

Согласно Федеральному конституционному закону от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (в ред. от 30.06.2003) данный реквизит в многоцветном варианте помещается на бланках:

1) федеральных конституционных законов и федеральных законов;

2) указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

3) постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

4) постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

5) постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

6) решений Конституционного Суда Российской Федерации;

7) решений Верховного Суда Российской Федерации;

8) решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

9) Президента Российской Федерации;

10) Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

11) Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

12) Правительства Российской Федерации;

13) Конституционного Суда Российской Федерации;

14) Верховного Суда Российской Федерации;

15) Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках:

1) Администрации Президента Российской Федерации;

2) полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;

3) федеральных органов исполнительной власти;

4) Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

5) Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

6) Счетной палаты Российской Федерации;

7) Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

8) Банка России.

Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках:

1) Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

2) органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;

3) органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;

4) федеральных судов;

5) органов прокуратуры Российской Федерации;

6) дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

02. Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках документов в соответствии с нормативно-правовыми актами органов власти субъектов РФ. Герб субъекта РФ обязательно указывается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения - Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальных образований (городов, сельских поселений), а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении.

03. Эмблема организации или товарный знак

(знак обслуживания)

Эмблема организации - это графическое изображение, позволяющее отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от аналогичных товаров других.

Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации. Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.

Эмблемой нельзя заменять название организации. Эмблема должна быть зарегистрирована официально. Товарный знак запрещается использовать другим лицам.

04. Код организации заполняется в соответствии

с Общероссийским классификатором предприятий и организаций

Код организации - автора документа используется при передаче документированной информации по каналам электронной связи и служит для сокращения количества ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

05. Основной государственный регистрационный номер

(ОГРН) юридического лица

Реквизит заполняется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами, и располагается на бланке правее или ниже реквизита "Код организации".

06. Индивидуальный номер налогоплательщика/код причины

постановки на учет (ИНН/КПП)

Данный реквизит также заполняется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита "Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица".

07. Код формы документа

Код формы документа проставляют в случае, если соответствующая разновидность документа включена в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях наносится рядом с наименованием вида документа.

08. Наименование организации

Наименование организации должно всегда соответствовать наименованию, зафиксированному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или другом языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно зафиксировано в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

09. Справочные данные об организации

Реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. В состав реквизита "Справочные данные об организации" включают сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, адрес электронной почты, web-страницы в Интернете, номера телефонов, факсов, номер и дату оформления лицензии, и другие сведения.

10. Наименование вида документа

Это один из реквизитов, обязательных для всех документов предприятия, кроме писем.

Вид документа - это его принадлежность по признакам содержания и целевого назначения к системе документации.

Наименование вида документа, составленного или изданного предприятием, определяется уставом или положением об организации. Реквизит должен соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

11. Дата документа

Дата документа - это один из основополагающих реквизитов, обеспечивающий юридическую силу документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.

Дату документа фиксируют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например, дату 25 июня 2008 г. следует оформлять следующим образом: 25.06.2008.

В соответствии с международными стандартами даты могут иметь иную последовательность: год, месяц, число: 2008.06.25.

Если документ издан двумя или более организациями, он должен иметь единую дату.

Не допускается употребление римских цифр. Дата может быть проставлена от руки.

Дату на документе проставляет должностное лицо непосредственно при подписании или утверждении.

12. Регистрационный номер документа

Этот реквизит содержит цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации. Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа.

Реквизит заполняется путем внесения в трафаретную часть бланка "N _____" регистрационного номера документа.

В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства или наличия классификаторов к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости - код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.

Если документ был составлен совместно несколькими организациями, то в этом случае регистрационные номера авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Данный реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, например:

14. Место составления или издания документа

Реквизит используется исключительно в общих бланках и бланках конкретных видов документов, кроме писем. При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений, например:

Санкт-Петербург;

г. Сосновый Бор Ленинградской обл.;

с. Ивантеевка Федоровского района Саратовской области.

Необходимо строго учитывать административно-территориальное деление, так как возможны повторения наименований отдельных населенных пунктов в различных регионах страны.

Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации, например:

Ульяновский политехнический институт.

15. Сведения об адресате

Адресат - это организация, структурное подразделение, должностные или физические лица, которым адресован документ.

Сведения об адресате используются в письмах и внутренних документах, подготовленных для рассмотрения руководством, таких как заявления, докладные, объяснительные записки и др.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

Наименование организации и ее структурного подразделения всегда указывается в именительном падеже.

Например: АО "Паритет", а не "В акционерное общество "Паритет".

Если документ адресован руководителю организации, то название должности, включающее наименование организации, инициалы и фамилию руководителя указывают в дательном падеже. Инициалы проставляются перед фамилией:

Финансовому директору

АО "Паритет"

О. С. Хамизову

При обращении к должностному лицу употребляется слово-обращение (академик, господин, профессор):

Президенту АКБ "Росинвесттраст"

г-ну Никифорову П. А.

В письме, адресованном организации, а не конкретному лицу, сначала указывается наименование, а затем почтовый адрес:

Институт научных исследований

по общественным наукам

Крайняя ул., д. 53,

Москва, 118121

Бывают случаи, когда документ необходимо отправить сразу в несколько однородных организаций. Такие документы адресуются обобщенно:

Генеральным директорам предприятий

нефтяного комплекса

При адресации внутренних документов можно указать только название подразделения или должность, инициалы и фамилию его руководителя.

Если документ адресован физическому лицу, то сначала указывают инициалы и фамилию получателя, а далее почтовый адрес:

О. П. Шепелевой

ул. Тракторная, 15, кв. 18,

пос. Андреевка, Игнатьевский р-н,

Ульяновская обл., 424582

На бланке документа этот реквизит проставляется справа. Возможно на документе указать не более четырех адресатов, при этом слово "копия" не указывается. Если адресатов больше, чем четыре, составляется список рассылки документа.

16. Гриф утверждения документа

Данный реквизит официального документа придает правовой или нормативный характер его содержанию.

Указанный реквизит является обязательным при оформлении таких видов документов, как акты, задания, инструкции, нормативы, перечни, отчеты, планы, программы, положения, сметы, тарифные ставки, формы унифицированных документов, штатные расписания, должностные инструкции, расценки на производство работ или услуг.

Документ может быть утвержден: должностным лицом (руководителем); изданием соответствующего распорядительного документа; коллегиальным органом.

Реквизит обязательно включает слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения. Гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек.

Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении.

В случае двух или трех грифов утверждения они располагаются параллельно (слева, справа) на одном уровне и один под другим. При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне.

17. Резолюция

Реквизит является обязательным для документов, требующих исполнения.

Резолюция - это надпись на документе, проставляемая должностным лицом и содержащая указание руководителя о принятом им решении.

Указания по исполнению документа должны включать в себя: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.

Реквизит резолюция занимает место справа в верхней части документа ниже реквизита "Гриф утверждения". Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

18. Заголовок к тексту

Заголовок текста - это краткое содержание документа.

Он располагается слева над текстом документа и обязателен для всех документов, оформляющихся на листах бумаги формата А4.

Грамматически заголовок согласован с наименованием вида документа: приказ о приеме на работу, протокол собрания акционеров, должностная инструкция инженеру-технологу, положение об отделе внешних контактов, правила внутреннего трудового распорядка, распоряжение о предоставлении отпуска.

В конце заголовка точка не ставится.

Объем реквизита не должен превышать пяти строк, в каждой не более 28 - 30 знаков.

19. Отметка о постановке документа на контроль

Этот реквизит проставляется на всех документах, которые требуют исполнения, и обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль". Для наглядности данный реквизит можно выделить другим цветом.

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Существуют типовой и индивидуальный сроки исполнения документа.

Типовой - срок исполнения документа для группы типовых документов, например для обращений граждан, а индивидуальный - срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции.

20. Текст документа

Текст документа является основным реквизитом документа, содержащим объективную и достоверную информацию, изложенную кратко, точно, ясно и безупречно в юридическом отношении.

Текст документа согласно законодательству РФ и субъектов РФ о государственных языках должен быть представлен как на русском, так и национальном языке. Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:

1) в федеральные органы государственной власти;

2) в органы государственной власти субъектов РФ;

3) в организации, не находящиеся в ведении данного субъекта;

4) в организации, расположенные на территории других субъектов РФ.

Тексты большого объема можно разбить на параграфы, пункты, подпункты, разделы, которые последовательно нумеруются арабскими цифрами.

Тексты большого объема обычно состоят из двух частей. В одной указываются причина, основание и цель составления документа, а в другой части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации.

В документах (приказе, распоряжении и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положении, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акте, справке), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят").

Если в тексте имеются таблицы, на них должны быть сделаны ссылки.

Для повышения быстроты составления документов применяют трафареты, то есть документ содержит постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации.

21. Отметка о наличии приложений

Данный реквизит не относится к числу обязательных.

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте.

Если в тексте содержится полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно, например: Приложение: на 3 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не указанное в тексте, то в отметке о его наличии необходимо указать полное наименование входящих в него документов:

Приложение:

1. Типовая инструкция по делопроизводству - на 2 л. в 2 экз.

2. Перечень документов с указанием сроков хранения - на 4 л. в 2 экз.

На сброшюрованных приложениях количество листов не указывается.

Если документ направляют нескольким адресатам, а приложение к нему - не во все адреса, это отражают в отметке о наличии приложения:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.

На самих приложениях в правом верхнем углу проставляются отметка, где пишется слово "Приложение", арабскими цифрами номер приложения (если их несколько), наименование, дата и номер основного документа:

Приложение N 1

к приказу директора ООО "Атлантика"

от 26.05.2008 N 56

22. Подпись

Подпись является обязательным реквизитом любого документа.

В состав указанного реквизита входят:

1) наименование должности лица, подписавшего документ (с названием организации, если документ оформлен не на бланке, и без названия организации, если документ оформлен на бланке);

2) личная подпись;

3) расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью.

Если документ подписывают несколько равных по должности лиц, их подписи располагаются на одном уровне.

Реквизит "Подпись" располагается под реквизитами "Текст" или "Отметка о наличии приложений" (при ее наличии). Наименование должности печатается от границы левого поля; расшифровка подписи проставляется после 48 печатных знаков от границы левого поля.

Документы должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют лишь оставляемые в организации копии исходящих писем, в которых вместо подписей ставится отметка о заверении копии.

Документы коллегиального органа (общего собрания участников акционерного общества, совета директоров и т. п.) подписываются председателем этого органа и секретарем.

В документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии).

23. Гриф согласования

Для документов, подлежащих внутреннему или внешнему согласованию, этот реквизит является обязательным.

Согласование - это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в тексте документа, необходимое для принятия правильных управленческих решений. Согласование может осуществляться как с должностными лицами внутри организации (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). К внешнему согласованию относится и согласование документа с общественными объединениями (советами трудовых коллективов, профсоюзными органами и т. п.).

При внутреннем согласовании применяется визирование документов, при внешнем - гриф согласования.

При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа (в именительном падеже), его дату и номер.

Реквизит "Гриф согласования" располагается ниже реквизита "Подпись", а если грифов согласования несколько, то их, как правило, располагают на отдельном листе согласования.

24. Визы согласования документа

Этот реквизит документа отражает процедуру внутреннего согласования и указывает на согласие или несогласие заинтересованного должностного лица с содержанием документа.

Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Если в процессе подписания документа в него были внесены существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

25. Оттиск печати

Печати бывают гербовыми и простыми.

Гербовая печать круглая, в центре расположено изображение герба, а по окружности указывается полное название учреждения.

Простые печати по форме могут быть круглыми, квадратными, треугольными и прямоугольными. На таких печатях нет изображения герба, а только название организации или ее структурного подразделения.

Реквизит ставится на документы, требующие удостоверения подлинности подписи в соответствии с действующим законодательством или нормативным актом организации:

1) гражданско-правовые договоры или контракты (о поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, производстве работ и т. д.);

2) трудовые договоры, договоры о материальной ответственности;

3) доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);

4) акты приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.;

5) гарантийные и коммерческие письма (на выполнение работ, услуг и т. д.);

6) справки, подтверждающие юридический факт;

7) официально-личные документы (диплом об образовании, трудовые книжки, свидетельство о браке и т. д.);

8) бухгалтерские документы (наряды и др.);

9) заявление на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.;

10) поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в банки на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);

11) реестры чеков, бюджетных поручений, представляемых в банки;

12) справки о выплате страховых сумм, отчисленной и причитающейся зарплат и т. д.;

13) смета расходов (на производство новых изделий, на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.);

14) заявки на оборудование и т. д.;

15) командировочные удостоверения;

16) образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

17) спецификации (изделий, продукции и т. д.);

18) штатные расписания и изменения к ним.

26. Отметка о заверении копии документа

Этот реквизит придает копии документа юридическую силу. Отметка о заверении копии документа состоит из слова "Верно", наименования должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.

27. Отметка об исполнителе документа

Реквизит обеспечивает оперативную связь с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения каких-либо вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.

Располагается реквизит на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

28. Отметка об исполнении документа

и направлении его в дело

Этот реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования, в справочных целях.

Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.

Реквизит включает следующие элементы:

1) слово "В дело";

2) номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);

4) подпись исполнителя документа;

5) дату проставления отметки.

Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения.

29. Отметка о поступлении документа в организацию

Данный реквизит проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа и включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.

Отметка о поступлении документа в организацию размещается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

30. Идентификатор электронной копии документа

Идентификатор электронной копии документа - это отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и другие поисковые данные, принятые в организации.

Указывают полный путь к файлу:

С:\Приказы по личному составу\Иванов

Деловой язык документации

Литературный язык - это тип речи, исторически сложившийся на базе национальной письменности и литературы. Разновидностью современного литературного русского языка является официально-деловой стиль документа, который и используют специалисты в сфере управления предприятием.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных для деловых документов, они не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Язык служебных документов имеет некоторые особенности. Необходимыми качествами документов являются полнота и своевременность информации, точность, лаконизм формулировок. Основная задача составителя документа - предельно четко отразить сведения, имеющие или приобретающие правовую силу.

Использование разговорных, просторечных, диалектных и т. п. слов и фразеологических оборотов, междометий в деловой речи недопустимо.

Очень часто в документах встречаются речевые ошибки, связанные с незнанием значения слова. Смысловая точность речи - одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового текста, поэтому важно правильно употреблять отдельные слова и словосочетания.

Паронимы - близкие по звучанию однокоренные слова, отличающиеся значением: гарантированный - гарантийный, поместить - разместить, представить - предоставить. Смешение паронимов является одним из наиболее грубых нарушений норм официально-делового стиля.

Синонимы - слова с одинаковым или очень близким значением: будущий - грядущий, спешить - торопиться, построить - соорудить. Невнимание к оттенкам значений синонимов, незнание традиционных норм лексической сочетаемости могут привести к смысловой ошибке.

Плеоназм (от греч. - переизбыток) - частичное совпадение значений слов, образующих словосочетание: "памятный сувенир" (сувенир - подарок на память), "совместное сотрудничество" (сотрудничество - совместное решение проблем, совместная работа). Наличие плеоназмов в тексте принято рассматривать как речевой недостаток, неумение выразить мысль точно и лаконично.

Омонимы - слова, совпадающие по звучанию, но различающиеся по смыслу: лук - "оружие" и лук - "растение"; брак - "супружество" и брак - "изъян, дефект, недостаток".

К специальной лексике относятся также профессионализмы - разговорные, неофициальные заменители терминов; например, в живой речи часто упрощаются официально принятые терминологические сочетания: карданное устройство - кардан, передаточный механизм - передача и др.; нередко появляются русские варианты заимствованных терминов: офтальмолог - глазник, трансплантация - пересадка и др.

Профессионализмы обычно общепонятны и в пределах той или иной специальности общеупотребительны. Однако их использование в официальных текстах нежелательно.

В лексике языка всегда присутствуют также устаревшие слова и неологизмы. Возникновение новых слов и утрата языком устаревших - явление закономерное: новые понятия требуют своего языкового воплощения; наоборот, ряд явлений уходит в прошлое, некоторые понятия утрачивают свою актуальность, свое общественное значение.

В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т. д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например, "Иванов И. И." или "И. И. Иванов", она и в дальнейшем должна писаться так же.

Название должности главы государства пишется с прописной буквы: Президент Российской Федерации.

В названиях органов при Президенте РФ с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные.

1) Руководитель Администрации Президента Российской Федерации;

2) Советник Президента Российской Федерации;

3) Председатель Правительства Российской Федерации.

Все слова с прописной буквы пишутся в следующих названиях:

1) Правительство Российской Федерации;

2) Коллегия Правительства Российской Федерации;

3) Совет Министров Республики Башкортостан и т. п.

В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов государственного управления РФ и республик в ее составе с прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные или названия других учреждений, эти имена собственные и названия пишутся так же, как при самостоятельном употреблении. Во множественном числе или не в качестве имени собственного названия указанного типа пишутся со строчной буквы: "правительство", "министерство", "республиканские министерства", "государственный комитет", "государственные комитеты".

Названия органов судебной власти оформляются следующим образом:

1) Конституционный Суд Российской Федерации;

2) Верховный Суд Российской Федерации;

3) Высший Арбитражный Суд Российской Федерации.

Аналогичным образом пишутся названия соответствующих органов и должностей в республиках в составе Российской Федерации:

1) Верховный Суд Республики Башкортостан;

2) Высший Арбитражный Суд Удмуртской Республики.

Во всех остальных случаях слова "суд", "судья", "государственный арбитр" пишутся со строчной буквы.

В названиях актов высших органов государственной власти и управления РФ прописные буквы употребляются следующим образом:

1) Конституция Российской Федерации;

3) Федеративный договор;

4) Основы законодательства Российской Федерации;

5) Федеральный закон "О прокуратуре Российской Федерации";

7) Указ Президента Российской Федерации;

8) Распоряжение Правительства Российской Федерации.

