Основные этапы обработки исходящих документов следующие. Прохождение исходящих документов
К числу отправляемых документов относятся в основном ответные письма, в которых содержится согласие или отказ на соответствующую просьбу либо предложение, а также инициативные письма по самой широкой тематике, требующие ответа.
Прохождение отправляемого документа включает в себя следующие этапы обработки (рис. 27):
■ составление проекта документа и его оформление;
■ согласование проекта или визирование;
■ подписание документа руководителем;
■ утверждение (при необходимости);
■ регистрация и отправка документа.
Составлением проекта черновика документа занимается специалист структурного подразделения или секретарь-референт, имеющий соответствующую квалификацию.
Документ оформляется по ГОСТ Р 6.30-2003, затем визируется исполнителем или специалистами сторонней организации. В этом случае оформляется лист согласования.
Если в процессе согласования были сделаны замечания по проекту документа, то они обязательно должны быть внесены в текст.
Прежде чем передать документ на подпись руководителю, секретарь редактирует текст, проверяет правильность оформления, наличие всех необходимых виз и приложений к документу, который затем передается на подпись руководителю вместе со всеми материалами, на основании которых он был подготовлен. Подписанные документы регистрируются и передаются для отправки в канцелярию (экспедицию), где их вкладывают в конверты, предварительно проверив правильность оформления (наличие подписи руководителя, даты, исходящего номера, соответствие количеству указанных экземпляров, наличие приложений). Официальные документы, направляемые в один адрес, вкладывают в один конверт.
Документы отправляют адресату в день передачи их на отправку; телеграммы и срочную корреспонденцию отправляют немедленно.
Внутренние документы на этапе их подготовки проходят этапы исходящих документов, а на этапе исполнения - этапы поступающих документов (рис. 28).
Работа с внутренними документами по аналогии с отправляемыми документами начинается с составления и оформления проекта документа. Завершающим этапом работы над проектом внутреннего документа является его визирование составителем, руководителем структурного подразделения, готовившего документ, юрисконсультом. Затем документ направляется руководителю на подпись и регистрацию. Дальнейшая работа с внутренними документами идет по тем же правилам, что и с поступающими документами. Наиболее важные внутренние документы могут быть поставлены на контроль. Исполненные документы подшиваются в дела, предусмотренные номенклатурой дел.
| Рис. 28 Схема обработки внутренних документов |
30.Правила оформления реквизита «гриф утверждения».
Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их законность и содержание. Основными способами удостоверения документов являются: подписание, утверждение и проставление печати.
Утверждение - это особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг лиц, граждан, организаций. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Документы утверждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах.
Документ может быть утвержден должностным лицом или специально издаваемым документом (приказ, протокол, решение).
Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.
Утверждение документа должностным лицом производится в том случае, если это регламентируется соответствующими нормативными документами.
Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения оформляется от пятого положения табулятора (10,5 см) флаговым способом, допускается центрированное оформление каждой строки грифа утверждения по отношению к самой длинной строке реквизита. Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и знаков препинания), полного наименования должности лица, утвердившего документ (включая наименование организации, если документ оформлен не на бланке), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы проставляются до фамилии) - шестое положение табулятора - и даты утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор ОАО «Факел»
Л. А. Степанова
«» июля 2009 г.
Допускается центрировать элементы реквизита «гриф утверждения документа» относительно самой длинной строки. Например:
УТВЕРЖДАЮ
ЗАО «Московские товары»
Л. И. Белопольская
« » мая 2009 г.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:
УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания
акционеров от 05.10.2009 г. N9 03
Если документ утверждается руководителями нескольких организаций, то составные части грифов утверждения располагают на одном уровне. При этом наименование организации должно обязательно входить в наименование должности лица, утверждающего документ. Первый гриф оформляется от нулевого положения табулятора, расшифровка подписи - от второго, второй гриф оформляется по ГОСТу.
Как правило, утверждению подлежат следующие виды документов: уставы, положения, штатные расписания, некоторые виды актов и протоколов, должностные инструкции и др.
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется инструкцией по делопроизводству организации.
Отправляемые из фирмы документы называют исходящими , схема работы с которыми может быть представлена в виде последовательности процедур.
Обработка исходящих (отправляемых) документов состоит из следующих операций:
¨ составление проекта документа;
¨ согласование проекта документа;
¨ проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
¨ подписание и утверждение (если необходимо) документа руководителем;
¨ регистрация документа (в журнале или на карточке);
¨ отправка документа адресату;
¨ подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом. Исходящие документы оформляются в 2 экземплярах, за исключением фактов и телефонограмм (1 экземпляр). В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами фирмы. Это согласование оформляется визой.
