Архив фирмы. Порядок хранения документов: комплексный подход Рассчитать площадь, выделенная под металлические шкафы и сейфы

Товары

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ
ПО ГРАЖДАНСКОМУ СТРОИТЕЛЬСТВУ И АРХИТЕКТУРЕ
ПРИ ГОССТРОЕ СССР (ГОСГРАЖДАНСТРОЙ)

Инструкция
по проектированию
архивов

СН 426-82

Утверждена
приказом Государственного комитета по
гражданскому строительству и архитектуре
при Госстрое СССР
от 26 февраля 1982 г. № 62

Содержит нормативные показатели и требования, предъявляемые к размещению на земельных участках зданий, предназначенных для устройства государственных архивов, их объемно-планировочному решению и инженерному оборудованию.

С введением в действие настоящей Инструкции утрачивают силу «Временные указания по проектированию зданий и помещений архивов» (СН 426-71).

Для проектировщиков, работников архивных учреждений.

Табл. 13.

Разработана ЦНИИЭП комплексов и зданий культуры, спорта и управления им. Б.С. Мезенцева Госгражданстроя при участии Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела Главного архивного управления при Совете Министров СССР.

Редакторы - инж. Н.А. Глинкина (Государственный комитет по гражданскому строительству и архитектуре при Госстрое СССР), канд. арх. А.М. Жугастр-Лушина , инж. В.А. Солдатов (ЦНИИЭП комплексов и зданий культуры, спорта и управления им. Б.С. Мезенцева), д-р техн. наук Ж.Ф. Сергазин (Московский государственный историко-архитектурный институт).

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция распространяется на проектирование вновь строящихся и реконструируемых зданий, а также помещений государственных архивов вместимостью от 0,15 до 2 млн. единиц хранения.

Примечания . 1. При проектировании зданий и помещений архивов следует соблюдать также требования главы СНиП по проектированию общественных зданий.

2. Здания государственных архивов другой вместимости следует проектировать по нормам настоящей Инструкции с учетом дополнительных требований, указываемых в задании на проектирование, согласованных с Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.

3. Требования Инструкции не распространяются на проектирование зданий и помещений для специализированных архивов кинофотофонодокументов.

1.2. Здания государственных архивов подразделяются на группы:

группа I - здания центральных государственных архивов СССР и союзных республик;

группа II - здания государственных архивов автономных республик, областных (краевых), городских архивов, а также филиалов государственных архивов;

группа III - здания государственных районных архивов.

1.3. Расчетную вместимость проектируемых зданий архивов необходимо устанавливать по согласованию с органами Главного архивного управления при Совете Министров СССР.

2. ГЕНЕРАЛЬНЫЕ ПЛАНЫ

2.1. Здания архивов следует, как правило, размещать в селитебной зоне населенных пунктов или в других зонах на специально выделенных участках.

2.2. Земельные участки архивов, размещаемые вне селитебной зоны, должны быть удалены от промышленных предприятий, являющихся источниками загрязнения воздуха, на расстояния, установленные санитарными нормами проектирования промышленных предприятий, а от зданий и сооружений, опасных в пожарном отношении, в соответствии с требованиями главы СНиП по проектированию генеральных планов промышленных предприятий.

2.3. Размеры земельных участков для зданий архивов следует принимать согласно табл. .

Таблица 1

3. ОБЪЕМНО-ПЛАНИРОВОЧНЫЕ И КОНСТРУКТИВНЫЕ РЕШЕНИЯ ЗДАНИЙ

Общая часть

3.1. Помещения архивов подразделяются на:

помещения хранения (хранилища);

помещения для работы с документами и служебно-бытовые.

3.2. Хранилища должны быть отделены от всех остальных помещений противопожарными стенами и перекрытиями или размещены в отдельном корпусе, обеспеченном удобной связью с другими помещениями.

3.3. Этажность зданий архивов следует принимать, как правило, не более 9 этажей.

3.4. Высоту хранилищ в зданиях архивов следует принимать в зависимости от технологического оборудования, принятого для документов, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций перекрытий.

3.5. В зданиях архивов при разнице в отметках полов первого и верхнего этажей 12 м и более следует предусматривать пассажирские или грузопассажирские лифты.

Примечание . В зданиях архивов с количеством этажей два и более и с разницей в отметках полов первого и верхнего этажей менее 12 м следует предусматривать малые грузовые лифты. Лифты следует располагать таким образом, чтобы было исключено пересечение путей движения документов и посетителей.

3.6. В цокольном этаже допускается размещать вестибюль с гардеробной, методический кабинет, справочное бюро, бюро пропусков, мастерскую ремонта оборудования и инвентаря.

3.7. В подвальном этаже допускается размещать кладовые, помещения сбора и упаковки макулатуры, помещения, предназначенные для размещения инженерных сетей и оборудования.

Помещения хранения (хранилища)

3.8. К помещениям хранения следует относить: хранилища делопроизводственных документов, крупноформатных документов, фотодокументов и микрофильмов, книгохранилище, а также помещения ответственных хранителей фондов.

3.9. Нормы площади хранилищ делопроизводственных документов следует принимать согласно табл. .

Таблица 2

	Вид и размер упаковки единицы хранения * , мм	Тип стеллажей	Нормы площади хранилищ на тысячу единиц хранения
1. Горизонтальное хранение, один ряд коробок ** по высоте на стеллажной полке	Коробки 350×245×180	Стационарные для хранения документов (9 полок)
2. То же, два ряда коробок ** по высоте на стеллажной полке	Коробки 350×245×180	Стационарные для хранения документов (5 полок)
3. Вертикальное хранение, один ряд папок *** на стеллажной полке	Папки 229×325×70	Стационарные книжные (6 полок)

________________

* В качестве единицы хранения принята условная единица хранения документов с размерами: стандартный формат бумаги 210×297 мм, средняя толщина 17 мм. Для документов нестандартных форматов площади хранилищ соответственно пересчитываются в задании на проектирование с учетом рекомендаций Главного архивного управления при Совете Министров СССР.

** В коробке 10 единиц хранения.

*** В папке 3 единицы хранения.

3.10. Ширину проходов между стеллажами и элементами конструкции помещений следует принимать согласно прил. .