Со строчной буквы пишутся названия следующих должностей:

1) начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации;

2) начальник Контрольного управления Администрации Президента Российской Федерации;

3) первый заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации;

4) заместитель Министра здравоохранения Российской Федерации;

5) глава администрации Красноярского края;

6) губернатор Сахалинской области;

7) мэр Санкт-Петербурга.

Названия должностей руководителей общественных организаций пишутся со строчной буквы:

1) председатель Федерации независимых профессиональных союзов России;

2) президент Союза арендаторов и предпринимателей России.

С прописной буквы пишутся такие звания, как Герой Российской Федерации. Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы, в других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы, например: "установить почетное звание "Народный артист Российской Федерации", "присвоить почетное звание "Народный художник Российской Федерации" (но: "наградить народного артиста Российской Федерации").

Воинские звания, ученые степени и звания пишутся со строчной буквы: маршал артиллерии, генерал армии, адмирал, академик, действительный член Российской академии наук, доктор технических наук.

Существуют так называемые условные имена собственные. В особом стилистическом употреблении с прописной буквы пишутся слова "Родина", "Отчизна" и др.

Со строчной буквы пишется первое слово в следующих словосочетаниях:

1) государственная граница Российской Федерации;

2) государственная награда Российской Федерации.

Слово "государственный" пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях:

1) Государственный герб Российской Федерации;

2) Государственный гимн Российской Федерации;

3) Государственный флаг Российской Федерации.

В названиях праздников, памятных дней и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные или слова, выступающие в качестве имени собственного: День Конституции Российской Федерации, Восьмое марта, Новый год, День российской науки, День Победы, День защитников Отечества.

Слово "праздник" пишется со строчной буквы, если не входит в официальное название праздника.

С прописной буквы пишутся все слова, входящие в состав географических названий, за исключением родовых географических терминов (остров, море, гора, озеро и т. д.), употребляемых в прямом значении, служебных слов, а также слов "имени", "памяти", "лет", "года", например: Урал, Западная Сибирь, Новый Свет, Центральная Азия, водопад Виктория, долина Тамашлык, Западно-Карельская возвышенность, залив Благополучия, мыс Доброй Надежды, остров Новая Земля, Сахара, Главный Кавказский хребет, Москва, Саратов.

С прописной буквы пишутся названия стран света (простые и составные), когда они употребляются вместо географических названий: народы Востока (т. е. восточных стран), Дальний Восток, страны Запада, Крайний Север.

В остальных случаях названия стран света пишутся со строчной буквы: запад, юго-восток.

Служебные слова в середине сложных русских и иноязычных географических названий пишутся со строчной буквы и соединяются двумя дефисами: Айн-эдь-Хаджель, Комсомольск-на-Амуре, Пинар-дель-Рио, Пуэрто-де-Чоррера, Санта-Мария-ди-Леука, Франкфурт-на-Майне, Шатильон-сюр-Эндр, Шуази-ле-Руа.

В географических названиях с родовым понятием, потерявшим свое прямое значение, существительные (лес, поляна, рог, церковь) пишутся с прописной буквы, если они употреблены не в прямом значении и называют объект условно: Золотые Ворота (пролив), Советская Гавань (город), Огненная Земля (остров), Чешский Лес (горы), Золотой Рог (бухта), Вятский Увал (возвышенность), Белая Церковь (город).

В официальных названиях государств все слова пишутся с прописной буквы: Российская Федерация - Россия, Австралийский Союз, Иорданское Хашимитское Королевство, Государство Израиль.

Пишутся через дефис названия государств: Гвинея-Бисау, Кабо-Верде, Коста-Рика, Кот-д"Ивуар, Сан-Марино, Сан-Томе и Принсипи, Сьерра-Леоне.

Для написания числительных используют три формы:

1) буквенную (три фотоаппарата);

2) цифровую (10 печатных листов);

3) буквенно-цифровую (100-тысячный).

Регистрация документов, документооборот

В процессе управления предприятием необходима четкая, быстрая и качественная обработка всей документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления до сдачи на хранение в архив или отправки в заинтересованные учреждения, то есть адресату. Этот процесс и называется документооборотом организации.

Каждая организация индивидуальной инструкцией по делопроизводству утверждает технологические правила документооборота, которые регламентируют процесс обработки перед вскрытием почты:

1) проверяются сохранность упаковки и правильность адресации;

2) заказная корреспонденция сверяется с записями в почтовых реестрах.

Различают следующие основные потоки документации:

1) документы, поступающие из других организаций (входящие);

2) документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

3) документы, создаваемые и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документооборот должен регламентироваться графиком, утвержденным приказом руководителя организации. График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов и должен выполняться каждым структурным подразделением организации.

Объем документооборота - это количество документов, зарегистрированных в месте учета за определенный отрезок времени. В конце года объем документооборота подсчитывается по регистрационным формам подразделением делопроизводства.

Маршрут документа - перечень состояний, каждое из которых характеризуется следующими параметрами:

1) дата поступления документа;

2) срок исполнения (как правило, указывается в днях);

3) дата фактического исполнения;

4) код отдела и табельный номер сотрудника, ответственного за отработку данного состояния документа ("получатель" документа);

5) код отдела и табельный номер сотрудника, ответственного за прошлое состояние документа и инициировавшего его текущее состояние ("отправитель");

6) ожидаемый статус документа, т. е. статус, который инициализатор планирует получить в данном узле цепочки документооборота;

7) полученный статус документа, т. е. "выходной" статус документа по отношению к данному узлу цепочки документооборота;

8) примечание (многострочный текст);

9) путь и имя файла, связанного с текущим состоянием документа.

Регистрация документа - это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них даты регистрации и делопроизводственного индекса.

Цель регистрации - придание документу юридической силы, обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Каждый документ должен регистрироваться только один раз - поступающие в день поступления, а создаваемые - в день подписания или утверждения.

В большинстве организаций используется карточная система регистрации документов. В ней для регистрации документов применяется единая регистрационно-контрольная карточка. При карточной системе регистрации ведутся две картотеки: контрольная и справочная.

Часть реквизитов регистрационно-контрольной карточки на документ заполняют до передачи документа руководителю, остальные - после получения резолюции руководителя со сроком исполнения и фамилиями исполнителей.

Журнальная система регистрации документов используется в том случае, если документооборот организации составляет менее 500 - 600 документов в год.

Обложка журнала регистрации оформляется следующим образом: в правом верхнем углу указывают название журнала, организации, регистрационный номер по номенклатуре; в нижнем правом углу пишут даты начала и окончания ведения журнала.

Все листы журнала нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго, и прошиваются прочной ниткой. Середины концов нитки склеивают, а потом проставляют печать организации и делают надпись, удостоверяющую правильность оформления, например:

"В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью 50 листов".

На современном этапе карточная форма регистрации заменяется на автоматизированную, когда поток документов обрабатывается с помощью компьютерной программы.

Регистрация документов на компьютере позволяет:

1) одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

2) организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений обо всех документах (поступивших и внутренних) в одной базе данных;

3) организовать информационно-справочную работу на основе базы данных организации;

4) организовать автоматизированный контроль исполнения документов.

При регистрации на компьютере данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе.

А. Пфеффер

Документирование управленческой деятельности охватывает все вопросы, относящиеся к записи на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий в общеобразовательной школе.

Среди всех видов документации главную роль в управлении играют организационно-распорядительные документы - документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий, организаций и должностных лиц.

Организационно-распорядительная документация подразделяется на три основные группы документов:

Организационно-правовые;

Распорядительные;

Информационно-справочные.

Документы управленческой деятельности должны составляться в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Организационная деятельность учреждений, предприятий, организаций фиксируется в организационно-правовых документах. Они являются правовой основой деятельности организации и содержат правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру. Штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации, учредительный договор, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламент, структура и штатная численность, штатное расписание, инструкции по определенным направлениям деятельности. Должностные инструкции работников, правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале) и др.

Организационные документы оформляются на общем бланке организации или на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов, а именно: наименование организации(также указывается наименование подразделения. Если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Датой организационных документов является дата утверждения. Организационные документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого документа.

Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа, например:

положение (о чем?) об отделе кадров;

структура и штатная численность (чего?) аппарата Министерства;

инструкция (о чем?) о ведении бухгалтерского учета;

должностная инструкция (кого?) референта.

Организационные документы имеют сложную структуру текста.

Констатирующей частью текста организационных документов является раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст организационных документов делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми.

Особенностью организационно-правовых документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.

К первым и основным организационно-правовым документам относятся учредительные документы: устав или положение об организации, учредительный договор.

Общие положения, определяющие наименования видов организационных документов и порядок их оформления, приведены в Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 23.12.2009 г. №76.

К наиболее распространенному виду распорядительных документов, издаваемых в общеобразовательной школе, относится приказ.

Можно выделить следующие стадии подготовки приказа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание..

Текст приказа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные.

Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Подготовив текст приказа, приступают к его оформлению. Приказ оформляется на общем бланке, формат А4 или А5. В состав реквизитов входят: Герб или эмблема, наименование организации, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок к тексту, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования.

Особое значение придается доведению распорядительного документа до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа.

Итак, в распорядительных документах отражается и учитывается деятельность организации, в них зафиксированы важные решения, влияющие на работу всего предприятия. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы. Поэтому ведение многих документов предписано законами.

Большинство документов, создаваемых в общеобразовательных школах, являются информационно - справочными. Информационно - справочные документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. Виды информационно-справочных документов: акт; протокол; докладная записка; объяснительная записка; справка; письма; телеграмма, телефонограмма.

Информационно-справочные документы содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Часть из информационно-справочных документов не входят пока в УСОРД, не имеют унифицированной формы (сводка, заключение, отзыв, представление, характеристика) и оформляются согласно сложившейся управленческой практике.

Остальные виды этой группы документов оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. При оформлении документов этой группы используются разные виды бланков. Так, служебное письмо оформляется на бланке письма, протокол, докладная записка, справка, акт - на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Такие документы, как заявление, объяснительная записка, представление, характеристика, предложение, жалоба, оформляются автором на чистом листе бумаги.

Таким образом, информационно-справочные документы содержат текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

В оформлении управленческих документов в МБОУ ООШ д. Ишимово имеются в наличии все реквизиты представленные в ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Также были взяты во внимание Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от 15.06.2009 №477 и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 23.12.2009. (заголовок, наименование вида документа, дата, регистрационный индекс, отметки на документах и т.д.). Реквизит "адресат" состоит из следующих частей:

Наименование учреждения.

Указание должности получателя.

Инициалы и фамилия, кстати, инициалы пишут после фамилии, что не соответствует требованиям нормативно-методических документов.

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки, расстояние между ними одинарный межстрочных интервал. Длина максимальной строки не превышает 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания не ставятся. Эти нормы в данном учреждении учитываются не всегда и частично.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ, личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования. В данном учреждении гриф согласования оформляется верно. Согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания. В данном учреждении виза согласования оформляется верно.

Все этапы удостоверения документов соблюдаются. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи. Фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Гербовую печать ставят в: договорах, трудовых книжках, аттестатах.

В МБОУ ООШ д. Ишимово наиболее чаще используются технический способ документирования. Но не забывается и рукописный способ. Протоколы оформляются исключительно от руки. Также используется фотографический способ и видеодокументирование. Документы изготавливает сам директор, или его заместитель по воспитательной работе. В организации имеются компьютеры. В основном используют программу Microsoft Word для создания бланка документов и оформления документов. Базу данных не используют.

Рассмотрим приказ по школе (см. Приложение 3). Замечания в оформлении приказа таковы: наименование вида документа, то есть "П Р И К А З" пишется через разрядку. Слово "ПРИКАЗЫВАЮ" пишется в констатирующей части последним и заглавными буквами. Инициалы пишутся перед фамилией. Исправленный вариант смотри в приложении.

В приложении указаны также титульные листы Положения о формах проведения государственной (итоговой) аттестации выпускников 9 класса, Устава школы.

Таким образом, документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Стандарт – документ, устанавливающий характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг в целях многократного использования.

Реквизиты документа – надписи, которые являются обязательными элементами оформления официальных документов.

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, которые отражают его особенности и назначение.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Заголовочная часть (реквизиты: с 01 по 17 и 19) содержит сведения об организации и первичные данные о самом документе.

Оформляющая часть (реквизиты с 22 по 30) содержит реквизиты, подтверждающие подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений.

Помните!

Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому важно правильно его оформить в соответствии с действующими нормативами.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные и реквизиты, которые изменяются или меняются полностью.

Реквизиты документа располагаются на лицевой стороне листа бумаги.

Двустороннее оформление документов допускается при составлении документов с краткими сроками хранения.

Документы, подлежащие многолетнему, длительному хранению целесообразнее оформлять с одной стороны листа для обеспечения большей степени сохранности бумаги.

В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в состав реквизитов документа входят 30 элементов.

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер предприятия;

06 – индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – сведения об адресате;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о постановке документа на контроль;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложений;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати организации;

26 – отметка о заверении копии документа;

27 – отметка об исполнителе документа;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организации;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Схема 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка (размеры указаны в мм).

Схема 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка.

Схема 3. Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов.

Схема 4. Образец бланка письма с продольным расположением реквизитов.

Реквизит 01. Государственный герб РФ

В соответствии с Положением о Государственном гербе, утвержденным Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050, Государственный герб изображается на бланках:

Президента Российской Федерации;

Палат Федерального Собрания;

Правительства Российской Федерации;

Конституционного Суда Российской Федерации;

Верховного Суда Российской Федерации;

Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

Центральных органов федеральной исполнительной власти (министерств, ведомств);

Федеральных судов;

Прокуратуры Российской Федерации;

Центрального банка Российской Федерации;

Уполномоченного по правам человека;

Счетной палаты;

Дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей.

Изображение герба располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации.

Помните!

В документах, создаваемых в негосударственных организациях, герб не изображается.

Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов РФ. Как правило, герб субъекта РФ изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения – Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения на бланках гербов муниципальных образований (городов, сельских поселений).

Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблема организации или товарный знак (иные знаки обслуживания) используются в соответствии с Законом РФ от 23 сентября 1992 г. N 3520-I «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (с изм. и доп. от 27 декабря 2000 г., 30 декабря 2001 г., 11, 24 декабря 2002 г.).

Эмблема предприятия – это графическое обозначение, которое позволяет отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров других.

Помните!

Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой.

Эмблема должна быть зарегистрирована официально.

Товарный знак запрещается использовать другим лицам.

Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.

Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.

Допускается располагать эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации».

Реквизит 04. Код организации

Код организации имеют все зарегистрированные учреждения. Код организации проставляется согласно Общероссийскому классификатору предприятий и учреждений (ОКПО).

Код организации – автора документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) предприятия (юридического лица) Реквизит 06. Индивидуальный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита 04 по ОКПО.

Пример нанесения реквизитов: 04, 05 и 06 показаны на схемах 3 и 4.

Реквизит 07. Код формы документа

Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.

Пример оформления и расположения кода формы документа

Реквизит 08. Наименование организации

Помните!

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Реквизит 09. Справочные данные об организации

Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах.

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Почтовый адрес оформляется в соответствии с требованием Правил оказания услуг почтовой связи.

Помните!

В почтовой адресе не должно быть сокращенных названий или условных знаков.

Порядок написания адреса адресата :

1) наименование адресата (для физических лиц – фамилия, имя, отчество);

2) название улицы, номер дома, номер квартиры;

3) название населенного пункта (города, поселка);

4) название области, края, автономного округа, республики;

5) страна (для международных почтовых отправлений);

6) почтовый индекс;

7) номер телефона, факса, электронной почты и сайта;

8) банковские реквизиты (письма по вопросам расчетно-денежных операций).

Реквизит 10. Наименование вида документа

Вид письменного документа – это его принадлежность по признакам содержания и целевого назначения к системе документации.

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Помните!

В письме вид документа не указывается.

Реквизит 11. Дата документа

Дата – один из основных реквизитов, обеспечивающий юридическую силу документа.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Даты могут иметь другую последовательность в соответствии с международными стандартами: год, месяц, число:

2005.29.12

Допускается оформление словесно-цифровой даты:

Помните!

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

После написания дата, слово «год» не ставится.

Не допускается употребление римских цифр.

Дату на документе проставляет должностное лицо, непосредственно при подписании или утверждении.

Дата может быть проставлена от руки.

Реквизит 12. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер (индекс) документа – это цифровое или буквенно – цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации. Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа.

В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов и т. д. к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости – код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Реквизит состоит из трафаретной части «_________№_______», которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.

Реквизит 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ:

На № 03–15/ 45 от 29.12.2005

Реквизит 14. Место составления или издания документа

Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений. Например:

Москваг. Балаково Саратовской обл.

г. Георгиевск Ставропольского краяс. Ивановка Мытищинского района Московской области.

Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации:

Самарская академия культуры и искусств

Помните!

Необходимо учитывать административно – территориальное деление, так как возможны повторения наименований некоторых населенных пунктов в различных регионах.

Сокращение «г.» не ставится при названии «Москва» и при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург».

Реквизит 15. Сведения об адресате

Адресат – это организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо, кому адресован документ.

Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

ЗАО «БИЗНЕСКОНСАЛТ», но не

«В акционерное общество „Бизнесконсалт“

Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае указывают в дательном падеже название должности, включающее наименование организации и инициалы и фамилию руководителя. Инициалы проставляются перед фамилией:

Генеральному директору

ЗАО «Бизнесконсалт»

А. П. Игнатьеву

При адресовании документа руководителям структурного подразделения или специалистам адресование начинается с указания наименования организации в именительном падеже:

ЗАО «Бизнесконсалт»

Главному бухгалтеру

И.П. Карповой

ЗАО «Бизнесконсалт»

Начальнику отделапо связям с общественностью

С.Б. Маркину

При обращении к должностному лицу употребляется слово-обращение (академик, господин, профессор):

Президенту АКБ

«Росинвест»

г-ну Панюкину А.К.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке:

Председателю садоводческого товарищества

«Заволжские дали»

Крюкину О.П.