До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, приложения к документу.
Секретарь проверяет:
· правильность оформления,
· наличие необходимых реквизитов.
· соответствие документов действующим стандартам, нормативным требованиям;
· наличие приложений и количество листов, указанных в основном документе;
· наличие адреса;
· соответствие количества экземпляров количеству адресатов;
Неправильно оформленные документы возвращаются на доработку исполнителям.
Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю фирмы или руководителям структурного подразделения. Руководитель вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ, которые не нарушают его юридической силы, или вернуть его на доработку исполнителю. Исполнитель должен внести изменения и дополнения во все экземпляры документа.
После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в Журнале регистрации исходящих документов
Форма журнала регистрации исходящих документов
После регистрации иприсвоения исходящему документу номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.
При приеме документов на отправку сотрудник проверяет:
· наличие даты и индекса дела по номенклатуре;
· наличие фамилии исполнителя и номера его служебного телефона;
· наличие подписи, печати (при необходимости).
Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку, вложение в конверты, отправку.
Исходящие документы печатают , как правило, в двух экземплярах. Первый, подписанный руководством, направляется адресату, второй (экземпляр) отправленного письма и единственный экземпляр факса подшивается в дело с перепиской.
Корреспонденция отправляется в течение дня, телеграммы – немедленно. Если документ , направленный в другую организацию, должен быть возвращен , на нем следует поставить штамп или сделать пометку «Подлежит возврату» и такую же пометку сделать в регистрационной карточке или журнале.
8.1. Организация документооборота
Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело. Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы управленческого аппарата организации.
В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.
Документы организаций можно разделить на три группы: входящие, исходящие и внутренние. Работа с документами каждой группы имеет свои особенности.
Порядок прохождения входящих документов
Входящие документы, т. е. документы, поступающие в организацию, проходят следующие этапы движения внутри организации:
Прием и первичная обработка;
Предварительное рассмотрение;
Регистрация;
Рассмотрение документов руководителем организации;
Доставка документов исполнителям;
Контроль за исполнением;
Подшивка исполненного документа в дело.
В крупных организациях приемом и первичной обработкой корреспонденции занимается специальное структурное подразделение (экспедиция), в небольших корреспонденция доставляется секретарю руководителя организации.
Перед вскрытием конверта необходимо проверить правильность доставки корреспонденции по адресу и целостность упаковки документов. Не вскрывают конверты, адресованные в общественные организации с пометкой «Лично».
После вскрытия конверта проверяют правильность адресования документа, наличие и количество приложений. При обнаружении недостачи вложений делают специальную отметку при регистрации документа, а о недостаче сообщают корреспонденту. Документы, поступившие не по назначению, следует немедленно переслать по правильному адресу, уведомив об этом отправителя.
После вскрытия корреспонденции конверты, как правило, уничтожают. В некоторых случаях (например, когда по конверту устанавливаются адрес отправителя, дата отправки и получения документа, когда на конверте имеются служебные отметки и др.) их подшивают к документу.
Предварительное рассмотрение поступившей корреспонденции проводится работником службы документационного обеспечения управления или секретарем организации. При этом документы распределяются на следующие категории:
Документы, подлежащие регистрации;
Нерегистрируемые документы;
Документы, направляемые на рассмотрение руководителю организации;
Документы, направляемые на исполнение без резолюции руководителя.
Документы передаются на рассмотрение руководителю организации в зависимости от их назначения и содержания. Обязательно передают на рассмотрение руководителю все документы правительственных и вышестоящих органов, документы, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Если при предварительном рассмотрении документа устанавливают, что к нему для принятия правильного решения необходимо подобрать дополнительный материал, то такой материал подбирается и передается руководителю организации вместе с основным документом.
Не передают на просмотр руководителю организации корреспонденцию, адресованную в структурные подразделения, конкретным исполнителям, документы, содержащие текущую информацию. Такие документы передаются руководителям структурных подразделений, конкретным исполнителям в соответствии с их функциями и компетенцией.
Такой предварительный отбор документов позволяет освободить руководителя организации от просмотра текущей корреспонденции, что особенно важно в современных условиях роста информационного потока.
Следующий этап обработки входящей корреспонденции - регистрация. Обычно она проводится в два этапа следующим образом: секретарь начинает регистрацию, затем передает документы на рассмотрение руководителю, а после его резолюции заканчивает регистрацию, записывая в регистрационную форму текст резолюции (конкретное действие, которое необходимо произвести, фамилию исполнителя и срок исполнения). Некоторые организации регистрируют входящие документы после их рассмотрения должностным лицом.