3.11. Нормы площади хранилищ крупноформатных документов следует принимать согласно табл. .

Таблица 3

	Способ хранения	Измеритель	Нормы площади хранилищ, м 2
1. Научно-техническая документация	Вертикальное хранение на стеллажах в папках	1 тыс. папок размером 330×250×30 мм
2. Чертежи
3. Кальки	Горизонтальное хранение в шкафах с выдвижными ящиками	1 тыс. стандартных листов размером 860×614 мм
	Подвесное хранение на выдвижных штангах	10 карт размером до 2000×1500 мм

3.12. Хранилища для фотодокументов и микрофильмов следует предусматривать в отдельных помещениях.

3.13. Нормы площади хранилищ фотодокументов и микрофильмов следует принимать согласно табл. .

Таблица 4

	Измеритель	Нормы площади хранилищ, м 2
1. Горизонтальный на стационарных стеллажах для хранения документов (7 полок)	На 100 металлических коробок для хранения пленки длиной 300 м
2. Горизонтальный на стационарных книжных стеллажах (7 полок)	На 100 металлических коробок для хранения пленки длиной 120 м
3. Вертикальный на стационарных стеллажах для хранения документов (5 полок)	На 100 картонных коробок размером 360×360×45 мм для хранения роликов пленки общей длиной 200 м

3.14. Нормы площади книгохранилищ научно-справочной библиотеки следует принимать согласно табл. .

Таблица 5

	Измеритель	Нормы площади хранилищ, м 2
Закрытое хранение книжного фонда на стационарных книжных стеллажах (7 полок)	на 1 тыс. единиц книжного фонда
То же, на передвижных * книжных стеллажах
Хранение газет на специализированных стеллажах; 4 подшивки (толщиной до 4 см) по высоте полки (12 полок)	на 100 подшивок:
	большеформатных
	малоформатных
Хранение специальных видов научно-технической литературы и документации (в коробках) на стационарных стеллажах (6 полок)	на 1000 изданий:
	описаний изобретений, патентов
То же (7 полок)

________________

* Передвижные книжные стеллажи - напольные, одно-, двухсекционные.

Примечания : 1. Объем книжного фонда следует принимать из расчета 2 тыс. единиц книжного фонда на 0,1 млн. единиц хранения документов.

2. Книгохранилище научно-справочной библиотеки в архивах менее 1 млн. единиц хранения следует размещать в одном помещении с кафедрой выдачи книг, каталогами, читательскими местами.

3.15. При хранилищах следует предусматривать помещения для ответственных хранителей фондов площадью 15 м 2 на каждые 300 тыс. единиц хранения, но не менее 1 комнаты на этаж.

Помещения для работы с документами и служебно-бытовые

3.16. Площади помещений для работы с документами и служебно-бытовых следует принимать согласно табл. .

Таблица 6

	Измеритель	Нормы площади, м 2	Примечание
1. Общие рабочие комнаты	на 1 сотрудника
2. Кабинеты:
директора при вместимости здания архива:
до 1 млн. единиц хранения	на кабинет		Допускается 24 м 2 в зданиях архивов I группы
св. 1 млн. единиц хранения начальников отдела при вместимости здания архива:
до 1 млн. единиц хранения
св. 1 млн. единиц хранения
3. Приемная при кабинете директора при вместимости зданий архива:
до 1 млн. единиц хранения	на приемную
св. 1 млн. единиц хранения
4. Помещение приемки документов
5. Помещение временного хранения документов	на 0,1 млн. единиц хранения		Допускается совмещать с помещением приемки документов в зданиях архивов вместимостью до 1 млн. единиц хранения
6. Помещение обеспыливания документов при вместимости здания архива 1 млн. единиц хранения и свыше	на здание
7. Помещение дезинфекции и дезинсекции документов при вместимости здания архива 0,5 млн. единиц хранения и свыше
8. Помещение микрофотокопирования * при вместимости здания архива:
до 0,5 млн. единиц хранения	на здание
св. 0,5 млн. единиц хранения			Допускается 85 м 2 в зданиях архивов I группы
9. Помещение реставрации ** при вместимости здания архива:
до 0,5 млн. единиц хранения
св. 0,5 млн. единиц хранения			Допускается 54 м 2 в зданиях архивов I группы
10. Помещение электрорепродукционной при вместимости здания архива 1 млн. единиц хранения и свыше
11. Помещение хранения учетных документов	на 0,1 млн. единиц хранения		Допускается совмещать с рабочими комнатами в зданиях архивов вместимостью до 0,5 млн. единиц хранения
12. Помещение хранения служебных каталогов и описей
13. Научно-справочная библиотека: кафедра выдачи книг, каталоги, читательские места (1 - 3 места)	на библиотеку
14. Методический кабинет при вместимости здания архива:
св. 0,15 до 0,5 млн. единиц хранения	на здание
св. 0,5 до 1 млн. единиц хранения
св. 1 до 1,5 млн. единиц хранения	на здание
св. 1,5 до 2,0 млн. единиц хранения
15. Читальные залы для работы с документами	на 1 читательское место (при одноместных столах)		Общее количество читательских мест принимается из расчета 1,5 - 2 на 0,1 млн. единиц хранения
15. Читальные залы для работы с документами	(при одно-, двухместных столах)
16. Аванзал, кафедра выдачи документов, читательские каталоги, описи и др.	на 1 посетителя	1,5, количество посетителей принимается 20 % количества читательских мест	Устраивается в зданиях архивов I группы, в зданиях II и III групп совмещается с читальным залом
17. Помещение при читальном зале для временного хранения документов, выдаваемых в читальный зал	на 1 читательское место		Устраивается в зданиях архивов при вместимости 1 млн. единиц хранения и более, при вместимости до 1 млн. единиц хранения допускается совмещать с читальным залом
18. Вестибюль, гардеробная, места для хранения портфелей, сумок		0,32, но не менее 18	Рассчитываются на работающих в здании и читателей с коэффициентом 1,1, учитывающим прочих посетителей
19. Помещение ожидания для посетителей	на здание		Устраивается только в зданиях архивов I группы
20. Бюро пропусков при вместимости здания архива 0,5 млн. единиц хранения и свыше
21. Справочное бюро	на здание
22. Комната общественных организаций при вместимости здания архива 1 млн. единиц хранения и свыше
23. Комната обслуживающего персонала при вместимости здания архива:
св. 0,5 млн. до 0,75 единиц хранения
св. 0,75 до 1,5 млн. единиц хранения
св. 1,5 млн. единиц хранения
24. Помещение мастерской ремонта оборудования и инвентаря при вместимости здания архива:			Допускается 36 м 2 в зданиях архивов I группы
до 0,3 млн. единиц хранения