Если письмо адресуется организации, а не конкретному лицу, указывается наименование и почтовый адрес:

Всероссийский научно-исследовательский институтдокументоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82,

Москва, 117393

Иногда документ приходится отправлять сразу в несколько однородных организаций. Такие документы адресуются обобщенно:

Генеральным директорам предприятийгазового комплекса

При адресовании документа физическому лицу указывают сначала почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя:

Ул. Тулупная, 10, кв. 32

пос. Алексеевка,

Самарской обл., 419108

И.С. Шептуну

При адресовании внутренних документов можно указать только название подразделения или должность, инициалы и фамилию его руководителя.

Помните!

Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти и управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам.

Реквизит проставляется на бланке документа справа.

Старайтесь направлять документ конкретному лицу.

На документе может быть указано не более четырех адресов.

Реквизит 16. Гриф утверждения документа

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Управленческие документы, требующие грифа утверждения.

Акты, задания, инструкции, нормативы, перечни, отчеты, планы, программы, положения, сметы, тарифные ставки, формы унифицированных документов, штатные расписания, должностные инструкции, расценки на производство работ или услуг.

Документ утверждается:

Должностным лицом (руководителем);

Изданием соответствующего распорядительного документа;

Коллегиальным органом.

При утверждении документа гриф содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Бизнесконсалт»

Подпись А. П. Игнатьев

29.12.2005

Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении.

УТВЕРЖДЕНО

приказом

Генерального директора

ЗАО «Бизнесконсалт»

от 29.12.2005 № 178

Если на документе несколько грифов утверждения, то они располагаются параллельно (слева и справа) на одном уровне.

Помните!

Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек.

При утверждении документа наименование утверждающего документа приводится в творительном падеже.

При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне.

Реквизит 17. Резолюция

Резолюция – это надпись на документе, которую проставляет должностное лицо и содержит принятое им решение.

Указания по исполнению документа должны содержать: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.

Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

И.С. Боткину

Подготовить проект контрактак 26.12.2005

Подпись 12.12.2005

Если в документе указано несколько исполнителей, то первый назначается ответственный, но ни каких дополнительных пометок не делается.

Реквизит 18. Заголовок к тексту

Заголовок текста – это краткое содержание документа.

Грамматически заголовок согласован с наименованием вида документа:

приказ о приеме на работу, протокол собрания акционеров, должностная инструкция инженера – технолога, положение об отделе внешних контактов, правила внутреннего трудового распорядка, распоряжение о предоставление отпуска работнику.

Помните!

Заголовок располагается слева над текстом документа.

Заголовок к тексту на документах формата А5 не указывается.

Заголовок печатается под реквизитами бланка без кавычек и не подчеркивается.

В конце заголовка точка не ставится.

Объем не должен превышать 5 строк, в каждой не более 28–30 знаков.

Реквизит 19. Отметка о постановке документа на контроль

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Существует два вида срока исполнения документа:

1) типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, для группы типовых документов (например, для обращений граждан) срок исполнения типовых запросов и т. д.;

2) индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.

В соответствии с ГОСТ отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.

Реквизит 20. Текст документа

Текст документа – это основной реквизит документа, который содержит объективную и достоверную информацию, изложенную кратко, точно, ясно и безупречно в юридическом отношении.

В соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках текст документа составляют на русском или национальном языке.

Документ может быть представлен в виде анкеты, таблицы, текста.

Тексты большого объема разбиваются на параграфы, пункты, подпункты, разделы, которые нумеруются арабскими цифрами:

1.1.Подраздел

1.1.1.Пункт

1.1.1.1.Подпункт

Связанный текст большого размера, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывается причина, основание и цель составления документа.

Во второй части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят»).

Текст в форме анкеты содержит постоянную информацию об одном объекте по ряду показателей. Анкетные тексты чаще всего используются в кадровых и маркетинговых документах.

Текст в форме таблицы содержит информацию о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы широко используются в отчетных, плановых, финансовых и других документах.

Если таблица размещается на нескольких страницах, графы нумеруются, и на следующих страницах печатаются только номера граф. Если документ содержит несколько таблиц, то над таблицей справа пишется слово «Таблица» и указывается ее порядковый номер без знака

Связный текст может составляться произвольно либо на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации:

Применение трафаретных текстов позволяет значительно повысить быстроту составления документов, при этом исключаются стадии редактирования текста и перепечатки. Особенно эффективно использование трафаретов при составления документов на компьютера.

Помните!

Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:

1) федеральные органы государственной власти;

2) в органы государственной власти субъектов РФ;

3) в организации и на предприятия, не находящиеся в ведении данного субъекта;

4) в организации и на предприятия, расположенные на территории других субъектов РФ.

Реквизит 21. Отметка о наличии приложений

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте.

Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т. д. оформляются в следующем порядке.

Если в тексте содержится полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно.

Приложение: на 3 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не указанное в тексте, то в отметке о его наличии необходимо указать полное наименование входящих в него документов.

Приложение: 1. Типовая инструкция по делопроизводству – на 2 л. в 2 экз.

2. Перечень документов с указанием сроков хранения – на 4 л. в 2 экз.

Если к письму прилагается документ, уже имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом.

Приложение: Договор аренды от 03.04.2003 № 07/23 и приложения к нему, всего на 12 л.

На сброшюрованных приложениях количество листов не указывается.

Если документ отправляют в несколько адресов, а приложение к нему – не во все адреса, то это отражают в отметке о наличии приложения.

Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес

На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово «Приложение», арабскими цифрами номер приложения (если их несколько), наименование, дата и номер основного документа.

Приложение 1

от 26.12.2005 № 76

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

Приложение 1

к приказу директора ЗАО «Атлант»

от 26.12.2005 № 76

Реквизит 22. Подпись

Подпись – это обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. В состав реквизита «Подпись» входят:

1) наименование должности лица, подписавшего документ (с названием организации, если документ оформлен не на бланке, и без названия организации, если документ оформлен на бланке);

2) личная подпись;

3) расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Генеральный директор ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись А.П. Игнатьев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой, в соответствии с занимаемой должностью:

Генеральный директор ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись А. П. Игнатьев

Главный бухгалтер ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись И.П. Карпова

Если документ подписывают несколько равных по должности лиц, их подписи располагаются на одном уровне, например.

Все экземпляры документов, остающиеся в делах предприятия, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют лишь копии исходящих писем, в которых вместо подписи ставится отметка о заверении копии.

Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа была предусмотрена, отсутствует, то документ может быть подписан его заместителем или лицом, исполняющим его обязанности. При этом обязательно следует указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Исправления «Зам.» или «И.О.» вносятся от руки или машинописным способом, не допускается ставить косую чету или предлог «за» перед наименованием должности.

Документы коллегиального органа (Общего собрания участников АО, Совета директоров и т. п.) подписываются председателем этого органа и секретарем.

B документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (Председатель, Члены комиссии).

Реквизит «Подпись» проставляется под реквизитом «Текст» и печатается следующим образом: должность – от границы левого поля; расшифровка подписи – после 48 печатных знаков от границы левого поля

Реквизит 23. Гриф согласования

Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в тексте документа, необходимое для принятия правильных управленческих решений. Согласование может осуществляться как с должностными лицами внутри организации (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). К внешнему согласованию относится и согласование документа с общественными объединениями (советами трудовых коллективов, профсоюзными органами и т. п.).

При внутреннем согласовании применяется визирование документов, при внешнем – гриф согласования.

Гриф согласования содержит слово «СОГЛАСОВАНО» без кавычек, наименование должности лица, с которым согласуется документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела по связямс общественностью

ЗАО «Бизнесконсалт»

Подписи С.Б. Маркин

29.12.2005

При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа (в именительном падеже) его дату и номер

СОГЛАСОВАНО

Протокол собрания акционеров

26.12.2005 № 6

Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс документа:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Президиума РАН

от 26.12.05 № 08-124

Помните!

Реквизит «Гриф согласования» располагается ниже реквизита «Подпись», а если грифов согласования несколько, то их, как правило, располагают на отдельном листе согласования.

Реквизит 24. Визы согласования документа

Визы согласования документа – реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации – автора документа с его содержанием.

Документ - визируется в зависимости от характера и содержания документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, руководителем службы делопроизводства.

Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего:

Подпись А.С. Антоненко

29.12.2005

Если есть замечания к документу, то делается пометка об их наличии:

Замечания прилагаются

Директорзавода «Красная заря»

Подпись А.С. Антоненко

29.12.2005

Визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма).

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Реквизит 25. Оттиск печати организации

Оттиски печати с изображением Государственного герба РФ, герба субъекта РФ, герба города, района Российской Федерации, а также печати организаций (с наименованием организаций), не имеющих право изображать государственную символику (далее – печать), ставятся на документах, требующих удостоверения подлинности подписи в соответствии с действующим законодательством или нормативным актом организации. Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск печати: акты, договоры, доверенности, гарантийные письма, поручения, сметы, удостоверения, уставы и положения об организациях, штатные расписания, нормы и др.).

Печати бывают гербовыми и простыми.

Гербовая печать круглая, в центре расположено изображения герба, а по окружности указывается полное название учреждения.

Простые печати по форме могут быть: круглые, квадратные, треугольные и прямоугольные. На таких печатях нет изображения герба, а только название учреждения или его структурного подразделения.

Помните!

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Письма, выполняемые на бланках не требуют удостоверения печатью.

Перечень документов, на которых ставится гербовая печать:

1) гражданско-правовые договоры или контракты (о поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.);

2) трудовые договоры, договоры о материальной ответственности;

3) доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);

4) акты приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.;

5) гарантийные и коммерческие письма (на выполнение работ, услуг и т. д.);

6) справки, подтверждающие юридический факт;

7) официально-личные документы (диплом об образовании, трудовые книжки, свидетельство о браке и т. д.);

8) бухгалтерские документы (наряды и др.);

9) заявление на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.;

10) поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в баю на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);

11) реестры чеков, бюджетных поручений, представляемые в банках

12) справки о выплате страховых сумм, отчисленной и причитающейся зарплат и т. д.;

13) смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.);

14) заявки на оборудование и т. д.;

15) командировочные удостоверения;

16) образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

17) спецификации (изделий, продукции и т. д.);

18) штатные расписания и изменения к ним.

Реквизит 26.Отметка о заверении копии документа

Данный реквизит проставляется для придания копии юридической силы. Отметка о заверении копии документа состоит из слова «верно», наименовании должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Верно

Начальник отдела по связям с общественностью

ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись С.Б. Маркин

29.12.2005

Помните!

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.

Документ, посланный по факсу не имеет юридической силы, поэтому заверенные копии высылаются по почте.

Реквизит 27.Отметка об исполнителе документа

Реквизит обеспечивает оперативную связь с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения каких-либо вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.

Располагается реквизит на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Ю.П. Кондратьева

248 75 39

Юлия Павловна Кондратьева 248 75 39

Если документ подлежит размножению, то отметка об исполнителе ставится на лицевой стороне.

Реквизит 28.Отметка об исполнении документа и направления его в дело

Реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.

Помните!

Реквизит включает в себя:

Слово «В дело»;

Номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);

Подпись исполнителя документа;

Дату проставления отметки.

Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения.

В дело 13–45 за 2005 г.

Подпись 24.01.2005

Направлено письмо

23.12.2005 № 01–11/201

В дело 7–1 Подпись 24.12.2005

Сообщено по телефону О.А.Антоновой 23.12.2005

В дело 02-7

Подпись 24.12.2005

Реквизит 29.Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа.

Реквизит включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.

Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

Реквизит 30.Идентификатор электронной копии документа

Идентификатор электронной копии документа – это отметка, которая проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и другие поисковые данные, принятые в организации.

Желательно указывать полный путь к файлу:

С: \Приказы по личному составу\ Измайлов

ГОСТ Р6.30-2003 содержит требования к бланкам на которых оформляются документы предприятия. В соответствии с требованием ГОСТа используются бланки формата А4 (210х297 мм) или А5 (148х210).

Таблица 1. Размерные характеристики потребительских бумажных форматов (мм)

Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов.

На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее (включая поле для реквизитов 01,02,03,16,19) – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм.

Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать бланки, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.

Исключительно типографским способом изготавливаются бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта Федерации и являющиеся объектом строгой отчетности. Этим же правилом следует руководствоваться при изготовлении бланков организаций и изображении зарегистрированного логотипа организации.

ГОСТ устанавливает следующие виды бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица:

1) общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);

2) бланк письма;

3) бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Бланки всех видов могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения документов. При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка.

В случаях, когда реквизиты, печатаемые на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов. При этом каждый реквизит указывается сверху на национальном языке, а ниже – на русском.

1.2. Стилистика деловой документации

Язык – совокупность средств речевого взаимодействия людей. Литературный язык – тип речи, который исторически сложился на базе русской письменности и литературы. Это язык литературы и искусства, науки, государственных учреждений, школы, печати, радио и телевидения. Как средство общения в масштабе нации, государства литературный язык противостоит, с одной стороны, диалектам (особенностям местных, территориально ограниченных говоров), с другой – жаргонам (особенностям речи узких социальных прослоек и групп).

Официально-деловой стиль – это особенности языка служебных, в первую очередь организационно-распорядительных (акт, отчет, служебное письмо, постановление, приказ и т. д.), а также дипломатических документов.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: «необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства» (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), «удешевить себестоимость» (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость; возможный вариант: «снизить себестоимость»).

Язык служебных документов имеет некоторые особенности.

1. Необходимыми качествами документов являются полнота и своевременность информации, точность, лаконизм формулировок. Основная задача составителя документа – предельно четко отразить сведения, имеющие (приобретающие) правовую силу.

Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказываются, например, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия). Использование разговорных, просторечных, диалектных и т. п. слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо.

2. Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых текстах, и общая регламентация формы документов обусловливают другую важнейшую особенность деловой речи высокую частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. В качестве простейшего примера можно указать на абсолютное преобладание форм именительного падежа в элементах оформления документов, в текстах, построенных по принципу анкет или таблиц.

Слово – ключевая единица языка. Словами обозначают предметы, признаки, действия. Из слов состоят предложения – основное средство выражения мысли.

Большую роль в речи играют местоимения. Особую роль играют местоимения. Они не обладают лексическим значением, однако в речи приобретают вполне конкретный смысл, поскольку заменяют полнозначные слова или указывают на них. Частицы, предлоги, союзы выполняют служебные функции – участвуют в образовании сложных форм слов, придают словам или предложениям дополнительные смысловые оттенки, служат средствами связи между словами или частями текста и т. д. Междометия – это речевые жесты, сигнализирующие об эмоциональном восприятии говорящим той или иной жизненной или речевой ситуации.

Помните!

Использование в деловой речи междометий не допустимо.

Речевые ошибки, связанные с незнанием значения слова.

Смысловая точность речи – одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового текста. Неправильно выбранное слово сожжет исказить смысл сообщения, создать возможность двояко толковать ту или иную фразу и придать тексту нежелательную тональность, поэтому важно правильно употреблять отдельные слова и словосочетания.

Паронимы – это близкие по звучанию однокоренные слова, различающиеся значением: гарантированный – гарантийный, поместить – разместить, вдохнуть – вздохнуть. Смешение паронимов является одним из наиболее грубых нарушений норм литературной речи.

Синонимы – это слова с одинаковым или очень близким значением: будущий – грядущий, спешить – торопиться, построить – соорудить. Невнимание к оттенкам значений синонимов, незнание традиционных норм лексической сочетаемости может привести к смысловой ошибке.

Плеоназм (от греч. – переизбыток) – это частичное совпадение значений слов, образующих словосочетание: памятный сувенир (сувенир – подарок на память), совместное сотрудничество (сотрудничество – совместное решение проблем, совместная работа). Наличие плеоназмов в тексте принято рассматривать как речевой недостаток, неумение выразить мысль точно и лаконично.

Нарушением норм литературной правильности и культуры речи является также тавтология – смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: Польза от использования навесных агрегатов…; Следует учитывать следующие факты…; Данное явление полностью проявляется в условиях. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание.

Омонимы – это слова, совпадающие по звучанию, но различающиеся по смыслу: лук – «оружие» и лук – «растение»; брак – «супружество» и брак «изъян, дефект, недостаток».

Употребление лексики устной речи.

Лексика устной речи охватывает различные группы слов, неравноценные как по объему, так и по своему месту в языке. Различают слова разговорные и просторечные.

К разговорным относят слова типа говорун, зазнайка, умелец, буянить, пугнуть, позабавить, добренький, покрепче. Их употребление ограничено сферой непринужденного, неофициального общения. Эти слова часто используют в разговоре, в дружеской переписке, однако они оказываются неуместными в официальных текстах.

К просторечным принято относить слова типа баба, бабье, сопли, блажить, брехать, сквалыжничать. Такие слова воспринимаются как вульгарные.

К просторечным примыкают жаргонные слова – лексика, присущая некоторым узким социальным прослойкам: пара – «два», шпора – «шпаргалка» – из жаргона учащихся; медведь – «несгораемый шкаф», наколоть – «украсть» – из жаргона уголовников и др.

Близка к жаргонной профессионально – жаргонная лексика: баранка – у шоферов «рулевое колесо», а у спортсменов и болельщиков «ноль очков»; лапоть – у рыбаков «крупный окунь»; закозлить – у летчиков «плохое приземление самолета». Получая общую известность, жаргонные и профессионально-жаргонные слова переходят в разряд просторечных.

Особое место в лексике устной речи занимают диалектизмы – слова, присущие местным народным говорам: зоркий – «ясный, солнечный, но холодный ветреный день»; нальё – «каменистая гряда на дне озера», а также такие формы слов, как придеть (вместо придет), бывалыча (вместо бывало) и др.