После регистрации входящие документы передаются в структурные подразделения исполнителям. Обработка документов и передача их исполнителям должны осуществляться в день их поступления в организацию. В некоторых случаях исполнитель может быть ознакомлен с текстом документа до рассмотрения документа руководителем организации. Документы, которые будут исполняться несколькими структурными подразделениями или несколькими должностными лицами, передаются исполнителям поочередно или одновременно в копиях. Подлинник документа передают ответственному исполнителю. Принимают корреспонденцию и передают ее исполнителям обычно без расписки. Иногда (например, при передаче документов, связанных с конфликтной ситуацией, важных документов, взятых на контроль и т. п.) исполнитель расписывается в получении документа.
Действие по документу должно быть исполнено в срок, указанный в резолюции руководителя или определенный видом документа. Исполненные документы подшиваются в дела. Сроки исполнения некоторых видов документов определяются «Перечнем типовых сроков исполнения некоторых видов служебных документов» (приведен в Приложении 9).
Порядок прохождения исходящих документов
Исходящие документы, отправляемые организацией по другим адресам, имеют следующий порядок прохождения:
Составление проекта документа;
Изготовление документа;
Визирование проекта документа, его согласование (при необходимости);
Подписание (утверждение) документа;
Регистрация;
Отправка документа адресату.
Проект документа составляется специалистом или группой специалистов, способных по своей квалификации и компетенции разбираться в необходимых вопросах. Все данные, входящие в проект документа, должны быть тщательно проверены.
Рукопись проекта документа передается в машинописное бюро или секретарю для ее оформления по установленной форме. Изготовляют документ в необходимом количестве экземпляров.
После оформления проект документа доводят до сведения всех заинтересованных лиц, которые его визируют. В крупных организациях на некоторых видах документов обязательной является виза юриста. На основании замечаний специалистов в проект документа могут быть внесены дополнения и изменения.
Тщательно подготовленный проект документа передают на подпись руководителю организации, после чего документ регистрируют по установленной форме и отправляют адресату.
В организациях с большим документооборотом централизованной обработкой и отправкой корреспонденции занимается экспедиция, в небольших организациях - сотрудник службы документационного обеспечения или секретарь.
Документы, предназначенные для отправки, должны иметь отметку о виде почтового отправления. Перед упаковкой проверяют правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, соответствие даты отправки дате регистрации. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня.
Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
Порядок прохождения внутренних документов
Каждая организация в процессе своей деятельности создает массу различных документов для решения своих внутренних проблем. К таким внутренним документам можно отнести инструкции, правила, докладные и объяснительные записки, другие документы.
Порядок прохождения одного из внутренних документов (приказа) может быть следующим:
1) составление проекта документа;
2) его изготовление;
3) визирование проекта документа;
4) подписание;
5) регистрация;
6) размножение и доставка приказа исполнителям;
7) контроль за исполнением;
8) подшивка исполненного документа в дело.
Приказы по основной деятельности создаются по инициативе структурных подразделений или отдельных работников организации либо во исполнение распоряжения вышестоящей организации. При этом руководитель определяет круг лиц, которые будут готовить проект приказа.
Проект приказа составляется и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003. С проектом приказа знакомят юриста организации и всех, заинтересованных в нем лиц, а затем отдают на подпись руководителю организации.
После подписания приказ обязательно регистрируют по установленной форме. В регистрационном журнале отмечаются:
Номер приказа;
Дата приказа;
Наименование приказа (краткое содержание);
Кто подписал приказ;
Исполнители.
После регистрации приказ размножают в необходимом количестве экземпляров, копии раздают исполнителям (часто под расписку), а сам приказ подшивают в дело.
Организация контроля за исполнением приказа по основной деятельности обеспечивает его своевременное и качественное исполнение.
Другие внутренние документы (например, заявление, докладная записка и т. д.) могут иметь свой порядок прохождения:
1) составление и оформление документа;
2) рассмотрение документа руководством;
3) исполнение документа;
4) подшивка исполненного документа в дело.
Обычно внутренние документы на этапе их подготовки и оформления имеют порядок прохождения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) - входящих.
8.2. Регистрация документов в организации
Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа в организацию путем проставления на нем регистрационного номера и записи сведений о документе в регистрационных формах.
Регистрация документов в организации необходима для их учета и контроля, а также облегчения их поиска. Документы регистрируют в организации один раз: входящие - в день их поступления (телеграммы регистрируют немедленно по их получении), исходящие и внутренние - в день подписания или утверждения.