25. Кладовая оборудования, инвентаря и канцелярских принадлежностей при вместимости здания архива:			Допускается 18 м 2 в зданиях архивов I группы
до 0,3 млн. единиц хранения
св. 0,3 до 1,5 млн. единиц хранения
26. Кладовые уборочного инвентаря (встроенные шкафы)
27. Помещение сбора и упаковки макулатуры при вместимости здания:			Допускается 18 м 2 в зданиях архивов I группы
до 0,3 млн. единиц хранения	на здание
св. 0,3 до 0,75 млн. единиц хранения
св. 0,75 до 1,5 млн. единиц хранения
28. Пожарный пост при вместимости здания:			Предусматривается в зданиях архивов привместимости 500 тыс. единиц хранения и свыше
от 0,5 до 0,75 млн. единиц хранения	на здание
св. 0,75 млн. единиц хранения
29. Санитарные узлы			По действующим нормам из расчета 1 унитаз и 1 писсуар на 80 мужчин, 1 унитаз на 40 женщин; 1 умывальник на 4 прибора, но не менее одного

________________

* При устройстве централизованных лабораторий микрофотокопирования и реставрации документов данные помещения не предусматриваются.

** При устройстве централизованных лабораторий микрофотокопирования и реставрации документов данные помещения не предусматриваются.

Примечание . Для зданий архивов III группы помещения, указанные в пп. 2, 3, 6 - 8, 10, 13 - 17, 19 - 24, 27, 28, не предусматриваются.

3.17. Состав и площади помещений централизованных лабораторий микрофотокопирования, размещаемых в зданиях архивов, следует принимать согласно прил. . В этом случае помещения, указанные в пп. 8 и 9 табл. , не предусматриваются; состав и площади помещений лабораторий реставрации принимаются по заданию на проектирование.

3.18. Научно-справочная библиотека архива должна размещаться в непроходном помещении.

3.19. Читальные залы должны быть непроходными с естественным освещением. Для работы с документами ограниченного пользования в читальных залах архивов всех групп следует предусматривать боксы площадью 3,5, м 2 без увеличения общей нормируемой площади зала.

3.20. Требования к расстановке оборудования в читальных залах следует принимать согласно прил. .

3.21. Примерный состав и площади помещений зданий архивов см. в прил. .

Противопожарные требования

3.22. Архивы должны размещаться в зданиях (помещениях) не ниже II степени огнестойкости.

3.23. Помещения архивохранилищ, служебных каталогов и описей должны быть разбиты противопожарными перегородками на отсеки площадью не более 600 м 2 . Каждый отсек должен иметь не менее двух выходов, один из которых должен быть эвакуационным.

Примечание . Из отсека площадью до 70 м 2 допускается предусматривать один эвакуационный выход.

3.24. Двери, ведущие из архивохранилищ, помещений ответственных хранителей фондов, служебных каталогов и описей, должны быть противопожарными с пределом огнестойкости не менее 0,6 ч.

3.25. При отсутствии в архивохранилищах окон в наружных стенах необходимо предусматривать для дымоудаления вытяжные каналы (площадь сечения не менее 0,2 % площади помещений), снабженные на каждом этаже клапанами с дистанционным приводом. Расстояние до наиболее удаленной точки помещения от клапана дымоудаления не должно превышать 20 м.

3.26. В помещениях архивов должно быть предусмотрено автоматическое отключение при пожаре системы приточно-вытяжной вентиляции, кондиционирования воздуха и системы дымоудаления.

3.27. Отделка стен и потолков в помещениях архивохранилищ, служебных каталогов и описей должна быть выполнена из несгораемых материалов.

3.28. Помещения хранилищ и помещения хранения служебных каталогов и описей в архивах должны быть оборудованы автоматическими установками газового пожаротушения. Объем помещения, защищаемого установкой газового пожаротушения, не должен превышать 1,5 тыс. м 3 .

3.29. Помещения хранилищ, служебных каталогов и описей в архивах II и III групп с площадью каждого защищаемого помещения менее 400 м 2 допускается оборудовать передвижными установками газового пожаротушения или переносными углекислотными огнетушителями.

3.30. Помещения зданий архивов (кроме венткамер, санузлов и других помещений с мокрыми технологическими процессами, а также помещений, в которых предусматривается автоматическое пожаротушение) следует оборудовать системами автоматической пожарной сигнализации.

3.31. Все помещения архивов I и II групп, двери, приямки, окна первых и последних этажей, крышки люков и другие проемы должны быть оборудованы автоматической охранной сигнализацией.

3.32. В зданиях архивов I и II групп следует предусматривать централизованную систему оповещения о пожаре.

3.33. В архивах I группы пути эвакуации должны быть оборудованы аварийным освещением.

4. ВОДОСНАБЖЕНИЕ И КАНАЛИЗАЦИЯ

4.1. В зданиях архивов следует предусматривать хозяйственно-питьевое и противопожарное водоснабжение, канализацию и водостоки.

Хозяйственно-питьевое и противопожарное водоснабжение, канализацию и водостоки следует проектировать в соответствии с требованиями глав СНиП по проектированию внутреннего водопровода и канализации зданий и указаниями настоящей Инструкции.

4.2. Нормы расхода воды и количество струй на внутреннее пожаротушение следует принимать согласно табл. .

Таблица 7

________________

* Внутренний противопожарный водопровод предусматривается при объеме здания 7500 м 3 и выше.

4.3. Пожарные краны следует располагать в лестничных клетках, коридорах и других помещениях, в которые обеспечивается доступ.