Если употребление разговорных слов возможно в любых условиях, кроме официальных текстов, то использование просторечных слов, жаргонизмов и диалектизмов допустимо только в качестве особых стилистических средств (например, в художественных и публицистических произведениях, когда требуется воспроизвести языковые особенности среды, дать речевую характеристику героев).

В иных условиях использование лексики устной речи, с точки зрения норм современного литературного языка, недопустимо .

В общесоюзных классификаторах технико-экономической информации и других нормативно-технических документах используется нормированная терминология.

К специальной лексике относятся также профессионализмы . Профессионализмы возникают в основном в двух случаях:

1) когда специальность или род деятельности не имеет своей развитой терминологии (например, охота, рыболовство, игры и т. д.);

2) как разговорные, неофициальные заменители терминов; например, в живой речи очень часто упрощаются официально принятые терминологические сочетания: карданное устройство – кардан, передаточный механизм – передача и др.; нередко появляются русские варианты заимствованных терминов: офтальмолог – глазник, трансплантация – пересадка и др.

Профессионализмы обычно общепонятны и в пределах той или иной специальности общеупотребительны. Однако их использование в официальных текстах нежелательно.

В лексике с одной стороны присутствует устарелая лексика, с другой – новые слова (так называемые неологизмы). Возникновение новых слов и утрата языком устарелых – явление закономерное: новые понятия требуют своего языкового воплощения; напротив, ряд явлений уходит в прошлое, некоторые понятия утрачивают свою актуальность, своё общественное значение.

Основное условие правильного использования неологизмов и устарелых слов – оправданность их употребления в данном контексте. В официально-деловых текстах нельзя употреблять архаичные канцеляризмы типа на ваше благоусмотрение, прилагаю при сем, вышепоименованный нарушитель, по получении таковых. Неуместны в них и многие новые профессионализмы, особенно в тех случаях, когда мысль может быть выражена словами общелитературного употребления или с помощью «узаконенных» терминов.

Заимствованными называют слова, пришедшие в русский язык из других языков. Заимствование слов, присущее всем языкам, обусловлено торговым, научно-техническим, культурным общением народов. Овладение новыми понятиями часто сопровождается усвоением их иноязычных названий, обозначений.

Правильное использование заимствованных слов в некоторых случаях представляет известные трудности. Основная из них – употребление заимствованных слов в том или ином стиле языка, в том или ином контексте.

Фразеологизмы – это совокупность устойчивых, целостных по составу и значению сочетаний слов и выражений типа витать в облаках, ахиллесова пята, удельный вес, сизифов труд.

Помните!

Не следует применять фразеологизмы в служебных документах. Однако при подготовке выступления руководителя возможно правильное применение фразеологизмов.

Для того, чтобы не допускать ошибок при составлении деловой документации и подготовке выступлений и докладов, секретарю необходимо уметь ориентироваться в словарях и справочных изданиях по русскому языку и практической стилистике.

Толковые словари. В толковом словаре русского языка дается истолкование слов, т. е. объясняется, в каком значении употребляется слово, какие оттенки смысла оно способно выразить.

В толковом словаре указывается также правописание слова, отмечаются особенности образования грамматических форм, приводятся фразеологические обороты с данным словом и т. д. Очень важно то, что во многих толковых словарях отмечается стилистическая окраска слов, указывается, когда по преимуществу используется слово и какими выразительными возможностями обладает.

«Толковый словарь русского языка» под редакцией Д. Н. Ушакова. Этот толковый словарь является нормативным: в нем отражено современное литературное словоупотребление. Нормативный характер словаря проявляется и в строгом отборе слов, и главным образом в системе стилистических помет, показывающих, как и когда может быть употреблено то или иное слово. «Толковый словарь» под редакцией Ушакова сохраняет свое значение и в наши дни. Нужно только помнить, что со времени выхода словаря изменились написания и значения некоторых слов; по-иному оценивается и стилистическая принадлежность многих слов.

В «Словаре русского языка» С.И. Ожегова отмечаются по преимуществу основные значения слов. Толкования формулируются очень кратко. Предельно сокращен иллюстративный материал.

В. Даль «Толковый словарь живого великорусского языка (в 4 томах). Наряду с лексикой литературного языка первой пол. 19 в. здесь представлены областные слова, терминология разных профессий и ремесел, около 30 тысяч пословиц и поговорок.

К толковым словарям русского языка примыкают словари иностранных слов . Основное их назначение – дать объяснение словам и терминам иноязычного происхождения, встречающимся в литературе (научной, технической, общественно-политической и др.).

Словарь иностранных слов содержит иностранные слова и терминологические сочетания, вошедшие в разное время в русский язык. Это общеупотребительная лексика и термины по различным отраслям знаний. В своей основе это толковый словарь. Однако отличие от толковых словарей русского языка в нем подробных примеров употребления того или иного слова. При истолковании значений нередко даются сведения энциклопедического характера. Обязательно указывается происхождение слова.

Словари-справочники правильности современного словоупотребления. Орфоэпические и орфографические словари.

В словарях-справочниках правильного словоупотребления рассматриваются различные трудности, связанные с выбором слов. Основная цель таких справочников – помочь пишущему выбрать из существующих в языке различных способов выражения наиболее правильные, наиболее уместные в той или иной конкретной речевой ситуации.

Словарь-справочник «Правильность русской речи» Л. П. Крысина и Л.И. Скворцова . Основным материалом для этой книги явились наблюдения над словоупотреблением в периодической печати, художественной литературе, в научно-популярных изданиях и в разговорной речи последних десятилетий.

«Трудности русского языка. Словарь-справочник журналиста» под ред. Л.И. Рахмановой. Этот словарь содержит слова, при употреблении которых возникают различные трудности. Он составлен на основе материалов газет, общественно-политических и научно-популярных журналов, радио– и телепередач.

Словарь-справочник «Трудные случаи употребления однокоренных слов русского языка» Ю.А. Бельчикова и М.С. Панюшевой. Это справочник нормативного употребления тех однокоренных слов, которое в письменной и устной речи вызывает трудности в силу сходства этих слов: воинственный – воинствующий, выплата – оплата – плата и др. В словаре представлены по преимуществу распространенные слова; слова специальные, а также диалектные, просторечные и устарелые, как правило, не рассматриваются. В каждой словарном статье приводятся примеры правильного и разъясняются случаи неправильного употребления слова.

«Словарь трудностей русского языка» Д. Э. Розенталя и М. А. Теленковой . В словаре не только регистрируются трудные случаи написания, произношения, словоупотребления, но и даются рекомендации нормативного характера. В ряде случаев составители приводят стилистическую характеристику слов, словосочетаний, различных форм и конструкций, вариантов произношения, включают пометы, указывающие на сферу распространения.

«Словарь грамматических трудностей русского языка» Т.Ф. Ефремовой и В.Г. Костомарова состоит из двух частей. В первой систематизированы грамматические категории существительного, прилагательного и глагола. Вторая часть содержит статьи, посвященные словам, в употреблении которых есть трудности.

В орфоэпических словарях указываются нормы литературного произношения слов. Так, в них отмечается место постановки ударения в слове, особенности произношения некоторых сочетаний звуков, особенности образования и произношения отдельных форм слов и т. д.

«Словарь ударений для работников радио и телевидения» Ф.Л. Агеенко и М. В. Зарвы. В отличие от других изданий такого типа в этот словарь включены сведения о произношении многих имен собственных.

«Орфоэпический словарь русского языка» под ред. Р.И. Аванесова содержит не только сведения о произношении и ударении, но и о грамматических формах 63 500 слов.

По орфографическому словарю проверяется правильность написания слов. Наиболее полным из современных орфографических словарей является «Орфографический словарь русского языка» под редакцией С. Г. Бархударова, И. Ф. Протченко, Л. И. Скворцова.

Полезными могут быть словари-справочники «Слитно или раздельно?» Б.3. Букчиной и Л. П. Калакуцкой , «Прописная или строчная?» Д. Э. Розенталя.

«Фразеологический словарь русского языка» под редакцией А.И. Молоткова. В словаре даны толкования значений фразеологизмов, приведены различные формы их употребления их синонимы и антонимы, а в некоторых случаях – сведения о происхождении фразеологизмов. На примерах из классической и современной русской литературы показано, как фразеологизмы употребляются в речи.

Прочие словари.

Александрова З.Е. «Словарь синонимов русского языка». В словаре даются синонимы и синонимические сочетания слов, т. е. слова и сочетания слов, тождественные и близкие по значению. Они составляют ряд, в которых словарные единицы расположены в зависимости от степени близости из значения к значению исходного заглавного слова.

Ахманова О.С. «Словарь омонимов русского языка». Словарь включает свыше 2000 словарных статей, содержащих пары или группы омонимов (слов, совпавших по звучанию в результате различных языковых процессов, например, коса – «волосы», коса – «орудие для косьбы» и коса – «отмель»). В словарной статье содержатся указания на тип образования омонимов, а также грамматические, стилистические и другие сведения, подчеркивающие противопоставленность омонимов. К словарю даются указатели и приложения.

Львов М.Р. «Словарь антонимов русского языка». В словаре помещены широкоупотребительные в современном русском языке антонимы, объединенные в пары. В словарных статьях раскрываются значения антонимов, приводятся сведения об антонимической синонимике, гнездах антонимов, приведены примеры из произведений художественной литературы, иллюстрирующие употребление антонимов.

Правила цитирования.

Часто при подготовке выступления руководителя используются цитаты, при оформлении которых необходимо соблюдать следующие требования:

1) цитирование должно быть полным. Недопустимо сокращать цитаты, оставляя в них лишь какую-то часть рассуждений, доводов, нужных автору;

2) цитируемый текст должен приводиться в кавычках без изменений. Недопустим пропуск слов, предложений или абзацев без указания на то, что такой пропуск делается (такие пропуски обычно обозначаются отточием). Недопустима замена слов. Должны сохраняться все особенности авторских написаний;

3) нельзя объединять в одной цитате несколько выдержек, взятых из разных мест цитируемого источника (хотя эти выдержки могут быть и логически связанными, и однородными по материалу;

4) все цитаты должны сопровождаться указаниями на источник.

Сокращения.

В текстах документов используются различные виды сокращений, которые изложены в «Словаре сокращений русского языка»:

1) почтовые сведения:

г. = город, обл. = область, р-н = район,

а/я = абонентский ящик, пр-д = проезд, пр-т = проспект;

2) географические понятия:

оз. = озеро, р. = река;

3) наименование должностей и званий:

проф. = профессор, член. – корр. = член-корреспондент, и. о. = исполняющий обязанности;

4) слово «год»: в 2005 г., в 2002–2004 гг., в 2003/2004 отчетном году;

5) денежные единицы: 300 руб., 70 коп., 30 р. 75 коп., б тыс. рублей, 18 млн долларов;

6) текстовые обозначения:

7) единицы измерения:

кг = килограмм, км = километр, га = гектар, 0С = градус Цельсия, Вт = ватт.

Официально узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций. Некоторые из них по первым буквам полного наименования (буквенные аббревиатуры), например, МГУ (Московский государственный университет); по слоговому принципу, например, Минздравсоцразвития (Министерство здравоохраненияи социального развития); по смешанному принципу, например Гипрохолод (Государственный институт по проектированию холодильников, фабрик мороженного, заводов сухого и водного льда и жидкой углекислоты). При этом буквенные аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются как обычные слова. Исключение составляют слово ГЭС и подобные, которые не склоняются.

Сокращенная запись слов полностью отвечает стремлению уместить максимальное количество информации в минимальном объеме текста. Но сокращенные написания должны быть понятны читающему, например, сокращения «бук.», «бух.» известны только специалистам («бук.» – буксир, «бух.» – бухта). Однако документ, в котором употреблено слово в сокращенном виде, может быть предназначен для очень широкого круга лиц. В этом случае сокращение должно быть заменено полным написанием. Необходимо учитывать и то, что насыщенность текста сокращениями как бы снижает официальный тон документа.

Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например, в одном тексте сокращать слово «район» и «р.», и «р-н». Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр. Исключение составляют единицы физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы.

В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т. д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например, «Иванов В.В.», или «В.В.Иванов», она и в дальнейшем должна писаться так же.

Название должности главы государства пишется с прописной буквы:

Президент Российской Федерации.

В названиях органов при Президенте Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные:

Руководитель Администрации Президента Российской Федерации;

Советник Президента Российской Федерации;

Председатель Правительства Российской Федерации;

Все слова с прописной буквы пишутся в следующих названиях:

Правительство Российской Федерации;

Коллегия Правительства Российской Федерации;

Совет Министров Республики Башкортостан и т. п.

В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов государственного управления Российской Федерации и республик в ее составе с прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные или названия других учреждений, эти имена собственные и названия пишутся так же, как при самостоятельном употреблении. Во множественном числе или не в качестве имени собственного названия указанного типа пишутся со строчной буквы: «правительство», «министерство», «республиканские министерства», «государственный комитет», «государственные комитеты».

Названия органов судебной власти принято писать так:

Конституционный Суд Российской Федерации;

Верховный Суд Российской Федерации;

Высший арбитражный суд Российской Федерации.

Аналогичным образом пишутся названия соответствующих органов и должностей в республиках в составе Российской Федерации:

Верховный Суд Республики Башкортостан;

Высший арбитражный суд Удмурдской Республики.

Во всех остальных случаях слова «суд», «судья», «государственный арбитр» пишутся со строчной буквы.

В названиях актов высших органов государственной власти и управления Российской Федерации прописные буквы употребляются следующим образом:

Конституция (Основной Закон) Российской Федерации;

Декларация прав и свобод человека и гражданина;

Федеративный договор;

Основы законодательства Российской Федерации;

Закон Российской Федерации «О прокуратуре Российской Федерации»;

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях;

Указ Президента Российской Федерации;

Распоряжение Правительства Российской Федерации.

С прописной буквы пишутся названия должностей в системе государственной власти и управления Российской Федерации:

Со строчной буквы пишутся названия следующих должностей:

Начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации;

Начальник Контрольного управления Администрации Президента Российской Федерации;

Первый заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации;

Заместитель Министра здравоохранения Российской Федерации;

Глава администрации Красноярского края;

Губернатор Сахалинской области;

Мэр Санкт-Петербурга.

Названия должностей руководителей общественных организаций пишутся со строчной буквы:

Председатель Федерации независимых профессиональных союзов России;

Президент Союза арендаторов и предпринимателей России.

С прописной буквы пишутся такие звания, как Герой Российской Федерации. Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы, в других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы. Например: «установить почетное звание „Народный артист Российской Федерации“», «присвоить почетное звание „Народный художник Российской Федерации“» (но: «наградить народного артиста Российской Федерации»).

Воинские звания, ученые степени и звания пишутся со строчной буквы:

Маршал артиллерии;

Генерал армии;

Адмирал;

Академик;

Действительный член Российской академии наук;

Доктор технических наук;

Существуют так называемые условные имена собственные. В особом стилистическом употреблении с прописной буквы пишутся слова «Родина», «Отчизна», «Человек» и др.

Со строчной буквы пишется первое слово в следующих словосочетаниях:

Государственная граница Российской Федерации;

Государственная награда Российской Федерации.

Слово «Государственный» пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях:

Государственный герб Российской Федерации;

Государственный гимн Российской Федерации;

Государственный флаг Российской Федерации;

Государственная программа…

Названия праздников и памятных дней.

В названиях праздников, памятных дней и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные или слова, выступающие в качестве имени собственного: День Конституции Российской Федерации, Восьмое марта, Новый год, День российской науки, День Победы, День защитников Отечества.

Слово «праздник» пишется со строчной буквы, если не входит в официальное название праздника.

Названия постоянно проводимых праздников и других массовых мероприятий пишутся со строчной буквы без кавычек: день открытых дверей, день встречи выпускников; месячник безопасности движения.

Если слово «день» не является первым в названии конкретного праздника, оно пишется со строчной буквы:

Всемирный день окружающей среды;

Всемирный день ребенка;

Международный день учителя;

Международный день мира.

Названия религиозных праздников и постов в светской литературе в последнее время пишутся с прописной буквы: Великий пост, Пасха, Страстная неделя.

В официальных документах в названиях религиозных праздников с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Рождество Христово.

Географические названия.

С прописной буквы пишутся все слова, входящие в состав географических названий, за исключением родовых географических терминов (остров, море, гора, озеро и т. д.), употребляемых в прямом значении, служебных слов, а также слов «имени», «памяти», «лет», «года».

Например: Урал, Западная Сибирь, Новый Свет, Центральная Азия, водопад Виктория, долина Тамашлык, Западно-Карельская возвышенность, залив Благополучия, мыс Доброй Надежды, остров Новая Земля, Сахара, Главный Кавказский хребет, Москва, Саратов.

Страны света, части света.

С прописной буквы пишутся названия стран света (простые и составные), когда они употребляются вместо географических названий: народы Востока (т. е. восточных стран), Дальний Восток, страны Запада, Крайний Север.

В остальных случаях названия стран света пишутся со строчной буквы: запад, юго-восток.

Части света пишутся с прописной буквы: Европа, Азия, Америка, Антарктида, Африка, Австралия.

Географические области и зоны.

Пишутся со строчной буквы: лесостепная полоса, лесотундровая зона.

Участки течения рек и плесов.

Пишутся со строчной буквы, если они не входят в состав сложных собственных названий: верхняя Припять, нижняя Березина, средний плес Волги, но: Верхняя Тура, Нижняя Тунгуска.

Геологические бассейны, месторождения ископаемых, бассейны рек.

Пишутся с прописной буквы, кроме родовых слов: бассейн Волги, Волжско-Уральский нефтегазоносный бассейн, Вятско-Камское месторождение фосфоритов, Средиземно-морский бассейн.

Морские пути.

С прописной буквы пишется первое слово: Северный морской путь.

Служебные слова в середине сложных русских и иноязычных географических названий.