В организации регистрируют не все входящие и внутренние документы, а только наиболее важные из них, т. е. документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству организации должен быть представлен перечень регистрируемых документов с указанием места их регистрации. Регистрируют документы рукописные, машинописные, документы, созданные с помощью средств вычислительной техники.
Перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ
1. Письма, присланные для сведения (копии).
2. Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок.
3. Технические задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командированию.
4. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
5. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
6. Сводки и информация, присланные для сведения.
9. Прейскуранты.
10. Технические условия.
11. Претензии.
12. Нормы и нормативы расходов материалов.
13. Поздравительные письма
14. Пригласительные билеты.
15. Документы по заключению коллективных договоров.
16. Бухгалтерские документы.
17. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
19. Формы статистической отчетности.
20. Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой «Лично».
21. Объяснительные записки.
22. Арбитражные и исковые документы.
Индексация документов
Индексация - присвоение документам их регистрационных номеров (порядковых номеров и условных обозначений).
Обычно регистрационный индекс документа состоит из порядкового регистрационного номера, индекса по номенклатуре дел, индекса по используемому классификатору. Например: 01/16/87, где 01 - индекс структурного подразделения, 16 - номер дела по номенклатуре дел, 87 - индивидуальный регистрационный номер документа.
Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора, содержания документа.
Порядковый регистрационный номер присваивают документу в пределах каждой регистрируемой группы. Например, отдельно регистрируют приказы по основной деятельности и приказы руководителя организации по кадрам. Порядковые регистрационные номера присваиваются им начиная с № 1 с 1 января текущего года; заканчивают нумерацию 31 декабря. К регистрационным номерам приказов по кадрам могут быть добавлены обозначения «к», «ок» (кадры) и др.
8.3. Регистрационные формы и их заполнение
В зависимости от объема документооборота для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов организация может избрать различные формы: журналы регистрации, регистрационно-контрольные карточки, вводить данные о документах в ЭВМ.
В небольших организациях используются журналы для регистрации всех видов документов. Журналы включают следующие графы:
Номер документа;
Дата документа;
Адресат (корреспондент-получатель) - для исходящих документов;
Количество листов документа;
Резолюция;
Исполнитель;
Подпись исполнителя;
Срок исполнения;
Отметка об исполнении;
Номер дела (папки);
Имя файла;
Примечание.
Секретарь или работник службы делопроизводства по своему усмотрению могут выбрать оптимальный состав регистрационных граф, исключив лишние. Примерные формы заполнения журналов регистрации представлены на рис. 8.1, 8.2 и 8.3.
Рис. 8.1. Форма заполнения журнала регистрации входящих документов
Рис. 8. 2. Форма заполнения журнала регистрации исходящих документов
Рис. 8. 3. Форма заполнения журнала регистрации договоров
Поиск информации при журнальной форме регистрации достаточно сложен, т. к. сам документ может быть зарегистрирован в одном журнале, а ответные действия на него - в других.
Наиболее распространенный способ регистрации - заполнение регистрационно-контрольных карточек (РКК), которые используют для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. РКК можно группировать в картотеки по различным признакам, что позволяет быстро находить информацию при большом объеме документов; РКК можно использовать для организации контроля за исполнением документов; РКК подвергаются механизированной обработке. Форма РКК приведена в Приложении 10.
Количество экземпляров РКК определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.
Бланки РКК изготавливаются типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 светлых тонов.
Устанавливается следующий обязательный состав реквизитов регистрации:
Название вида документа;
Дата документа;
Индекс документа (дата поступления документа и его номер);
Заголовок документа или его краткое содержание;
Резолюция;
Срок исполнения;
Отметка об исполнении.
В графе «Корреспондент» указывают название организации, из которой поступил документ (при регистрации входящих документов), или название организации, в которую направляется документ (при регистрации исходящих документов).
На РКК заносится дата и регистрационный номер документа, присвоенный ему автором, а на входящих документах - входящий регистрационный номер и дата поступления документа в организацию. Эти же данные заносятся в регистрационный штамп, проставляемый на входящих документах в правом нижнем углу.
В графе «Краткое содержание» могут быть указаны вид документа и заголовок к тексту, который отражает содержание документа. Иногда в этой графе указывают и должностное лицо, подписавшее документ.
В графу «Резолюция» заносят содержание поручения, данные об исполнителе, авторе резолюции и дату. Эта графа в РКК заполняется после просмотра документа руководителем организации. Если документ не просматривался руководителем, то в графе указывают структурное подразделение и должностное лицо, которому документ был передан для исполнения. Иногда в этой графе исполнитель расписывается в получении документа.