4.4. При установке пожарных насосов пуск их производится дистанционно от кнопок у пожарных кранов и автоматически от датчиков пожарной сигнализации.

4.5. Централизованное горячее водоснабжение обязательно для зданий архивов I группы, для зданий II группы допускается применение местных электроводонагревателей.

4.6. Прокладка труб через хранилище и помещения, в которых находятся архивные документы, допускается при условии отсутствия на трубопроводах арматуры, фланцевых и резьбовых соединений.

4.7. В зданиях архивов III группы, располагаемых в неканализованных районах, следует предусматривать устройство: в I, II и III климатических районах - люфт-клозетов, а в IV климатическом районе - наружных уборных с выгребами.

4.8. Устройство внутренних водостоков следует предусматривать для зданий высотой 8 м и более. Не допускается установка водосточных воронок над хранилищами и помещениями, в которых находятся архивные документы.

5. ОТОПЛЕНИЕ И ВЕНТИЛЯЦИЯ

5.1. В зданиях архивов следует предусматривать отопление и вентиляцию. В помещениях хранилищ архивов I группы следует предусматривать кондиционирование воздуха. Отопление, вентиляцию и кондиционирование воздуха надлежит проектировать в соответствии с требованиями главы СНиП по проектированию отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха, а также указаниями настоящего раздела.

5.2. В помещениях хранилищ архивов I и II группы вместимостью более 0,3 млн. единиц хранения следует применять, как правило, воздушное отопление, совмещенное с приточной вентиляцией или с кондиционированием воздуха. В остальных помещениях зданий архивов следует предусматривать водяное отопление.

5.3. Здания архивов II группы вместимостью 0,3 млн. единиц хранения и менее и здания архивов III группы, расположенные в малых городах и сельских населенных пунктах, допускается оборудовать системами водяного отопления от местных источников тепла с предельной температурой теплоносителя 95 °С и системами вытяжной вентиляции с естественным побуждением. Для помещений хранилищ следует предусматривать отдельные ветви системы отопления с управлением из центрального теплового пункта.

5.4. В хранилищах при устройстве системы водяного отопления местные нагревательные приборы следует предусматривать с гладкой поверхностью, не допускается установка запорно-регулирующей арматуры.

5.5. Отдельные системы приточной вентиляции следует предусматривать для хранилищ и, как правило, группы помещений: приемки документов, временного хранения, дезинфекции и дезинсекции, обеспыливания, микрофотокопирования, реставрации, электрорепродукционной, мастерской. Остальные помещения следует обеспечивать общей системой приточной вентиляции.

5.6. В помещениях хранилищ следует предусматривать рециркуляцию воздуха. Объем наружного воздуха надлежит определять расчетом, но он должен быть не более 10 % общего количества подаваемого воздуха.

5.7. Отдельные вытяжные системы следует предусматривать для помещений:

а) хранилищ;

б) дезинфекции и дезинсекции;

в) микрофотокопирования и реставрации, лабораторий, мастерских;

г) хранения фотодокументов;

д) санитарных узлов.

Остальные помещения допускается объединять одной вытяжной системой.

5.8. Из нижней зоны помещений хранилищ, оборудованных стационарными системами газового пожаротушения, необходимо предусматривать аварийную вытяжную вентиляцию. Объем удаляемого воздуха следует определять из условий шестикратного обмена в 1 ч по большему хранилищу.

5.9. Воздухообмен в помещениях хранилищ следует осуществлять по схеме «сверху - вниз - вверх»: приток в верхнюю зону, рециркуляцию - из нижней зоны, и вытяжку - из верхней зоны.

5.10. Для хранилищ должна быть предусмотрена очистка от пыли наружного и рециркуляционного воздуха до предельно допустимой концентрации ее в помещении, определенной технологическим заданием.

5.11. Расчетную температуру воздуха и кратность воздухообмена в помещениях следует принимать согласно табл. .

Таблица 8

	Расчетная температура воздуха в помещениях в холодный период года, °С	Кратность воздухообмена в 1 ч		Примечания
				Примечания
1. Хранилища		По расчету на ассимиляцию тепловлагоизбытков
2. Хранилище фотодокументов и микрофильмов
3. Помещения ответственных хранителей фондов
4. Общие рабочие комнаты
5. Кабинеты
6. Приемная при кабинете директора
7. Помещение приемки документов
8. Помещение временного хранения документов
9. Помещение обеспыливания документов				Местный отсос от вытяжного шкафа по технологическому заданию
10. Помещение дезинфекции и дезинсекции документов				Местный отсос от дезкамеры по технологическому заданию
11. Помещение микрофотокопирования
В том числе:
прием, хранение и выдача заказов, съемочная, проявочная и составление растворов,				Местный отсос от шкафа для сушки пленки по технологическому заданию
зарядка кассет, получение фотокопий на бумаге,
технический контроль
кладовая хранения химикатов
12. Помещение реставрации				Местные отсосы от ванны для промывки, от вытяжного шкафа, укрытия ламинатора и клееварки по технологическому заданию
13. Помещение электрорепродукционной
14. Помещение хранения учетных документов
15. Помещение хранения служебных каталогов и описей
16. Научно-справочная библиотека
17. Методический кабинет
18. Читальный зал для работы с документами
19. Аванзал выдачи документов, читательские каталоги, описи и др.
20. Помещение при читальном зале для временного хранения документов, выдаваемых в читальный зал
21. Вестибюль
22. Гардеробная				В расчет принимается пространство за барьером
23. Помещение для ожидания посетителей
24. Бюро пропусков и справочное бюро
25. Комната общественных организаций
26. Комната обслуживающего персонала
27. Мастерская ремонта оборудования и инвентаря
28. Кладовые оборудования, инвентаря и канцелярских принадлежностей, уборочного инвентаря, помещение сбора и упаковки макулатуры
29. Пожарный пост
30. Санитарные узлы			100 м 3 /ч на каждый унитаз или писсуар

Примечания : 1. Параметры воздуха в помещениях хранилищ надлежит принимать:

при устройстве кондиционирования воздуха круглогодично - температуру +18 °С, относительную влажность 55 %;

при устройстве систем вентиляции в холодный период - температуру +18 °С, относительную влажность - 55 %. Температуру воздуха в теплый период следует принимать на 3 °С выше расчетной наружной температуры по параметрам А. Для кондиционирования воздуха пределы колебания параметров не должны превышать: по температуре ± 1 °С, по относительной влажности ± 5 %.