Пишутся со строчной буквы и соединяются двумя дефисами: Айн-эль-Хаджель, Комсомольск-на-Амуре, Пинар-дель-Рио, Пуэрто-де-Чоррера, Санта-Мария-ди-Леука, Франкфурт-на-Майне, Шатильон-сюр-Эндр, Шуази-ле-Руа.

Географические названия с родовым понятием, потерявшим свое прямое значение.

Существительные (типа лес, поляна, рог, церковь) пишутся с прописной буквы, если они употреблены не в прямом значении и называют объект условно: Золотые Ворота (пролив), Советская Гавань (город), Огненная Земля (остров), Чешский Лес (горы), Золотой Рог (бухта), Вятский Увал (возвышенность), Белая Церковь (город).

Родовые иноязычные слова в составе географических названий.

Пишутся со строчной буквы в том случае, если они вошли в русский язык в качестве нарицательных существительных (фьорд, каньон и др.): Варангер-фьорд.

В остальных случаях принято написание с прописной буквы: Йошкар-Ола (ола – город), Сьерра-Невада (сьерра – горная цепь).

Названия государств

В официальных названиях государств все слова пишутся с прописной буквы: Российская Федерация – Россия, Австралийский Союз, Иорданское Хашимитское Королевство, Государство Израиль.

Пишутся через дефис названия государств: Гвинея-Бисау, Кабо-Верде, Коста-Рика, Кот-д"Ивуар, Сан-Марино, Сан-Томе и Принсипи, Сьерра-Леоне.

Все слова в неофициальных общепринятых названиях зарубежных стран и их частей, кроме родовых (берег, побережье, материк, континент, центр, зона и т. п.), пишутся с прописной буквы: Альбион, Англия, Внутренняя и Внешняя Монголия, Северная Италия, Соединенное Королевство.

В образных названиях зарубежных стран с прописной буквы пишутся либо первое слово, либо слово, подчеркивающее характерный признак называемого объекта: Страна восходящего солнца (Япония), Страна утренней свежести (Корея).

Употребление местоимений.

Местоимения пишутся с прописной буквы как форма вежливого обращения к одному лицу в официальных отношениях, личных письмах: Прошу Вас… Сообщаем Вам…

При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы: Уважаемые господа, ваше письмо…

С прописной буквы указанные местоимения пишутся также в анкетах: Где Вы проживали раньше? Состав Вашей семьи.

Личные имена.

В именах, отчествах, фамилиях, псевдонимах, с прописной буквы пишутся все входящие в них слова:

Александр Дюма, Максим Горький (Алексей Пешков), Всеволод Большое Гнездо.

Но: Дюма-отец, Федоров-старший и т. п., где отец, старший и т. п. не перешли в разряд прозвищ и являются нарицательными.

С прописной буквы пишутся:

Индивидуальные имена, употребляемые в качестве нарицательных, но не утратившие индивидуального значения:

– будущие Суворовы и Нахимовы;

Индивидуальные мифологические и религиозные имена:

– Сизиф, Каин, Афродита;

Имена действующих лиц в художественных произведениях:

– Золушка, Буратино, Снегурочка.

Со строчной буквы пишутся:

Имена, утратившие значение собственных и употребляемые в смысле нарицательных:

– обломовы, маниловы.

Названия единиц величин, образованные от имен лиц:

– ом, ампер, паскаль.

Названия оружия, предметов бытового обихода, образованные от имен лиц, пишутся со строчной буквы без кавычек:

– браунинг, кольт, максим, толстовка, френч, галифе.

Родовые названия мифологических существ пишутся со строчной буквы:

– ведьма, домовой.

Каждая часть русской двойной, тройной фамилии и псевдонима начинается с прописной буквы и отделяется дефисом: Петров-Водкин, Мухина-Петринская, Салтыков – Щедрин.

В западноевропейских фамилиях и именах артикли, предлоги, частицы ван, да, дас, дель, дер, дю, ла, ле, фон и т. п. пишутся со строчной буквы и отдельно от других составных частей: Людвиг ван Бетховен, Леонардо да Винчи, Лоне де Вега.

Артикли, предлоги, частицы, которые слились с фамилиями или присоединяются к ним при помощи дефиса, или такие, без которых фамилии не употребляются, пишутся с прописной буквы: Вандервельде, Декарт, Дюбуа, Ламарк, Лафонтен, Фонвизин, Ван-Гог, Дю-Белле. Исключение составляют фамилии Ламот-ле-Вайе, Риего-и-Нуньес.

Усеченная частица «де» присоединяется к другой части фамилии или имени через апостроф: Валери Жискар д"Эстэн, Луи де Бюсси д"Амбуаз, Ле Норман д"Этиоль, д"Оссиньи.

Числительные.

Для написания числительных используют три формы:

1. буквенную (три фотоаппарата);

2. цифровую (10 печатных листов);

3. буквенно-цифровую (100-тысячный).

Буквенная форма чисел используется:

При написании однозначных целых чисел, стоящих в косвенных падежах;

В названиях мероприятий.

Цифровая форма чисел используется:

В большинстве случаев цифровая форма является предпочтительней для написания многозначных чисел;

Если однозначные целые числа образуют сочетание с единицами физических величин, денежными единицами;

Если однозначные целые числа, даже в косвенных падежах, стоят в ряду с дву– и многозначными, поскольку при восприятии ряда чисел не требуется мысленно переводить их в буквенную форму в нужном падеже.

Буквенно-цифровая форма чисел используется для обозначения крупных круглых чисел (тысяч, миллионов, миллиардов) в виде сочетания цифр с сокращением тыс., млн, млрд.

Порядковые числительные в основном пишутся арабскими цифрами.

Номера съездов, конференций, конгрессов спортивных состязаний, королей, императоров, кварталов обозначаются римскими цифрами.

При употреблении количественных числительных в деловых письмах, а также в телефонном разговоре, деловой беседе, при чтении деловых текстов в официальной обстановке следует помнить, что все количественные имена числительные склоняются, при этом изменяются все части сложных и составных числительных:

До восьмисот рублей

С шестьюстами шестьюдесятью шестью рублями и т. д.

Правила составления библиографических списков.

Согласно ГОСТу 7.0-99 «Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения», библиография – это информационная инфраструктура, обеспечивающая подготовку, распространение и использование библиографической информации. Библиографическая информация – это информация о документах, необходимая для их идентификации и использования. В книге библиография показывает какие источники использовал автор для написания работы, а также включает дополнительную литературу по данной тематике. Существуют самые разнообразные виды библиографических пособий. Во всех видах библиографических пособий используется библиографическое описание – совокупность библиографических сведений о документе, его составной части или группе документов, приведенных по определенным правилам и необходимых и достаточных для общей характеристики и идентификации документа. Общие требования к библиографическому описанию документа и правила его составления: набор элементов библиографического описания, последовательность их расположения, наполнение и способ представления каждого элемента, применение условных разделительных знаков регламентируется ГОСТом 7.1-84 «Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления».

Библиографическое описание состоит из последовательных элементов, объединенных в области, которые могут повторяться. Элементы подразделяются на обязательные, которые приводятся в любом библиографическом описании и факультативные элементы, несущие дополнительную информацию о документе. Каждая область и элемент отделяются друг от друга разделительными знаками. Источником библиографических сведений является титульный лист книги или его оборот.

Правила составления библиографического описания.

Пивоваров С.Э.

Дюма А. (отец)

Чапек В.Н.

Экономика труда / В.Н. Чапек, Д.В. Максимов

Заглавие

В качестве основного заглавия приводят заглавие книги, указанное на титульном листе. Если на титульном листе приведены несколько заглавий, указывают все. Основное заглавие приводят в той форме, в которой оно дано в книге без кавычек.

После двоеточия указывают сведения, относящиеся к заглавию.

Основы управления государственной собственностью в России: проблемы теории и практики

Живая вода: Сб. рус. нар. песен, сказок, пословиц, загадок

В сведениях об ответственности указываются не только авторы, но и составители, редакторы, наименования учреждений (организаций), при участии которых опубликована книга.

Выходные данные.

Выходные данные – это сведения о том, где, кем и в какой период была опубликована книга.

Название место издания приводят в именительном падеже. При наличии двух мест издания приводят названия обоих и отделяют их друг от друга точкой с запятой.

М.; Ростов-на-Дону

В описаниях сокращаются только Москва (М.) и Санкт-Петербург (СПб.).

СПб.: Просвещение

М.: Международные отношения

Самара: Самар. ун-т

Саратов: Изд-во СЮИ МВД России

В качестве даты издания приводят год (цифрами), указанный на книге, а при его отсутствии пишут слова «Б.г.»

М.: Международные отношения, 2005

Саратов: Изд-во СЮИ МВД России, 2004

Кемерово: Дело, Б. г

Количественная характеристика

Область содержит сведения об объеме, размере книги, иллюстративном и другом материале, которым она снабжена. Объем может указываться арабскими и римскими цифрами в зависимости от нумерации, применяемой в книге.

XXVI, 603 с.

В качестве иллюстраций могут выступать рисунки, портреты, карты, атласы и т. д. Сведения об иллюстрациях разделяются запятой.

240 с.: ил., портр., карты

В книгах, монографиях и учебных материалах используются библиографические списки с сокращенным библиографическим описанием.

Полное библиографическое описание с обязательными и факультативными элементами используют в каталогах библиотек, государственных библиографических указателях, научно-вспомогательных и рекомендательных библиографических пособиях.

Чапек В.Н.

Экономика труда / В.Н. Чапек, Д.В. Максимов. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2005.-349с.

В списках литературы, указателях, пособиях порядок размещения названий книг может быть: алфавитным, систематическим или хронологическим.

Если необходимо описать статью из газеты, журнала или сборника составляют аналитическое библиографическое описание. Аналитическое библиографическое описание состоит из двух частей. Сначала приводятся сведения о составной части документа, а затем сведения о документе, в котором помещена составная часть. Эти области отделяются друг от друга двумя косыми чертами с пробелом в один знак до и после знака.

Зезюлин В.И. Резервы территориального перераспределения трудовых ресурсов // Региональные особенности формирования и использования трудовых ресурсов: Сб. науч. трудов. – М., 1987.-С.19–29.

Иванова Т.Д. Трудовая миграция россиян (некоторые результаты социологического исследования) // Проблемы прогнозирования.-2005.-№ 2.-С. 150–160.

Библиографические сноски.

При написании научных работ в текстах документа цитировании, рассмотрении отдельных вопросов или упоминании книг других авторов необходимо делать ссылки.

Внутритекстовые – указывается порядковый номер в приведенном списке и страницу, с которой была свята цитата или выдержка. Допускается использование краткого библиографического описания с указанием страниц. Данные ссылки заключаются в круглые скобки.

При перераспределении населения между районами надо с максимальной скрупулезностью учитывать также его национальные особенности, навыки, традиции, привычки, быт, климат и т. д. (Москвин Д.Д. Население СССР: вопросы миграции (экономико-статистический обзор тенденций 60-х – 80– х годов). – М.: Наука, 1991.-С.68.

Подстрочные – приводится краткое описание книги с указанием страницы. Размещается внизу листа после текста.

Харитонова В.Н., Вижина И.А. Экономические оценки условий жизнедеятельности населения на севере России // Регион: экономика и социология.– 2005.-№ 3.-С.177.

Москвин Д.Д. Население СССР: вопросы миграции (экономико-статистический обзор тенденций 60-х – 80– х годов). – М.: Наука, 1991.-С.68.

Затекстовые – приводятся после всего текста с кратким библиографическим описанием книги и указанием страницы.

Не указывать основное заглавие статьи или другой составной части документа, но при этом обязательно указывают страницы, на которых он опубликована;

Иванова Т.Д. // Проблемы прогнозирования.-2005.-№ 2.-С. 150–160.

Иванова Т.Д. Трудовая миграция россиян (некоторые результаты социологического исследования) // Проблемы прогнозирования.-2005.-№ 2.

При записи подряд нескольких библиографических ссылок на один документ в повторной ссылке приводят слова «Там же» или «Ibid» (для документов, напечатанных латинским шрифтом) и указывают соответствующие страницы. В ссылках на многотомное и сериальное издание кроме страниц указывают номер тома, выпуска (части), год, месяц, число, например:

Иванова Т.Д. Трудовая миграция россиян (некоторые результаты социологического исследования) // Проблемы прогнозирования.-2005.-№ 2.-С. 153.