В графе «Отметка об исполнении» делается запись о решении вопроса по существу, указываются дата и индекс ответного документа или контрольная отметка о том, когда, кем и как был решен вопрос. Здесь же пишут номер дела, в которое исполненный документ будет подшит для хранения.
На оборотной стороне РКК делаются отметки о ходе контроля за сроками исполнения документа.
После сдачи РКК в архив заполняется последняя графа, в которой указываются данные о месте хранения документа в архиве.
Состав обязательных реквизитов РКК в случае необходимости может быть дополнен; в карточке могут быть указаны:
Исполнители (их расписки в получении документа);
Ход исполнения;
Приложения и др.
Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использование оборотной стороны РКК определяются самой организацией.
Для регистрации документов в организации в настоящее время используется электронно-вычислительная техника и копировальные аппараты.
В автоматизированной информационно-поисковой системе регистрация документов осуществляется с использованием машино-ориентированной РКК, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.
На базе информации о документах, зафиксированных на электронных носителях, формируются информационно-поисковые массивы автоматизированных информационно-поисковых систем.
Из РКК формируются различные картотеки: справочные, контрольно-справочные, картотеки к приказам и др. Их можно использовать и для контроля за сроками исполнения документов.
Контрольные вопросы и задания
1. Что такое документооборот?
2. Каков порядок обработки входящих документов?
3. Каков порядок работы с исходящими документами?
4. Каков порядок работы с внутренними документами?
5. Для чего необходима регистрация документов в организации?
6. Как образуется регистрационный номер документа?
7. Какие существуют формы регистрации документов?
8. Зарегистрируйте полученное письмо:
АО «Домострой» ООО «Тема»
ул. Кирова, 53 Начальнику отдела
тел. 91-35-76 Н. А. Васильеву
от 12.04.04 № 03-04/53 454000, г. Челябинск,
На №_______от________ ул. Российская, 13
О заключении договора
9. Что такое регистрационно-контрольные карточки? Когда их применение наиболее удобно?
К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.
Обработка входящих документов включает:
· прием и первичную обработку документов;
· предварительное рассмотрение и распределение документов;
· регистрацию;
· рассмотрение документов руководством;
· передачу на исполнение.
Первичная обработка документов
Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших - секретарем. В очень крупных организациях (министерствах, концернах) в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, - экспедиции.
Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы по электронной почте или по факсу.
Предварительное рассмотрение
После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.
Распределение документов
Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.
Регистрация документов
Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).
Рассмотрение руководством
Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.
Резолюция переносится в регистрационную форму.
Передача на исполнение
Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.
Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.
Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.
Таким образом, основными задачами обработки входящих документов являются:
· проверка правильности доставки документов;
· проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;
· фиксация факта получения документов;
· подготовка их к исполнению;
· передача документов исполнителям.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Подобные документы
Анализ локальных нормативных правовых документов больницы. Правила составления и оформления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Порядок оформления кадровой документации. Организация работы с внутренними документами.
дипломная работа , добавлен 16.10.2013
Работа с входящими, исходящими и внутренними документами. Составление организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Передача документов на исполнение, контроль исполнительской дисциплины. Система электронного документооборота.
отчет по практике , добавлен 11.08.2015
Составление и оформление справочно-аналитических документов. Порядок движения документов: расчет документоооброта, блок-схема работы с входящими и исходящими документами. Положение о подразделении фирмы. Должностная инструкционная карта экономиста.
контрольная работа , добавлен 25.02.2014
Технология работы с документами: прием и первичная обработка, предварительное рассмотрение, регистрация, информационно-справочная работа, систематизация (формирование дел) и текущее хранение. Экспертиза ценности документов и порядок передачи дел в архив.
курсовая работа , добавлен 16.05.2012
Централизация операций по приему документов. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Обработка исходящих документов.
контрольная работа , добавлен 22.08.2013
Современная кадровая служба и организация ее работы на примере ООО "Строитель". Структура, функции и сотрудники кадровой службы. Документирование кадровой деятельности. Оформление пенсии. Работа с исходящими и входящими документами. Хранение документов.
дипломная работа , добавлен 02.03.2009
Особенности составления и оформления документов по организации. Описание организационных форм делопроизводства. Характеристика средств техники для работы с текстовыми документами. Методика и пример написания и оформления протокола общего собрания.
контрольная работа , добавлен 30.12.2011
Организационная структура и функции Администрации г. Новочебоксарска, ее нормативно-правовой статус. Технология организации работы с документами. Прием, обработка, регистрация, контроль исполнения. Система организационной и распорядительной документации.
дипломная работа , добавлен 19.11.2011