2. При расчете тепло-влажностного баланса кондиционируемых помещений необходимо учитывать тепло-, влаговыделения от людей, теплопоступление через ограждения, тепло, вносимое солнечной радиацией и частично электроосвещением. Процент установленной мощности светильников, включаемых в дневное время, принимается согласно заданию на проектирование.

3. В производственных помещениях (табл. , пп. 9, 10, 11, 12) количество удаляемого воздуха через местные отсосы должно быть компенсировано приточным воздухом в объеме 80 %, остальные 20 % должны быть поданы в коридоры.

4. В зданиях архивов вместимостью 0,3 млн. единиц хранения и менее при устройстве естественной вентиляции следует принимать однократный обмен воздуха.

5. При устройстве воздушного отопления в помещениях ответственных хранителей фондов воздухообмен принимается по расчету.

6. ЭЛЕКТРОТЕХНИЧЕСКИЕ УСТРОЙСТВА

6.1. Электрооборудование, электрическое освещение следует проектировать в соответствии с требованиями главы СНиП по проектированию естественного и искусственного освещения, правил производства и приемки работ по монтажу электротехнических устройств и правил устройства электроустановок.

6.2. Наименьшую освещенность и источники света в зависимости от назначения помещений следует принимать согласно прил. . В помещениях хранилищ следует принимать светильники с лампами накаливания.

6.3. Здания и помещения архивов должны оборудоваться средствами связи и сигнализации.

6.4. Городские телефоны устанавливаются в кабинетах, справочном бюро, в помещении пожарного поста, на рабочих местах начальников отделов, бюро пропусков.

В вестибюле следует устанавливать телефон-автомат.

В зданиях архивов I группы допускается предусматривать местные АТС без выхода в город.

6.5. Телефонные аппараты местной АТС устанавливаются в группе помещений для работы с документами.

6.6. Абонентские точки городской радиотрансляционной сети следует устанавливать в группе помещений для работы с документами.

6.7. В зданиях архивов следует предусматривать диспетчеризацию инженерного оборудования. Объект диспетчеризации определяется заданием на проектирование.

6.8. Диспетчерские пункты управления автоматизированными системами следует располагать в отдельных помещениях, в зоне технического обслуживания. Уровень шума в диспетчерской не должен превышать 60 дБ.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ШИРИНА ПРОХОДОВ МЕЖДУ СТЕЛЛАЖАМИ И ЭЛЕМЕНТАМИ КОНСТРУКЦИЙ ПОМЕЩЕНИЙ

________________

* Площадь указана из расчета средней нормы 2,5 м 2 на 1 тыс. единиц хранения, в том числе: хранение документов на бумажной основе - 100 % расчетной вместимости (98 % делопроизводственных документов по п. 2 табл. , с коэффициентом 1,05; 1,5 % научно-технических документов по п. 1 табл. ; 0,4 чертежей по п. 2 и 0,1 % карт по п. 4 табл. ); хранение фотодокументов и микрофильмов - 1,6 % к площади хранения документов на бумажной основе. При ином соотношении площадь уточняется заданием на проектирование.

** Площадь общих рабочих комнат рассчитана на количество сотрудников с учетом размещения части из них в прочих помещениях для работы с документами.

Примечания : 1. Состав и площади помещений допускается уточнять в задании на проектирование в зависимости от местных условий в пределах, установленных нормативными удельными показателями строительного объема. При этом для зданий архивов I группы вместимостью менее 2 млн. единиц хранения площади помещений допускается увеличивать в соответствии с нормативами, приведенными в табл. .

2. Для зданий архивов II группы вместимостью 2 млн. единиц хранения площади помещений уменьшаются в соответствии с нормативами, приведенными в табл. .

3. Для зданий архивов III группы помещения, указанные в пп. 6, 7, 12, 13, 17 - 19, 27, 30, 31, не предусматриваются.

4. Площади технических помещений определяются по расчету в зависимости от принятого оборудования.

4. Общие рабочие комнаты *

5. Кабинеты *

6. Приемная при кабинете директора

7. Помещение приемки документов *

8. Помещение временного хранения документов

9. Помещение обеспыливания документов

10. Помещение дезинфекции и дезинсекции

На вертикальной поверхности стеллажа

11. Помещение микрофотокопирования.

В том числе:

прием, хранение и выдача заказов

0,8 м от пола в горизонтальной плоскости

съемочная, проявочная, зарядка кассет, получение фотокопий на бумаге

технический контроль

кладовая хранения химикатов

12. Помещение реставрации

13. Помещение электрорепродукционной

14. Помещение хранения учетных документов

На вертикальной поверхности фронта картотек

15. Помещение хранения служебных каталогов и описей

16. Научно-справочная библиотека *

0,8 м от пола в горизонтальной плоскости

17. Методический кабинет *

18. Читальный зал для работы с документами *

19. Аванзал выдачи документов, читательские каталоги и описи

20. Помещение при читальном зале для временного хранения документов, выдаваемых в читальный зал

21. Вестибюль с гардеробной

На уровне пола

22. Помещение ожидания для посетителей

23. Бюро пропусков *

0,8 м от пола в горизонтальной плоскости

24. Справочное бюро *

25. Комнаты общественных организаций *

26. Комнаты обслуживающего персонала

27. Мастерская ремонта оборудования и инвентаря

28. Кладовые оборудования, инвентаря и канцелярских принадлежностей, уборочного инвентаря, помещение сбора и упаковки макулатуры

На уровне пола

29. Пожарный пост

На уровне пола

30. Санитарные узлы

31. Коридоры:

32. Лестницы:

На площадках и ступенях лестниц

Примечания : 1. Во всех помещениях, отмеченных знаком * , необходимо предусматривать дополнительное местное освещение (штепсельные розетки).