Все вузы Columbia University Novikontas Maritime College Хакасский государственный университет им. Н.Ф.Катанова Хакасский технический институт (филиал СФУ) Каспийский государственный университет технологий и инжиринга им. Есенова Актюбинский региональный государственный университет им. К. Жубанова Западно-Казахстанский государственный медицинский университет им. М. Оспанова Almaty Management University Алматинский государственный колледж энергетики и электронных технологий Алматинский технологический университет Алматинский университет энергетики и связи Казахская академия транспорта и коммуникаций им. М. Тынышпаева Казахская головная архитектурно-строительная академия Казахская Национальная Академия Искусств им. Т. Жургенова Казахский Национальный Аграрный университет Казахский национальный медицинский университет им. С.Д. Асфендиярова Казахский Национальный Педагогический Университет им. Абая Казахский национальный технический университет им. К. И. Сатпаева Казахский национальный университет им. аль-Фараби Казахский университет международных отношений и мировых языков им. Абылай хана Казахстанский институт менеджмента, экономики и прогнозирования Казахстанско-Британский технический университет Казахстанско-Немецкий университет Казахстанско-Российский Медицинский Университет Международный университет информационных технологий Новый экономический университет им. Т. Рыскулова Университет международного бизнеса Университет Туран Донбасский государственный технический университет Альметьевский государственный нефтяной институт Арзамасский государственный педагогический институт им. А.П.Гайдара Арзамасский политехнический институт (филиал НГТУ) Армавирская государственная педагогическая академия Армавирский лингвистический университет Северный (Арктический) федеральный университет им. М. В. Ломоносова Северный государственный медицинский университет Северный институт предпринимательства Евразийский национальный университет им. Л.Н. Гумилёва Казахский агротехнический университет им. С. Сейфуллина Казахский Гуманитарно-Юридический Университет Казахский университет технологии и бизнеса Медицинский университет Астана Астраханский государственный архитектурно-строительный университет Астраханский государственный медицинский университет Астраханский государственный технический университет Ачинский Колледж Отраслевых Технологий и Бизнеса Азербайджанский медицинский университет Балаковский институт техники, технологии и управления Барановичский Государственный Университет Алтайская академия экономики и права Алтайская государственная академия культуры и искусств Алтайский государственный аграрный университет Алтайский государственный медицинский университет Алтайский государственный педагогический университет Алтайский государственный технический университет им. И.И.Ползунова Алтайский Государственный Университет Алтайский филиал РАНХиГС (СибАГС АФ) Алтайский экономико-юридический институт Техникум 103 Белоцерковский национальный аграрный университет Белгородская государственная сельскохозяйственная академия им. В.Я. Горина Белгородский государственный институт искусств и культуры Белгородский государственный национальный исследовательский университет Белгородский государственный технологический университет им. В.Г. Шухова Белгородский университет кооперации, экономики и права Белгородский юридический институт МВД России Бердянский государственный педагогический университет им. Осипенко Бердянский университет менеджмента и бизнеса Бийский технологический институт (филиал АГТУ им. Ползунова) Киргизская государственная медицинская академия им. И.К. Ахунбаева Кыргызский государственный университет им. И. Арабаева Кыргызский Государственный Университет Строительства, Транспорта и Архитектуры Кыргызский Национальный Университет им. Ж. Баласагына Кыргызско-Российская Академия Образования Кыргызско-Российский Славянский Университет им. Ельцина Амурская государственная медицинская академия Амурский государственный университет Дальневосточный государственный аграрный университет Бокситогорский институт (филиал Ленинградского государственного университета им. А.С. Пушкина) Братский государственный университет Брестский государственный технический университет Брестский Государственный Университет им. А.С. Пушкина Брянская государственная инженерно-технологическая академия Брянский Государственный Аграрный Университет Брянский государственный технический университет Брянский государственный университет им. академика И.Г. Петровского Брянский институт управления и бизнеса Брянский филиал РАНХиГС (ОРАГС БФ) Бухарский инженерно-технологический институт Великолукская государственная академия физической культуры и спорта Великолукская государственная сельскохозяйственная академия Винницкий государственный педагогический университет им. М. Коцюбинского Винницкий национальный аграрный университет Винницкий национальный медицинский университет им. Н.И.Пирогова Винницкий национальный технический университет Винницкий торгово-экономический институт (филиал КНТЭУ) Винницкий финансово-экономический университет Витебская государственная академия ветеринарной медицины Витебский государственный медицинский университет Витебский государственный технологический университет Витебский государственный университет им. П. М. Машерова Владивостокский государственный университет экономики и сервиса Дальневосточный государственный технический рыбохозяйственный университет Дальневосточный государственный технический университет Дальневосточный федеральный университет Морской государственный университет им. адмирала Г.И. Невельского Тихоокеанский Государственный Медицинский Университет Горский государственный аграрный университет Северо-Кавказский горно-металлургический технологический университет (СКГМИ) Северо-Осетинская Государственная Медицинская Академия Северо-Осетинский государственный университет им. К. Хетагурова Владимирский государственный университет им. Столетовых Владимирский филиал РАНХиГС (РАГС ВФ) Волгоградская государственная академия физической культуры Волгоградский государственный аграрный университет Волгоградский государственный архитектурно-строительный университет Волгоградский государственный институт искусств и культуры Волгоградский государственный медицинский университет Волгоградский государственный социально-педагогический университет Волгоградский государственный технический университет Волгоградский государственный университет Волгоградский институт бизнеса Волгоградский филиал РАНХиГС (ВАГС) Волгодонский инженерно-технический институт НИЯУ МИФИ Волжский политехнический институт (филиал ВолгГТУ) Волковысский педагогический колледж ГрГу им Я.Купары Вологодская государственная молочнохозяйственная академия им. Н.В. Верещагина Вологодский государственный университет Вологодский институт права и экономики ФСИН России Педагогический институт ВоГУ Воронежская государственная лесотехническая академия Воронежская государственная медицинская академия им. Н.Н. Бурденко Воронежский Государственный Аграрный Университет им. императора Петра I Воронежский государственный архитектурно-строительный университет Воронежский государственный институт физической культуры Воронежский государственный медицинский университет им. Н.Н. Бурденко Воронежский государственный педагогический университет Воронежский государственный технический университет Воронежский государственный университет Воронежский государственный университет инженерных технологий Воронежский институт высоких технологий Воронежский институт МВД РФ Воронежский экономико-правовой институт Институт менеджмента, маркетинга и финансов Международный институт компьютерных технологий Государственный институт экономики, финансов, права и технологий Глазовский государственный педагогический институт им. В.Г. Короленко Глуховский национальный педагогический университет им. А. Довженко Белорусский государственный университет транспорта Белорусский торгово-экономический университет потребительской кооперации Гомельский государственный аграрно-экономический колледж Гомельский государственный медицинский университет Гомельский Государственный Технический Университет им. П.О. Сухого Гомельский государственный университет им. Франциска Скорины Белорусская государственная сельскохозяйственная академия Горловский государственный педагогический институт иностранных языков ДГПУ Горно-Алтайский государственный университет Гродненский государственный медицинский университет Гродненский государственный университет им. Я. Купалы Чеченский государственный университет Днепропетровская государственная финансовая академия Днепропетровская медицинская академия МОЗ Украины Днепропетровский государственный аграрно-экономический университет Днепропетровский Государственный Университет Внутренних Дел Днепропетровский национальный университет железнодорожного транспорта им. академика В. Лазаряна Днепропетровский национальный университет им. Олеся Гончара Днепропетровский университет им. А. Нобеля Национальная металлургическая академия Украины Национальный горный университет Приднепровская государственная академия строительства и архитектуры Украинский Государственный химико-технологический Университет Московский государственный физико-технический университет (МФТИ) Академия гражданской защиты МЧС ДНР Донбасская юридическая академия Донецкий Институт Железнодорожного Транспорта Донецкий национальный медицинский университет им. М. Горького Донецкий национальный университет Донецкий национальный университет экономики и торговли им. М. Туган-Барановского Донецкий техникум промышленной автоматики Донецкий юридический институт МВД Украины Дрогобычский государственный педагогический университет им. И. Франко Таджикский государственный медицинский университет им. Абуали ибни Сино (Авицены) Таджикский государственный педагогический университет имени Садриддина Айни Таджикский технический университет им. М. Осими Евпаторийский институт социальных наук (филиал КФУ) Екатеринбургский государственный театральный институт Институт международных связей Колледж железнодорожного транспорта Российский государственный профессионально-педагогический университет Уральская государственная архитектурно-художественная академия Уральская государственная консерватория им. М.П. Мусоргского Уральский Государственный Аграрный Университет Уральский государственный горный университет Уральский Государственный Лесотехнический Университет Уральский государственный медицинский университет Уральский государственный педагогический университет Уральский Государственный Университет Путей Сообщения Уральский государственный экономический университет Уральский государственный юридический университет Уральский институт бизнеса им. И. А. Ильина Уральский институт государственной противопожарной службы МЧС России Уральский институт коммерции и права Уральский институт РАНХиГС (УрАГС) Уральский институт экономики, управления и права Уральский Техникум автомобильного транспорта и сервиса Уральский технический институт связи и информатики (филиал СибГУТИ) Уральский Федеральный университет им. Б.Н. Ельцина «УПИ» Уральский финансово-юридический институт Елабужский институт Казанского (Приволжского) федерального университета (бывш. ЕГПУ) Елецкий государственный университет им. И.А. Бунина Ереванский государственный университет Житомирский государственный технологический университет Житомирский государственный университет им. Ивана Франко Житомирский институт медсестринства Житомирский национальный агроэкологический университет Заволжский автомоторный техникум Запорожская Государственная Инженерная Академия Запорожский государственный медицинский университет Запорожский институт экономики и информационных технологий Запорожский национальный технический университет Запорожский национальный университет Институт искусств и информационных технологий, московский филиал Ивано-Франковский национальный медицинский университет Ивано-Франковский национальный технический университет нефти и газа Прикарпатский национальный университет им. В. Стефаника Ивановская государственная архитектурно-строительная академия Ивановская Государственная Медицинская Академия Ивановская государственная сельскохозяйственная академия Ивановский государственный университет Ивановский государственный химико-технологический университет Ивановский Государственный Энергетический Университет им. В.И. Ленина Текстильный институт ИвГПУ Московский областной институт управления и права Ижевская государственная медицинская академия Ижевская государственная сельскохозяйственная академия Ижевский государственный технический университет им. М. Т. Калашникова Камский институт гуманитарных и инженерных технологий Удмуртский государственный университет Удмуртский республиканский социально-педагогический колледж Измаильский техникум механизации и єлектрофикации сельского хозяйства Байкальский государственный университет Иркутский Государственный Аграрный Университет им. А.А. Ежевского Иркутский государственный лингвистический университет Иркутский государственный медицинский университет Иркутский государственный университет Иркутский государственный университет путей сообщения Иркутский национальный исследовательский технический университет Педагогический институт (филиал ИГУ) Сибирская академия права, экономики и управления Юридический институт (филиал ИГУ) Национальный университет государственной налоговой службы Украины Марийский государственный университет Межрегиональный Открытый Социальный Институт Межрегиональный центр «Непрерывное профессиональное образование» Поволжский государственный технологический университет Академия социального образования Институт Социальных и Гуманитарных Знаний Институт экономики и финансов КФУ Институт экономики, управления и права Казанская государственная академия ветеринарной медицины им. Н.Э. Баумана Казанская государственная консерватория (академия) им. Н. Г. Жиганова Казанский Государственный Аграрный Университет Казанский государственный архитектурно-строительный университет Казанский государственный медицинский университет Казанский государственный университет культуры и искусств Казанский государственный энергетический университет Казанский кооперативный институт (филиал РУК) Казанский национальный исследовательский технический университет им. А. Н. Туполева Казанский национальный исследовательский технологический университет Казанский федеральный университет Поволжская государственная академия физической культуры, спорта и туризма Татарский государственный гуманитарно-педагогический университет Университет управления ТИСБИ Калачеевский аграрный техникум Балтийская государственная академия рыбопромыслового флота Балтийский информационный техникум Балтийский федеральный университет им. И.Канта Калининградский государственный технический университет Санкт-Петербургский университет сервиса и экономики (Калининградский филиал) Калужский государственный университет им. К. Э. Циолковского Калужский филиал РАНХиГС Каменец-Подольский национальный университет им. И. Огиенко Подольский государственный аграрно-технический университет Камышинский технологический институт (филиал ВолгГТУ) Карагандинский государственный медицинский университет Карагандинский государственный технический университет Карагандинский государственный университет им. Е. А. Букетова Карагандинский Университет Болашак Карагандинский экономический университет Университет имени Сулеймана Демиреля Кемеровский государственный медицинский университет (бывш. КемГМА) Кемеровский государственный сельскохозяйственный институт Кемеровский государственный университет Кемеровский государственный университет культуры и искусств Кемеровский технологический институт пищевой промышленности Кузбасский государственный технический университет Кузбасский институт экономики и права Керченский государственный морской технологический университет Государственный университет телекоммуникаций Государственный экономико-технологический университет транспорта Европейский университет финансов, информационных систем, менеджмента и бизнеса Киевская государственная академия водного транспорта им. Конашевича-Сагайдачного Киевский медицинский университет УАНМ Киевский национальный лингвистический университет Киевский национальный торгово-экономический университет Киевский национальный университет им. Т. Шевченко Киевский национальный университет культуры и искусств Киевский национальный университет строительства и архитектуры Киевский национальный университет театра, кино и телевидения им. И. К. Карпенко-Карого Киевский национальный университет технологий и дизайна Киевский национальный экономический университет им. В. Гетьмана Киевский Славистический Университет Киевский университет им. Б. Гринченко Киевский университет права Национальной академии наук Украины Киевский университет туризма, экономики и права Международный научно-технический университет им. Ю. Бугая Межрегианальная Академия Управления Персоналом Национальная академия внутренних дел Украины Национальная Академия Руководящих Кадров Культуры и Искусств Национальная академия статистики, учета и аудита Национальная академия управления Национальная музыкальная академия Украины им. П. И. Чайковского Национальный авиационный университет Национальный медицинский университет им. А.А. Богомольца Национальный педагогический университет им. М.П. Драгоманова Национальный технический университет Украины «Киевский политехнический институт» Национальный транспортный университет Национальный университет «Киево-Могилянская академия» Национальный университет биоресурсов и природопользования Национальный университет пищевых технологий Национальный университет физического воспитания и спорта Украины Открытый международный университет развития человека Украина Украинский государственный университет финансов и международной торговли Самарская государственная сельскохозяйственная академия Волго-Вятский институт (филиал МГЮА) Вятская государственная сельскохозяйственная академия Вятский государственный гуманитарный университет Вятский государственный университет Вятский социально-экономический институт Московский финансово-юридический университет Кировский филиал Кировоградская Лётная Академия Национального Авиационного Университета Кировоградский государственный педагогический университет им. В. Винниченко Кировоградский Институт Регионального Управления и Экономики Кировоградский национальный технический университет Государственный аграрный университет Молдовы Государственный университет медицины и фармакологии им. Николая Тестемицану Международный Независимый Университет Молдовы Ковровская Государственная Технологическая Академия им. В.А. Дегтярева Коломенский институт филиал МГМУ Московский государственный областной социально-гуманитарный институт Амурский гуманитарно-педагогический государственный университет Комсомольский-на-Амуре Государственный Технический университет Конотопский институт СумГУ Финансово-технологическая академия Костанайский Государственный университет им. Ахмета Байтурсынова Костромской государственный технологический университет Костромской государственный университет им. Н.А. Некрасова Донбасская государственная машиностроительная академия Донбасская национальная академия строительства и архитектуры Донецкий национальный технический университет Красноармейский индустриальный институт ДонНТУ Краснодарский государственный университет культуры и искусств Кубанский государственный аграрный университет Кубанский государственный медицинский университет Кубанский государственный технологический университет Кубанский Государственный Университет Кубанский государственный университет физической культуры, спорта и туризма Кубанский социально-экономический институт Современная Гуманитарная Академия Гуманитарный институт СФУ Инженерно-строительный институт СФУ Институт архитектуры и дизайна СФУ Институт горного дела, геологии и геотехнологий СФУ Институт естественных и гуманитарных наук СФУ Институт инженерной физики и радиоэлектроники СФУ Институт космических и информационных технологий СФУ Институт нефти и газа СФУ Институт педагогики, психологии и социологии СФУ Институт управления бизнес-процессами и экономики СФУ Институт филологии и языковой коммуникации СФУ Институт фундаментальной биологии и биотехнологии СФУ Институт цветных металлов и материаловедения СФУ Институт экономики, управления и природопользования СФУ Красноярская государственная академия музыки и театра Красноярская государственная архитектурно-строительная академия СФУ Красноярский государственный аграрный университет Красноярский государственный медицинский университет им. В.Ф. Войно-Ясенецкого Красноярский государственный педагогический университет им. В.П. Астафьева Красноярский институт железнодорожного транспорта, филиал ИрГУПС Политехнический институт СФУ Сибирский государственный технологический университет Сибирский государственный университет науки и технологий им. академика М.Ф. Решетнева Сибирский институт бизнеса, управления и психологии Сибирский межрегиональный учебный центр Сибирский федеральный университет Торгово-экономический институт СФУ Юридический институт СФУ Кременчугский национальный университет им. М. Остроградского Криворожский государственный педагогический университет Криворожский национальный университет Криворожский экономический институт КНЕУ им. В. Гетьмана Авиационный Технический Колледж Курганская государственная сельскохозяйственная академия им. Т. С. Мальцева Курганский государственный университет Курская государственная сельскохозяйственная академия им. пр. И.И. Иванова Курский государственный медицинский университет Курский институт социального образования Региональный финансово-экономический институт Юго-Западный государственный университет Тувинский государственный университет Лесосибирский Педагогический Институт (филиал СФУ) Липецкий государственный педагогический университет Липецкий государственный технический университет Лужский институт (филиал ЛГУ им. А.С. Пушкина) Луганская государственная академия культуры и искусств Луганский государственный медицинский университет Луганский государственный университет внутренних дел им. Э.А. Дидоренко Луганский государственный университет им. Владимира Даля Луганский национальный аграрный университет Луганский национальный университет им. Тараса Шевченко Восточноевропейский национальный университет им. Леси Украинки Луцкий национальный технический университет Львовская коммерческая академия Львовская национальная академия искусств Львовский государственный университет внутренних дел Львовский государственный университет физической культуры Львовский институт экономики и туризма Львовский национальный аграрный университет Львовский национальный медицинский университет им. Д. Галицкого Львовский национальный университет ветеринарной медицины и биотехнологий им. С.З. Гжицкого Львовский национальный университет им. И. Франко Национальный университет Львовская политехника Российская таможенная академия Северо-Восточный государственный университет Ингушский государственный университет Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И.Носова Магнитогорский медицинский колледж им. П.Ф. Надеждина Азовский Морской Институт Одесской Национальной Морской Академии Донецкий государственный университет управления Мариупольский государственный университет Приазовский государственный технический университет Дагестанская Государственная Медицинская Академия Дагестанский Государственный Педагогический Университет Дагестанский Государственный Технический Университет Дагестанский Государственный Университет Мелитопольский Государственный Педагогический Университет им. Б. Хмельницкого Таврический государственный агротехнологический университет Белорусская государственная академия искусств Белорусская государственная академия музыки Белорусская государственная академия связи Белорусский государственный аграрный технический университет Белорусский государственный медицинский университет Белорусский государственный педагогический университет им. М. Танка Белорусский государственный технологический университет Белорусский государственный университет Белорусский государственный университет информатики и радиоэлектроники Белорусский государственный университет культуры и искусств Белорусский государственный университет физической культуры Белорусский государственный экономический университет Белорусский национальный технический университет Институт информационных технологий БГУИР Институт пограничной службы Республики Беларусь Институт Современных Знаний им. А.М. Широкова Международный государственный экологический университет им. А. Д. Сахарова Международный университет МИТСО Минский государственный высший радиотехнический колледж Минский государственный политехнический колледж Минский инновационный университет Минусинский колледж культуры и искусства Михайловский техникум им. А. Мерзлова Белорусско-Российский университет Могилёвский государственный университет им. А. А. Кулешова Могилевский государственный университет продовольствия Мозырский государственный педагогический университет им. И.П. Шамякина [Файлы без вуза] Академический международный институт Академический правовой институт Академия Государственной противопожарной службы МЧС России Академия стандартизации, метрологии и сертификации Академия труда и социальных отношений Федерации Независимых Профсоюзов России Военно-воздушная инженерная академия им. пр. Н.Е. Жуковского Всероссийская академия внешней торговли Министерства экономического развития РФ Всероссийский государственный университет кинематографии им. С.А. Герасимова "ВГИК" Высшее театральное училище (институт) им. М. С. Щепкина ГАПОУ Колледж предпринимательства №11 Государственная академия славянской культуры Государственная классическая академия им. Маймонида Государственный академический университет гуманитарных наук Государственный институт русского языка им. А.С. Пушкина Государственный университет по землеустройству Государственный университет управления Гуманитарный институт телевидения и радиовещания им. М.А. Литовчина Институт восстановительной медицины Институт гуманитарного образования и информационных технологий Институт журналистики и литературного творчества Институт международного права и экономики им.А.С.Грибоедова Институт последипломного профессионального образования фмбц (научный центр) Институт рыночной экономики, социальной политики и права Институт текстильной и легкой промышленности МГУТУ Институт туризма и гостеприимства Институт управления и права Институт экономики и культуры Колледж градостроительства и сервиса №38 Колледж Многоуровневого Профессионального Образования РАНХиГС Литературный институт им. А.М. Горького Медицинский институт непрерывного образования Медицинский колледж №1 Международная академия бизнеса и управления Международный институт Экономики и Права Международный юридический институт МИРЭА - Российский технологический университет Московская академия астрологии Московская Академия Предпринимательства при Правительстве Москвы Московская академия экономики и права Московская государственная академия ветеринарной медицины и биотехнологии им. К.И. Скрябина Московская государственная академия водного транспорта Московская Государственная Академия Коммунального Хозяйства и Строительства Московская государственная академия физической культуры Московская государственная консерватория им. П. И. Чайковского Московская государственная художественно-промышленная академия им. С. Г. Строганова Московская гуманитарно-техническая академия Московская финансово-юридическая академия Московский авиационный институт (национальный исследовательский университет) Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет Московский архитектурно-строительный институт Московский архитектурный институт (государственная академия) Московский банковский институт Московский горный институт (филиал НИТУ МИСиС) Московский городской педагогический университет Московский городской психолого-педагогический университет Московский городской университет управления Правительства Москвы Московский государственный агроинженерный университет им. В.П. Горячкина Московский государственный гуманитарно-экономический университет Московский государственный гуманитарный университет им. М.А. Шолохова Московский государственный индустриальный университет Московский государственный институт индустрии туризма им. Ю.А. Сенкевича Московский государственный институт электроники и математики (технический университет) Московский Государственный Колледж Информационных Технологий Московский государственный лингвистический университет Московский государственный машиностроительный университет "МАМИ" Московский государственный медико-стоматологический университет им. А.И. Евдокимова Московский государственный областной университет Московский государственный открытый университет им. В. С. Черномырдина Московский государственный строительный университет Московский государственный технический университет гражданской авиации Московский государственный технический университет им. H.Э.Баумана Московский государственный технологический университет "Станкин" Московский государственный университет геодезии и картографии Московский государственный университет дизайна и технологии Московский государственный университет им. М.В. Ломоносова Московский государственный университет инженерной экологии Московский государственный университет международных отношений МИД России (МГИМО) Московский государственный университет печати им. И. Федорова Московский государственный университет пищевых производств Московский государственный университет приборостроения и информатики Московский государственный университет прикладной биотехнологии Московский государственный университет природообустройства Московский государственный университет путей сообщения Московский государственный университет технологий и управления им. К.Г. Разумовского Московский государственный университет тонких химических технологий им. М.В. Ломоносова Московский государственный университет экономики, статистики и информатики (МЭСИ) Московский государственный юридический университет им. О.Е. Кутафина Московский гуманитарно-экономический институт Московский гуманитарный институт им. Е.