2. Л. л. - люминесцентные лампы; л. н. - лампы накаливания.

Проектирование архивных помещений. Схемы взаимосвязи архивных помещений. Соотношение площади проходов и площади хранения при разных системах хранения. Сравнение размеров занимаемых площадей при различных системах хранения бумаги. Время обработки – сравнение горизонтальной и вертикальной систем хранения.

Функциональное назначение: четкая систематизация, удобное для пользования хранение документов при минимальной длине проходов и эффективном использовании площади помещения.

Данные о площади архивов приведены Ладнером. С увеличением глубины шкафов увеличивается ширина проходов между ними.

L х В (ширина шкафов) = площадь хранения + 1/2L х В + 0,5 = площадь проходов

Общая площадь = площадь хранения + площадь проходов.

Глубокие помещения архивов более экономичны (рис. 3,а). На рис. 3 наглядно показано соотношение площади хранения к площади проходов при вертикальной системе хранения документов в больших архивных стеллажах (системы «Велокс») и при горизонтальной системе. Площади хранения при вертикальной системе 5,2 м2, площади проходов - 4,6 м2 (100:90). При горизонтальной системе хранения площади хранения 3,2 м2, площади проходов 3,6 м2 (90:100, обратное отношение). При горизонтальной системе вместимость меньше, а верхние полки недоступны для обозрения.

При вертикальном хранении численность обслуживающего персонала сокращается более чем на. 40%. Хранение документов в выдвижных ящиках позволяет использовать площадь стен на 87% эффективней, чем хранение в папках-скоросшивателях (рис. 5), Документы пересылают в лифтах непрерывного действия (патерностер). Рабочее место оснащается полкой дтя разборки, небольшим столом и стулом на роликах.

Архив располагается в центральной части здания. Оптимальное расстояние между осями окон 2,25 - 2,5 м. Высота помещения архива в свету 2,1 м (утроенная высота помещения архива соответствует удвоенной высоте нормальных конторских помещений. Помещение должно быть сухим, размещение архива в подвальных и чердачных помещениях нежелательно. Расположение столов в ряд (рис. 5) с одновременным использованием подвесных папок и передвижной крышки для ведения записей улучшает взаимосвязь рабочих мест. Передвижная крышка используется также для перемещения картотечных ящиков. Передвижные архивные шкафы (системы Компактус) благодаря управлению промежуточных проходов позволяют эффективнее использовать площадь помещения (на 100 - 120%) (рис. 7,6). Такие устройства не стандартизованы и в принципе должны отвечать требованиям, предъявляемым к обычным архивам, библиотекам, складам. Необходимо в данном случае учитывать увеличение полезной нагрузки на полы. Шкафы перемещаются вручную или с помощью механического привода. Весь архив или его отдельные части могут быть заперты одним поворотом ручки.

Сравнение размеров занимаемых площадей при различных системах хранения бумаги:

Способы хранения	10000 дел (без футляров) толщиной около 2 мм каждое. В каждом деле около 25 страниц
Способы хранения	Требуемая длина шкафов или стены	Требуемая площадь, включая рабочие проходы (боковые проходы не учитываются), м2
Горизонтальное хранение в скоросшивателях на открытой полке размерами 35 х 200 см.	7,25	5,92
Библиотечные полки, Хранение в папках, размещение в шкафчиках со шторами размером 40 х 125 х 220 см.	11	8,25
Комбинированное хранение в стоящих и подвешенных папках, размещённых на стеллажах размером 65 х 78 х 200 см.	2,4	3,6

Время обработки – сравнение горизонтальной и вертикальной систем хранения:

Независимо от формы собственности, организация должна обеспечить физическую сохранность целого ряда документов. Для того чтобы раньше времени не лишиться важной документации, следует знать базовые правила хранения документов, а также порядок создания собственного архива.

Решая вопрос о создании архива, руководство юридического лица должно учитывать следующие особенности организации архива:

выделение помещения для архива;
оборудование архива;
материально-техническое обеспечение его деятельности;
выделение необходимой штатной численности.

Для соблюдения порядка хранения архивных документов предварительно необходимо провести комплексный анализ всех особенностей хранения. Только после этого можно приступать к обсуждению предложений, наиболее целесообразных с точки зрения финансовых затрат, обеспечения сохранности, режима хранения, организации использования документов и оперативности получения необходимой информации. В результате руководство принимает решение либо о создании собственного архива или обращения в архивную компанию, которая предоставляет услуги по внеофисному хранению архивных документов .

Внеофисное хранение документов: основные правила

В настоящее время существует практика, когда юридические лица прибегают к услугам . В этих случаях необходимо подписать договор между юридическим лицом и владельцем помещения (архивной компанией). При этом арендатор должен оговорить порядок хранения документов в архиве , а также правила доступа к ним и ответственность владельца помещения за обеспечение сохранности документов.

Сегодня на рынке архивных услуг появилось много компаний, специализирующихся на депозитарном хранении документов. В основном эти фирмы действуют в больших городах, где подобные услуги очень востребованы со стороны юридических лиц, имеющих внушительный документооборот.

Архивные услуги существуют на российском рынке относительно недавно, поэтому у некоторых юридических лиц возникают вопросы о ее законности. С точки зрения права, эти виды услуг укладываются в нормы Гражданского кодекса РФ и фиксируются в форме договора между юридическими лицами, берущими на себя взаимные обязательства.

Однако на архивное хранение не могут передаваться документы , включенные (после проведения экспертизы ценности государственным учреждением) в состав Архивного фонда Российской Федерации в установленном порядке, без согласования с государственным архивным учреждением. Только оно вправе решать вопрос о приеме документов на постоянное хранение в государственный архив. В случае невозможности приема документов по ряду причин, после обследования помещений фирмы госархив дает согласие на временное (депозитарное) хранение этих документов на территории фирмы.

Передача на депозитарное хранение массива документов по личному составу также может создать дополнительные сложности в исполнении социально-правовых запросов. Пенсионный фонд РФ и его территориальные органы принимают архивные справки только от самих организаций-работодателей, их правопреемников или юридических лиц, в уставных документах которых имеется пункт об ответственности за сохранность и использование документов по личному составу юридического лица, чьи полномочия и функции они взяли.

Архивные компании, осуществляющие услуги по депозитарному хранению, не всегда имеют такие полномочия. Однако если в договоре прописан соответствующий пункт, сотрудники архивной компании могут найти в архивных документах по личному составу клиента необходимую информацию и подобрать требуемые сведения . Но их правовое оформление остается прерогативой юридического лица - собственника документов.

Обычно в архивные компании выгодно «сбрасывать» большие объемы финансовой, банковской, снабженческой и иных видов массовой документации . Она имеет кратковременное оперативное применение, но хранится в течение долгого (не менее 5 лет) времени в силу ее правового и фискального значения.

Выделение помещения для архива

Если юридическое лицо приняло решение о создании собственного архива, то следующим важнейшим шагом будет определение емкости (вместимости) архивного помещения.

Многие задаются вопросом, как определить размеры архивохранилища для рационального размещения в нем не только уже имеющихся документов, подлежащих архивному хранению, но и тех документов, которые появятся в ближайшей перспективе. Учитывая колоссальную стоимость каждого арендуемого квадратного метра помещения, особенно в Москве, это вопрос далеко не праздный. Несмотря на субъективность расчетов, в целом определение необходимых размеров архивохранилища с учетом ближайшей (3-5 лет) перспективы комплектования, поддается примерному расчету .

Воспользовавшись услугой " ", вы сможете автоматически расчитать необходимое количество специальных средств хранения и перемещения архивных документов: стеллажей, коробов, папок и т.д.

При расчете учитываются следующие показатели:

Виды документации , образующейся в юридическом лице. Этот фактор является важнейшим, так как именно от состава документов, периодичности и объемов их образования, частоты использования и важности зависит стратегия и практика комплектования архива.

Возьмем для примера коммерческий банк. Как известно, львиную долю по объему документов, образующихся в деятельности любого коммерческого банка, составляет первичная финансовая (банковская) документация , в которой отражаются все финансовые операции, проведенные банком за день («документы дня»). Эти документы поступают в архив банка периодически в течение года по мере накопления их в соответствующих подразделениях. Их объем может быть очень велик: от сотен до тысяч дел ежегодно. Такой объем с трудом поддается расчету, так же как и научно-техническая (и другая специальная) документация, подлежащая передаче на архивное хранение. Периодичность их образования установить невозможно, так как они передаются на хранение только после окончания работы над проектом (научной темой).

Определение емкости архива по номенклатуре дел

В организациях есть стабильный состав документов, которые подлежат архивному хранению. Эти документы в обязательном порядке должны быть учтены в номенклатуре дел . В форме номенклатуры предусмотрена итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных организацией в году.

Если эта запись регулярно заполняется, то, проведя анализ сводных записей номенклатур дел юридического лица за временной период, когда образовавшиеся в его деятельности документы должны поступить на архивное хранение, и проведя необходимые подсчеты, можно получить точные данные об объемах дел, предназначенных для дальнейшего архивного хранения.

Определение емкости архива методом физического подсчета

Если номенклатура дел в юридическом лице не заводилась, то необходим физический подсчет всех дел , хранящихся в каждом структурном подразделении у сотрудников. Расчеты должны базироваться на следующих предварительных условиях. На стандартной полке архивного стеллажа длиной в 1 метр и шириной 30 см может быть размещено до 40 стандартных документальных комплексов (дел) по 250 листов, толщиной 2,5 см. На двухстороннем архивном стеллаже монтируется 12 навесных полок, следовательно, в расчетном варианте на одном стеллаже может быть размещено около 500 стандартных дел.

Это достаточно условная цифра, так как на практике дела нередко передаются на архивное хранение без предварительной архивной обработки , которая включает в себя:

проведение полистной экспертизы документов дела;
нумерацию листов;
составление заверительной записи о количестве листов;
подшивку или переплет дела в стандартную обложку;
составление к делу заголовка, раскрывающего виды и содержание документов, в ряде случаев, к отдельным категориям дел и внутренней описи документов, помещенных в дело.

Если на хранение будут приниматься дела в необработанном виде, да еще в обложках типа «Корона» шириной 5-6 см, то вместимость стеллажа значительно снизится. Этот фактор также надо принимать во внимание при расчетах емкости архивохранилища.

Оборудование архива: монтаж стеллажей

Важным этапом в порядке хранения архивных документов является монтаж стеллажей. При монтаже стеллажей в архивохранилище следует учитывать, что расстояние между рядами стеллажей – пожарный проход – должно быть не менее 120 см, а расстояние (проход) между стеллажами – 75 см. Около входа в хранилище с каждой стороны, согласно требованиям пожарной безопасности, должно быть свободное (не менее 1 м) пространство.

Посчитав размер помещения и площадь, занимаемую каждым стеллажом (102 см х 62 см с учетом толщины боковых и средней стоек), можно определить, сколько стеллажей поместятся на выделяемой площади. Умножив эту цифру на среднее количество дел, размещаемых на каждом стеллаже, мы получим достоверный объем дел, который может быть размещен в данном архивохранилище .

При этом важно учитывать порядок хранения документов по личному составу (личные дела, личные карточки, лицевые счета, приказы по личному составу и др.), а также документов с грифом коммерческая или банковская тайна . Они должны храниться не на открытых стеллажах, а в сейфах или металлических шкафах. Аналогичные требования к порядку архивного хранения имеют учетные и справочные документы (номенклатуры и описи дел, указатели, картотеки, паспорт архива и т. д.).

При монтаже стеллажей в архивохранилище следует соблюдать ряд дополнительных положений порядка хранения документов в архиве :

Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами.
Не рекомендуется размещение средств хранения (стеллажей, шкафов) вплотную к наружным стенам здания, источникам тепла и электроэнергии.
Документы на стеллажах могут быть упакованы в коробки или связки, на которых должны быть проставлены необходимые учетные данные.
Микрофильмы и фотодокументы, если таковые образуются в юридическом лице, упаковываются в конверты или кассеты и хранятся в специальных коробках или папках.