Р. Дашковой Московский гуманитарный университет Московский издательско-полиграфический колледж им. И. Фёдорова Московский институт государственного управления и права Московский институт предпринимательства и права Московский Институт Телевидения и Радиовещания «Останкино» Московский международный университет Московский новый юридический институт Московский образовательный комплекс им. В. Талалихина Московский педагогический государственный университет Московский психолого-социальный университет Московский социально-экономический институт Московский технический университет связи и информатики Московский технологический институт "ВТУ" Московский Университет им. С.Ю.Витте (бывш. Московский Институт Экономики, Менеджмента и Права) Московский Университет МВД РФ им. В.Я. Кикотя Московский финансово-промышленный университет Синергия Московский художественно - промышленный институт Московский экономический институт Музыкально-Педагогический Государственный Институт им. М.М. Ипполитова-Иванова Национальный Институт Бизнеса Национальный исследовательский технологический университет "МИСиС" Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики» Национальный исследовательский университет «МИЭТ» Национальный исследовательский университет «МЭИ» Национальный исследовательский ядерный университет (МИФИ) Открытый университет Израиля в СНГ Педагогический институт физической культуры и спорта Московского городского педагогического университета Первый московский государственный медицинский университет им. И.М. Сеченова Политехнический колледж имени П.А. Овчинникова Православный Свято-Тихоновский гуманитарный университет Российская академия музыки им. Гнесиных Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации Российская международная академия туризма Российская открытая академия транспорта МИИТ Российский государственный аграрный университет МСХА им. Тимирязева Российский государственный геологоразведочный университет им. С. Орджоникидзе Российский государственный гуманитарный университет Российский государственный социальный университет Российский государственный технологический университет им. К.Э. Циолковского (МАТИ) Российский государственный торгово-экономический университет Российский государственный университет имени А.Н. Косыгина Российский государственный университет инновационных технологий и предпринимательства Российский государственный университет нефти и газа им. И.М. Губкина Российский государственный университет правосудия Российский государственный университет туризма и сервиса Российский государственный университет физической культуры, спорта, молодежи и туризма (ГЦОЛИФК) Российский национальный исследовательский медицинский университет им, Н. И. Пирогова Российский новый университет Российский университет дружбы народов Российский университет театрального искусства Российский химико-технологический университет им. Д.И. Менделеева Российский экономический университет им. Г.В. Плеханова Столичная финансово-гуманитарная академия Театральный Институт им. Б.В. Щукина При Государственном Академическом Театре им. Е. Вахтангова Университет Российского инновационного образования Университет Российской академии образования Федеральный институт повышения квалификации и переподготовки Финансовый университет при Правительстве РФ Школа-студия (институт) им. Вл. И. Немировича-Данченко при МХАТе им. А. П. Чехова Мукачевский государственный университет Международный институт бизнес-образования Мурманский государственный гуманитарный университет Московский Государственный Университет Леса Московский Кооперативный техникум Альтшуля Российский университет кооперации Камская Государственная Инженерно-Экономическая Академия Набережночелнинский государственный торгово-технологический институт Набережночелнинский институт КФУ Набережночелнинский институт социально-педогогических технологий и ресурсов Кабардино-Балкарский Государственный Университет им. Х. Бербекова Нанкинский университет Наук и Технологии (Nanjing University of Science and Technology) Нежинский государственный университет им. Н. Гоголя Немешаевский агротехнический колледж Нижневартовский государственный университет Нижнекамский Химико-Технологический Институт Казанского Государственного Технологического Университета Волжская Государственная Академия Водного Транспорта Нижегородская Государственная Консерватория им. М.И. Глинки Нижегородская Государственная Сельскохозяйственная Академия Нижегородская правовая академия Нижегородский Государственный Архитектурно-Строительный Университет Нижегородский государственный инженерно-экономический университет Нижегородский государственный лингвистический университет им. Н.А. Добролюбова Нижегородский государственный педагогический университет им. К. Минина Нижегородский Государственный Технический Университет им. Р.Е. Алексеева Нижегородский Государственный Университет им. Н.И. Лобачевского Нижегородский институт менеджмента и бизнеса Нижегородский институт управления РАНХиГС (ВВАГС) Приволжский исследовательский медицинский университет (бывш. НижГМА) Нижнетагильский государственный социально-педагогический институт (филиал РГППУ) Нижнетагильский технологический институт (филиал УрФУ) Национальный университет кораблестроения им. адм. Макарова Николаевский национальный аграрный университет Николаевский национальный университет им. В.А. Сухомлинского Черноморский государственный университет им. Петра Могилы Новгородский Государственный Университет им. Ярослава Мудрого Нововолынский электромеханический колледж Новокузнецкий институт (филиал КемГУ) Сибирский Государственный Индустриальный Университет Государственный Морской Университет им. Адмирала Ф. Ф. Ушакова Институт катализа им. Г.К. Борескова Новосибирская Государственная Консерватория им. М.И. Глинки Новосибирский Государственный Аграрный Университет Новосибирский государственный архитектурно-строительный университет Новосибирский государственный медицинский университет Новосибирский государственный педагогический университет Новосибирский государственный технический университет Новосибирский государственный университет Новосибирский Государственный Университет Архитектуры, Дизайна и Искусств (бывш. НГАХА) Новосибирский Государственный Университет Экономики И Управления Новосибирский медицинский колледж Новосибирский юридический институт (филиал ТГУ) Сибирская академия финансов и банковского дела Сибирский государственный университет водного транспорта Сибирский государственный университет геосистем и технологий Сибирский Государственный Университет Путей Сообщения Сибирский Государственный Университет Телекоммуникаций и Информатики Сибирский институт управления РАНХиГС (СибАГС) Сибирский университет потребительской кооперации Южно-Российский государственный технический университет (Новочеркасский политехнический институт) (ЮРГТУ (НПИ)) Обнинский Гуманитарный Институт Обнинский институт атомной энергетики НИЯУ МИФИ Курский колледж культуры Национальный университет Одесская морская академия (бывш. ОНМА) Национальный Университет Одесская юридическая академия Одесская государственная академия строительства и архитектуры Одесская национальная академия пищевых технологий Одесская национальная академия связи им. А.С. Попова Одесский Государственный Аграрный Университет Одесский государственный экологический университет Одесский Государственный экономический Университет Одесский корпоративный компьютерный колледж Одесский национальный медицинский университет Одесский национальный морской университет Одесский национальный политехнический университет Одесский национальный университет им. И.И. Мечникова Южноукраинский национальный педагогический университет им. К.Д. Ушинского Озёрский технологический институт Омская академия МВД России Омский государственный аграрный университет им. П. А. Столыпина Омский государственный институт сервиса Омский государственный медицинский университет Омский Государственный Педагогический Университет Омский Государственный Технический Университет Омский государственный университет им. Ф.М. Достоевского Омский Государственный Университет Путей Сообщения Омский экономический институт Омский юридический институт Сибирская государственная автомобильно-дорожная академия Сибирский Государственный Университет Физической Культуры и Спорта Государственный университет - учебно-научно-производственный комплекс (бывш. ОрелГТУ) Медицинский институт Орловского государственного университета Орловский Государственный Институт Искусств и Культуры Орловский государственный институт экономики и торговли Орловский филиал РАНХиГС Оренбургский Государственный Аграрный Университет Оренбургский государственный институт менеджмента Оренбургский государственный медицинский университет Оренбургский Государственный Педагогический Университет Оренбургский Государственный Университет Оренбургский институт (филиал МГЮА Кутафина) Орский гуманитарно-технологический институт (филиал ОГУ) Орский Медицинский Колледж ГБПОУ Осташковский колледж Ошский технологический университет им. акад. М.М. Адышева Инновационный Евразийский Университет Павлодарский государственный педагогический университет Павлодарский государственный университет им. С. Торайгырова Педагогический институт им. В. Г. Белинского Пензенского государственного университета Пензенская Государственная Сельскохозяйственная Академия Пензенский государственный технологический университет Пензенский Государственный Университет Пензенский Государственный Университет Архитектуры и Строительства Переяслав-Хмельницкий Государственный Педагогический Университет им. Г.С. Сковороды Западно-Уральский институт экономики и права Пермская государственная академия искусства и культуры Пермская Государственная Сельскохозяйственная Академия им. Д.Н. Прянишникова Пермская Государственная Фармацевтическая Академия Пермский государственный гуманитарно-педагогический университет Пермский государственный медицинский университет им. ак. Е.А. Вагнера Пермский государственный национальный исследовательский университет Пермский гуманитарно-технологический институт Пермский институт экономики и финансов Пермский национальный исследовательский политехнический университет Карельская государственная педагогическая академия Петрозаводская государственная консерватория им. А.К. Глазунова Петрозаводский Государственный Университет Северо-Казахстанский государственный университет им. М. Козыбаева Камчатский государственный технический университет Пинский государственный профессионально-технический колледж машиностроения Полесский государственный университет Полтавская государственная аграрная академия Полтавский национальный педагогический университет им. В. Г. Короленко Полтавский национальный технический университет им. Ю. Кондратюка Полтавский университет экономики и торговли Украинская медицинская стоматологическая академия Псковский агротехнический колледж Псковский государственный университет Ленинградский государственный университет им. А.С. Пушкина Санкт-Петербургский государственный аграрный университет Пятигорский Государственный Лингвистический Университет Пятигорский Государственный Технологический Университет Пятигорский медико-фармацевтический институт (филиал ВолгГМУ) Северо-Кавказский институт РАНХиГС (СКАГС) Режевской политехникум Международный экономико-гуманитарный университет им. С. Демьянчука Национальный университет водного хозяйства и природопользования Ровенский государственный гуманитарный университет Рогачевский государственный педагогический колледж Академия архитектуры и искусств Южного Федерального Университета Донской Государственный Аграрный Университет Донской Государственный Технический Университет Институт сервиса и туризма (филиал ДГТУ) Институт Управления, Бизнеса и Права Ростовская Государственная Консерватория им. С. В. Рахманинова Ростовский Государственный Медицинский Университет Ростовский Государственный Университет Путей Сообщения Ростовский Государственный Экономический Университет "РИНХ" Ростовский институт защиты предпринимателя Ростовский юридический институт (филиал РПА МЮ) Южный Федеральный Университет Рыбинский государственный авиационный технический университет им. П. А. Соловьева Рыбинское речное училище им. В.И. Калашникова Рыбницкий Филиал Приднестровского Государственного Университета им.Т.Г.Шевченко Рязанский государственный агротехнологический университет им. П.А. Костычева Рязанский государственный медицинский университет им. акад. И.П. Павлова Рязанский государственный радиотехнический университет Рязанский Государственный Университет им. С.А. Есенина Медицинский Университет "РЕАВИЗ" Поволжская государственная социально-гуманитарная академия Поволжский государственный университет телекоммуникаций и информатики Самарская академия государственного и муниципального управления Самарская Государственная Академия Культуры и Искусств Самарская Гуманитарная Академия Самарский Государственный Архитектурно-Строительный Университет Самарский Государственный Медицинский Университет Самарский Государственный Технический Университет Самарский Государственный Университет Путей Сообщения Самарский государственный экономический университет Самарский институт - высшая школа приватизации и предпринимательства Самарский национальный исследовательский университет им. ак. С.П. Королёва (бывш. СГАУ, СамГУ) Самаркандский Государственный медицинский институт Академия русского балета им. А.Я. Вагановой Академия управления городской средой, градостроительства и печати Балтийская академия туризма и предпринимательства Балтийский государственный технический университет "ВОЕНМЕХ" им. Д.Ф. Устинова Балтийский Гуманитарный Институт Балтийский институт экологии, политики и права Военная академия связи им. С.М. Буденного Военно-космическая академия им. А.Ф. Можайского Военно-Медицинская академия им. С.М. Кирова Восточно-Европейский институт психоанализа Государственная полярная академия Государственный университет морского и речного флота им. С.О. Макарова Институт специальной педагогики и психологии им. Р. Валленберга Институт телевидения, бизнеса и дизайна Международный Институт Психологии и Управления Национальный государственный Университет физической культуры, спорта и здоровья им. П.Ф. Лесгафта Национальный минерально-сырьевой университет «Горный» Национальный открытый институт России Первый Санкт-Петербургский государственный медицинский университет им. И.П. Павлова Петербургский государственный университет путей сообщения им. императора Александра I Российский государственный гидрометеорологический университет Российский государственный педагогический университет им. А.И. Герцена Русская христианская гуманитарная академия Санкт-Петербургская государственная академия ветеринарной медицины Санкт-Петербургская государственная академия театрального искусства Санкт-Петербургская государственная консерватория им. Н.А. Римского-Корсакова Санкт-Петербургская государственная медицинская академия им. И.И. Мечникова Санкт-Петербургская государственная химико-фармацевтическая академия Санкт-Петербургская государственная художественно-промышленная академия им. А.Л. Штиглица Санкт-Петербургский государственный архитектурно-строительный университет Санкт-Петербургский государственный институт психологии и социальной работы Санкт-Петербургский государственный лесотехнический университет им. С.М. Кирова Санкт-Петербургский государственный морской технический университет Санкт-Петербургский государственный педиатрический медицинский университет Санкт-Петербургский государственный политехнический университет Институт Машиностроения Санкт-Петербургский государственный технологический институт (технический университет) Санкт-Петербургский государственный технологический университет растительных полимеров Санкт-Петербургский государственный торгово-экономический университет Санкт-Петербургский государственный университет Санкт-Петербургский государственный университет аэрокосмического приборостроения Санкт-Петербургский государственный университет гражданской авиации Санкт-Петербургский государственный университет информационных технологий, механики и оптики Санкт-Петербургский государственный университет кино и телевидения Санкт-Петербургский государственный университет культуры и искусств Санкт-Петербургский государственный университет низкотемпературных и пищевых технологий Санкт-Петербургский государственный университет сервиса и экономики Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им. проф. М.А. Бонч-Бруевича Санкт-Петербургский государственный университет технологии и дизайна Санкт-Петербургский государственный экономический университет (бывш. ФИНЭК, ИНЖЭКОН) Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет "ЛЭТИ" Санкт-Петербургский гуманитарный университет профсоюзов Санкт-Петербургский институт внешнеэкономических связей, экономики и права Санкт-Петербургский институт гостеприимства Санкт-Петербургский институт управления и права Санкт-Петербургский политехнический университет Петра Великого (бывш. СПбГПУ) Санкт-Петербургский университет ГПС МЧС России Санкт-Петербургский университет МВД России Санкт-Петербургский университет управления и экономики Санкт-Петербургский юридический институт Академии Генеральной прокуратуры РФ Санкт-Петербургского Института Гуманитарного Образования Северо-Западный государственный заочный технический университет Северо-Западный государственный медицинский университет им. И.И. Мечникова Северо-Западный институт управления РАНХиГС (СЗАГС) Смольный институт Российской академии образования Мордовский государственный педагогический институт им. М.Е. Евсевьева Мордовский государственный университет им. Н. П. Огарёва Поволжский институт управления им. П.А. Столыпина РАНХиГС (ПАГС) Саратовская Государственная Консерватория им. Л. В. Собинова Саратовская государственная юридическая академия Саратовский Государственный Аграрный Университет им. Н.И. Вавилова Саратовский государственный медицинский университет им. В.И. Разумовского Саратовский Государственный Технический Университет им. Ю.А. Гагарина Саратовский государственный университет им. Н.Г. Чернышевского Саратовский социально-экономический институт РЭУ им. Плеханова (бывш. СГСЭУ) Саровский Государственный Физико-технический Институт Сахалинский государственный университет Севастопольский городской гуманитарный университет Севастопольский Государственный Университет Севастопольский национальный университет ядерной энергии и промышленности Институт судостроения и морской арктической техники (Севмашвтуз) (филиал САФУ) Восточноукраинский национальный университет им. В. Даля Северский технологический институт НИЯУ МИФИ Государственный университет имени Шакарима города Семей Казахский Гуманитарно-Юридический Инновационный Университет Академия биоресурсов и природопользования Академия строительства и архитектуры (филиал КФУ) Гуманитарно-педагогическая академия (филиал КФУ) Крымский инженерно-педагогический университет Крымский университет культуры, искусств и туризма Крымский федеральный университет им. В.И. Вернадского Медицинская академия им. С.И. Георгиевского Симферопольский университет экономики и управления Таврическая академия (филиал КФУ) Таврический Национальный Университет им. В.И. Вернадского Донбасский государственный педагогический университет Смоленская Государственная Сельскохозяйственная Академия Смоленский государственный институт искусств Смоленский государственный медицинский университет Смоленский Государственный Университет Смоленский Гуманитарный Университет Сосновский агропромышленный техникум Сочинский Государственный Университет Сочинский институт Российского университета Дружбы народов Северо-Кавказский гуманитарно-технический институт Северо-Кавказский федеральный университет Ставропольский Государственный Аграрный Университет Ставропольский государственный медицинский университет Ставропольский государственный педагогический институт Старооскольский технологический институт (филиал НИТУ МИСиС) Стахановский учебно-научный институт горных и образовательных технологий Стерлитамакская государственная педагогическая академия Муромцевский лесотехнический техникум Сумский государственный педагогический университет им. Макаренко Сумский государственный университет Сумский национальный аграрный университет Украинская академия банковского дела Национального банка Украины Сургутский государственный педагогический университет Сургутский Государственный Университет Сургутский Институт Нефти и Газа (филиал Тюменского Индустриального Университета) Коми республиканская академия государственной службы и управления Сыктывкарский Государственный Университет им. Питирима Сорокина Сыктывкарский лесной институт (филиал СПбГЛТА) Инженерно-технологическая академия ЮФУ Таганрогский институт им. А. П. Чехова Тамбовский Государственный Технический Университет Тамбовский Государственный Университет им. Г.Р. Державина Тамбовский техникум экономики и предпринимательства Тамбовский филиал РАНХиГС (ПАГС им. Столыпина) Таразский государственный университет им. М.Х. Дулати Институт биоорганической химии им. А.Садыкова Ташкентский Государственный Стоматологический Институт Ташкентский Университет Информационных Технологий Ташкентский химико-технологический институт Тверская Государственная Сельскохозяйственная Академия Тверской государственный медицинский университет Тверской Государственный Технический Университет Тверской Государственный Университет Тверской институт экологии и права Тверской медицинский колледж Тернопольский государственный медицинский университет им. И.Я. Горбачевского Тернопольский национальный педагогический университет им. В. Гнатюка Тернопольский национальный технический университет им. И. Пулюя Тернопольский национальный экономический университет Приднестровский государственный университет им. Т.Г. Шевченко Тобольский государственный педагогический институт им. Д.И. Менделеева Волжский Университет им. В.Н.Татищева Поволжский государственный университет сервиса Тольяттинский государственный университет Сибирский Государственный Медицинский Университет Томский Государственный Архитектурно-Строительный Университет Томский Государственный Педагогический Университет Томский Государственный Университет Томский Государственный Университет Систем Управления и Радиоэлектроники Томский Институт Бизнеса Томский Политехнический Университет Институт ветеринарной медицины ЮУрГАУ (бывш. УГАВМ) Тульский государственный педагогический университет им. Л.Н. Толстого Тульский Государственный Университет Международный казахско-турецкий университет им. Х. А. Яссави Государственный аграрный университет Северного Зауралья Тюменская государственная академия культуры, искусств и социальных технологий Тюменская государственная академия мировой экономики, управления и права Тюменский Государственный Архитектурно-Строительный Университет Тюменский государственный медицинский университет Тюменский Государственный Нефтегазовый Университет Тюменский Государственный Университет Закарпатский государственный университет Ужгородский национальный университет Восточно-Сибирская государственная академия культуры и искусств Восточно-Сибирский Государственный Университет Технологий и Управления Институт авиционных технологий и управления (филиал УлГТУ) Ульяновская государственная сельскохозяйственная академия им. П.А. Столыпина Ульяновский Государственный Педагогический Университет им. И. Н. Ульянова Ульяновский Государственный Технический Университет Ульяновский государственный университет Ульяновский институт гражданской авиации имени главного маршала авиации Б.П. Бугаева Ульяновское Высшее Авиационное Училище Гражданской Авиации Уманский государственный педагогический университет им. П. Тычины Уманский национальный университет садоводства Западно-Казахстанский аграрно-технический университет им. Жангир Хана Западно-Казахстанский государственный университет им. М.Утемисова Усинский Политехнический техникум Приморская Государственная Сельскохозяйственная Академия Уссурийский колледж технологии и управления Школа педагогики ДВФУ Восточно-Казахстанский государственный технический университет им. Д. Серикбаева Восточно-Казахстанский государственный университет им. С. Аманжолова Башкирская академия государственной службы и управления при Президенте Республики Башкортостан Башкирский Государственный Аграрный Университет Башкирский Государственный Медицинский Университет Башкирский Государственный Педагогический Университет им. М. Акмуллы Башкирский Государственный Университет Восточная Экономико-Юридическая Гуманитарная Академия Уфимская государственная академия искусств им. З. Исмагилова Уфимский Государственный Авиационный Технический Университет Уфимский Государственный Нефтяной Технический Университет Уфимский государственный университет экономики и сервиса Ухтинский государственный технический университет Тюменский индустриальный университет Дальневосточный Государственный Гуманитарный Университет Дальневосточный Государственный Медицинский Университет Дальневосточный Государственный Университет Путей Сообщения Дальневосточный институт управления РАНХиГС (ДВАГС) Дальневосточный юридический институт МВД РФ Тихоокеанский государственный университет Хабаровский государственный институт искусств и культуры Хабаровский государственный университет экономики и права Хабаровский институт инфокоммуникаций (филиал СибГУТИ) Ханты-Мансийская государственная медицинская академия Югорский Государственный Университет Национальный аэрокосмический университет имени Н. Е. Жуковского Национальный Технический Университет Харьковский Политехнический Институт Национальный университет гражданской защиты Украины Национальный фармацевтический университет Национальный юридический университет им. Ярослава Мудрого Украинская государственная академия железнодорожного транспорта Украинская инженерно-педагогическая академия Харьковская государственная академия дизайна и искусств Харьковская государственная академия культуры Харьковская государственная академия физической культуры Харьковская государственная зооветеринарная академия Харьковская гуманитарно-педагогическая академия Харьковский государственный университет питания и торговли Харьковский гуманитарный университет Народная украинская академия Харьковский институт банковского дела УБД НБУ Харьковский институт финансов (филиал УГУФМТ) Харьковский национальный автомобильно-дорожный университет Харьковский национальный аграрный университет им. В.В. Докучаева Харьковский национальный медицинский университет Харьковский национальный педагогический университет им. Г.С. Сковороды Харьковский национальный технический университет сельского хозяйства им. П. Василенко Харьковский национальный университет внутренних дел Харьковский Национальный Университет Городского Хозяйства им. А.Н. Бекетова Харьковский Национальный Университет им. В. Н. Каразина Харьковский национальный университет искусств им. И.П. Котляревского Харьковский национальный университет радиоэлектроники Харьковский национальный университет строительства и архитектуры Харьковский национальный экономический университет им. С. Кузнеца Харьковский патентно-компьютерный колледж Харьковский торгово-экономический институт (филиал КНТЭУ) Херсонская государственная морская академия Херсонский Государственный Аграрный Университет Херсонский государственный университет Херсонский национальный технический университет Академия гражданской защиты МЧС России Московский государственный университет культуры и искусств Хмельницкий национальный университет Хмельницкий университет управления и права Худжандский Государственный Университет Чайковский Государственный Институт Физической Культуры Чайковский технологический институт (филиал ИжГТУ) Чебоксарский кооперативный институт (филиал РУК) Чувашская государственная сельскохозяйственная академия Чувашский государственный педагогический университет им. И.Я. Яковлева Чувашский государственный университет им. И.Н. Ульянова Русско-Британский институт управления Уральский государственный университет физической культуры Уральский Социально-Экономический Институт Академии Труда и Социальных Отношений ФНПР Челябинская государственная агроинженерная академия Челябинская Государственная Академия Культуры и Искусств Челябинский государственный педагогический университет Челябинский Государственный Университет Челябинский институт экономики и права им. М.В. Ладошина Челябинский филиал РАНХиГС (УрАГС ЧФ) Челябинский Юридический Институт МВД РФ Южно-Уральский государственный медицинский университет Министерства здравоохранения РФ (бывш. ЧелГМА) Южно-Уральский Государственный Университет Южно-уральский институт управления и экономики Южно-Уральский профессиональный институт Саяно-Шушенский Филиал Сибирского Федерального Университета Черемховский медицинский техникум Институт менеджмента и информационных технологий (филиал СПбГПУ) Череповецкий Государственный Университет Черкасский государственный технологический университет Черкасский институт пожарной безопасности имени Героев Чернобыля Черкасский национальный университет им. Б. Хмельницкого Черниговский государственный институт экономики и управления Черниговский национальный педагогический университет им. Т.Г. Шевченко Черниговский национальный технологический университет Буковинский государственный медицинский университет Черновицкий национальный университет им. Ю. Федьковича Чистопольский филиал «Восток» Казанского национального исследовательского технического университета имени А. Н. Туполева - КАИ Забайкальский Аграрный Институт (филиал ИрГСХА) Забайкальский государственный университет Забайкальский институт железнодорожного транспорта, филиал ИрГУПС Читинская Государственная Медицинская Академия Читинский институт Байкальского государственного университета экономики и права Шадринский Государственный Педагогический Институт Институт сферы обслуживания и предпринимательства ДГТУ Южно-Российский гуманитарный институт Университет Мирас Южно-Казахстанская Медицинская Академия Южно-Казахстанский государственный университет им. М. Ауезова Калмыцкий Государственный Университет Энгельсский технологический институт Юргинский Технологический Институт Томского Политехнического Университета Северо-Восточный федеральный университет им. М.К. Аммосова Международный Университет Бизнеса и Новых Технологий Ярославская Государственная Сельскохозяйственная Академия Ярославский Государственный Медицинский Университет Ярославский Государственный Педагогический Университет им. К.Д.Ушинского Ярославский Государственный Театральный Институт Ярославский Государственный Технический Университет Ярославский Государственный Университет им. П.Г. Демидова

Элементами содержательной части управленческого документа являются текст, заголовок к тексту, отметка о наличии приложения (1).

Текст документа - это выраженное с помощью языковых средств содержание управленческих документов.

Реквизит 20 «Текст документа» - главный реквизит документа. Все остальные реквизиты служат оформлению документа, указывают на этапы его прохождения и т.п. Поэтому составление текста - наиболее важная и трудоёмкая работа. При создании управленческих документов следует придерживаться требований, предъявляемых к текстам официально-делового стиля.

К таким требованиям относятся:

1) целесообразность, уместность языковых средств,

2) нейтральный тон изложения,

3) императивность,

4) точность, ясность,

5) полнота информации,

6) краткость,

7) достоверность,

8) логичность,

9) актуальность (2).

1) Приступая к составлению документа, прежде всего, следует решить вопрос о его целесообразности .

Всегда целесообразно и необходимо составлять документы в тех случаях, когда они охраняют интересы государства и народа, помогают правильно организовать работу, содержат сведения, имеющие научное и практическое значение, содержат отчеты о деятельности государства, отдельных учреждений, организаций, предприятий и др.

Целесообразность может проявляться и на языковом уровне. В таком случае принято говорить об уместности языковых средств , используемых в тексте документа.

Например, при выборе вариантов типа «оказать помощь - помочь», «принять участие - участвовать» приоритет отдается первым формам, поскольку этого требуют традиции официально-делового стиля.

2) Участниками письменного делового общения являются преимущественно юридические лица – организации, учреждения, предприятия и действующие от их имени руководители и другие должностные лица. Управленческая информация является официальной по своему характеру, что свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, подчеркивает их неличный характер, наличие определенной дистанции между ними.

Нейтральный тон изложения - это норма делового общения. По этой причине личный, субъективный момент в текстах документов должен быть сведен к минимуму. Для официального документа характерна надындивидуальность - принципиальное отсутствие в тексте каких-либо указаний на личность составителя документа.

3) Императивность (волюнтативность). Особенность делового стиля состоит также в том, что какой бы способ изложения ни использовался, речь должна иметь долженствующе-предписывающий или констатирующе-предписывающий характер. Если используется описательный способ изложения, то это описание с целью констатации фактов, событий, явлений. В текстах повествовательного характера глаголы, используемые в форме настоящего или прошедшего времени, также имеют подтекст долженствования или обязательности действия. Например: Комбинат принимает на себя обязательства...; Комитет... считает необходимым... ; Комиссия установила, что... .

Волюнтативность в текстах выражается семантически (подбором слов) и грамматически. Так, в текстах всех распорядительных документов, а также в некоторых служебных письмах, в заявлении, докладной и служебной записках и др. используются глаголы в форме 1-го лица настоящего времени приказываю, обязываю, предлагаю, прошу и пр., модальные формы надлежит, необходимо, следует, предлагается и т.п. в значении долженствования, предписания.

4) Точность, ясность изложения в официально-деловом стиле играют особенно важную роль, так как текст служебного документа всегда требует однозначности высказывания и невозможности его инотолкования. Формулировки должны быть безупречными в юридическом отношении. Это обеспечивается четкостью его композиционной структуры, продуманностью и точностью формулировок, исключением заимствований, еще не принятых языком.

Точность текстадокумента достигается употреблением определенных языковых средств. К ним относятся:

· отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, а также специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления: договор, кадры, персонал, аттестация, аппарат, управление и т.п.;

· специальные названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением, должностью или званием: свидетель, наниматель, истец, ответчик, арендатор, заказчик, посетитель, опекун и др.;

· языковые клише, позволяющие максимально стандартизировать служебный документ;

· особые приемы уточнений, дополнений (например, в автобиографии, расписке, доверенности - Я, Иванов Николай Романович,...; или мой отец, Иванов Роман Петрович, ... .);

Стремление к точности порождает появление в тексте документов плеонастических оборотов (плеоназм - избыточное по значению словосочетание), которых следует избегать, например: «в марте месяце», «сообщить информацию», «свободная вакансия» и др.

5) Существенной характеристикой документированной информации является её полнота , которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией.

Полнота информации предполагает, что текст документа должен содержать все данные, необходимые для адекватного восприятия содержания текста и принятия обоснованного управленческого решения. Недостаточность информации может вызвать необходимость в запросе дополнительных сведений, порождая тем самым неоправданную переписку.

Глубина изложения вопроса зависит от целей документа. Так, в информационном письме достаточно только изложить факты или события, а в письме-просьбе необходимо точно и исчерпывающе обосновать причину и предмет просьбы.

6) Краткость (лаконичность) . Требование краткости текста документа непосредственно связано с уменьшением физического объема текста и, соответственно, сокращением времени на обработку документной информации и ее восприятие.

Краткость достигается посредством:

· точного формулирования темы (предмета) текста документа;

· отбора необходимой и достаточной информации;

· отбора языковых единиц, каждая из которых должна нести смысловую нагрузку;

· исключения речевой избыточности (лишних слов и целых фрагментов текста, не несущих необходимой информации, неоправданные повторов и ненужных подробностей, детализации, затрудняющих восприятие основной мысли текста);

· использования общепринятых или специальных сокращений слов и словосочетаний (4).

Требование краткости нарушается также в случае, когда текст загромождается словами, лишенными смысловой нагрузки.

В текстах документов не следует использовать плеоназмы - смысловые повторы, возникающие при употреблении слов, частично или полностью совпадающие по значению, например: в марте месяце, совместное сотрудничество, свободная вакансия и др. (5).

Требование краткости распространяется не только на текст документа, но на весь документ в целом. Например, не следует повторять в подписи документа наименование организации, если документ исполнен на бланке; включать в текст документа ссылку на номер и дату входящего документа, если эта ссылка использована как реквизит.

6) С полнотой связана достоверность информации. Это требование означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

Достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку документ создаётся человеком, постольку содержащаяся в нём информация всегда субъективна. Речь в данном случае идёт не о каких-либо конкретных событиях, фактах, явлениях, содержащихся в документе, а, прежде всего, об их отборе, компоновке, анализе, интерпретации. Каждому конкретному документу присуща своя, большая или меньшая, степень субъективности.

Достоверность информации проявляется в тексте документов в виде ссылок на другие документы; в точном указании лица, которому предписано исполнение поручения, времени исполнения, в приведении конкретных фактов, цифр и мн. др.

Проблема достоверности информации нередко бывает связана с преднамеренным её искажением – дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно искажённой интерпретации каких-либо фактов.

7) Логичность для многих документов выражается, прежде всего, в построении всего текста, в порядке следования его частей:

1) преамбулы,

2) основной части;

3) заключения.

В преамбуле излагаются цели, задачи, причины составления документа или дается ссылка на какой-либо другой документ. Преамбула не должна превышать 1/3 текста всего документа. Основная часть содержит выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения.

Если поводом для создания документа послужил другой документ, то во вступительной части делается ссылка на этот документ. При этом используются слова: во исполнение - если вышестоящий орган прямо предписывает выполнение определенного действия; согласно, в связи, в соответствии - при отсутствии прямого предписания.

В последние десятилетия для облегчения восприятия текста и логического выделения сути документа рекомендуется начинать (по возможности) с основной части, а причину указывать во второй. Например: Просим выделить дополнительные ассигнования в сумме... с целью приобретения компьютерной техники.

Некоторые документы могут состоять только из одной основной части, например: письма, заявления без мотивировки просьбы: Прошу освободить меня от занимаемой должности... , приказы по личному составу: Уволить ЯКОВЛЕВА Ивана Петровича... .

Требование логичности изложения отражается и на языковом уровне: в обилии сложноподчиненных предложений с союзами, передающими логические отношения: причины, следствия, условия и др. Логический принцип действует также на уровне предложений и словосочетаний. Обычным для текста документа является прямой порядок слов: подлежащее предшествует сказуемому, определение - определяемому слову.

Однако этот порядок изменяется в том случае, когда необходимо выделить главное по смыслу слово. Так, например, предложение может начинаться с глагола: назначить, уволить, повысить и др., что чаще всего используется в приказах по личному составу. В распорядительной части приказов, распоряжений, постановлений главная часть может строиться по схеме: кому, что сделать, к какому сроку (подчеркивается субъект исполнения), или: что сделать, кому, к какому сроку (подчеркивается действие).

Использование вводных слов в тексте документа ограничено и подчинено цели логического скрепления: следовательно, таким образом, сверх того, с одной стороны, с другой стороны и т.п.

8) Эффективность управленческой деятельности только тогда достаточно высока, когда в документе используется информация новая, необходимая для решения данного вопроса, а вся известная адресату информация отсутствует. Только получая актуальную информацию, орган управления может принимать оптимальные управленческие решения. Поэтому одним из требований, предъявляемых к документу, является актуальность информации , которая обеспечивается как самим содержанием документа, так и своевременностью его передачи, получения, обработки, доведения до заинтересованных подразделений и должностных лиц.