Материально-техническое оснащение архива

Обязательным пунктом в соблюдении порядка и правил хранения архивных документов является оборудование (материально-техническое оснащение) архивного помещения. На данном этапе необходимо учитывать, для каких видов документов оно предназначено. Если для хранения организационно-распорядительной документации подходят стандартные стеллажи, параметры которых обозначены выше, то для технической, проектной, конструкторской, технологической, землеустроительной и других специальных видов документации эти стеллажи не подходят. Это связано с тем, что параметры физических размеров, принципы формирования и учета этих видов документации резко отличаются от принятых в управленческой документации.

В данной статье мы остановимся лишь на необходимом оборудовании для архива, хранящего управленческую, финансовую, кадровую снабженческую и другие виды организационно-распорядительной документации.

Для хранения архивных документов необходимо наличие специального оборудования, которое позволяет обеспечить необходимый порядок хранения документов в архиве. В настоящее время рынок насыщен разного рода архивным оборудованием отечественного и зарубежного производства, которое производит или поставляет большое количество зарубежных и отечественных фирм.

Минимальный набор материально-технического оснащения , позволяющий функционировать архиву юридического лица, с учетом выполнения порядка хранения документов:

Металлические сборные стационарные или мобильные стеллажи с механическим или электрическим приводом.
Сейфы и металлические шкафы для хранения документов по личному составу, документации с грифом коммерческая (банковская) тайна, учетных и справочных документов архива.
Столы (длиной не мене 1,5 м) для раскладки документов, принимаемых на хранение в архив.
Картотеки (картотечные шкафы) для принимаемого регистрационного и учетного аппарата, если он ведется в традиционной бумажной форме и кадровых карточек по форме Т-2.
Множительный аппарат для создания фонда пользования копий к документам архива.
Персональный компьютер для ведения оперативных работ, а также всех необходимых статистических, учетных объемных показателей архива, создания ИПС к документам архива, также подключенной к общим автоматизированным системам, функционирующим в юридическом лице.

Любая современная компания, если она дорожит документной информацией, может позволить себе минимальный набор этого оборудования. Отдельно следует остановиться на стеллажном оборудовании , стоимость которого является основным источником расходов. Как показывает опыт, не во всех случаях наиболее оптимальным вариантом оснащения хранилищ являются передвигающиеся стеллажи с механическим или электрическим приводом зарубежного производства.

В небольших периферийных фирмах более пригодны легкие сборные стеллажи отечественного производства. Во-первых, они значительно дешевле (примерно в 2 раза по сравнению с зарубежными образцами). Во-вторых, они проще, технологичнее в сборке и разборке, что является немаловажным обстоятельством при частой смене местоположения архива. Если в деятельности организации образуется стандартная организационно- распорядительная документация, при наличии минимального по площади архивного помещения (до 10 кв. м.) стационарные стеллажи являются наиболее оптимальными для размещения документов .

Определение штатной численности архива

К сожалению, в нашей стране нет официально утвержденных нормативов по определению численности этих категорий работников. Однако определить штатную численность архивных работников можно на основании укрупненных норм времени на делопроизводственное и архивное обслуживание, утвержденных Министерством труда и социального развития Российской Федерации в 1994 г.

В 1996 г. ВНИИДАДом проводилось исследование, которое в основном подтвердило корректность показателей норм Минтруда. Подобные замеры проводились также Федеральным органом управления архивным делом в Российской Федерации (Росархивом). Результаты исследований показали, что один квалифицированный (имеющий специальное образование или опыт работы) штатный работник архива может обеспечить на необходимом квалификационном и качественном уровне весь необходимый комплекс работ с документами, находящимися на хранении в архиве при объемах: не более 4000 дел постоянного хранения, или 2500 дел научно-технической документации, или 10 000 дел по личному составу .

При таких объемах вопрос о возможности совместительства работы в архиве организации с другими должностными обязанностями (как это зачастую бывает в организации) просто неуместен. Эта грошовая экономия, как правило, приводит к весьма негативным последствиям, отрицательно сказывающимся на организации информационного обеспечения деятельности юридического лица.

Поэтому на начальном этапе создания архива юридического лица, если расчеты показывают, что в юридическом лице образуются вышеуказанные объемы дел, подлежащие архивному хранению, необходимо предусмотреть отдельную штатную единицу , ведущую весь комплекс архивных работ. Важно помнить, что объемы дел со временем будут постоянно нарастать, а, следовательно, будет увеличиваться нагрузка на работника архива. Это обстоятельство должно обязательно учитываться руководством юридического лица при изучении порядка архивного хранения и планировании штатной численности.

Альбрехт Б. В.

специалист по архивоведению и
делопроизводству

Документ содержит нормативные показатели и требования, предъявляемые к размещению зданий на земельных участках, к объемно-планировочным решениям и инженерному оборудованию зданий и помещений, предназначенных для устройства государственных архивов. Инструкция распространяется на проектирование вновь строящихся и реконструируемых зданий, а также помещений государственных архивов вместимостью от 0,15 до 2 млн. единиц хранения

Обозначение:	СН 426-82
Название рус.:	Инструкция по проектированию архивов
Статус:	отменен
Заменяет собой:	СН 426-71 «Временные указания по проектированию зданий и помещений архивов»
Дата актуализации текста:	05.05.2017
Дата добавления в базу:	01.09.2013
Дата введения в действие:	01.01.1990
Утвержден:	26.02.1982 Государственный комитет по гражданскому строительству (62)
Опубликован:	Стройиздат (1983 г.)
Ссылки для скачивания:

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ
ПО ГРАЖДАНСКОМУ СТРОИТЕЛЬСТВУ И АРХИТЕКТУРЕ
ПРИ ГОССТРОЕ СССР (ГОСГРАЖДАНСТРОЙ)

Инструкция
по проектированию
архивов

СН 426-82

Для проектировщиков, работников архивных учреждений.

Табл. 13.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.2. Здания государственных архивов подразделяются на группы:

группа I - здания центральных государственных архивов СССР и союзных республик;

группа III - здания государственных районных архивов.

2. ГЕНЕРАЛЬНЫЕ ПЛАНЫ

2.3. Размеры земельных участков для зданий архивов следует принимать согласно табл. .

Таблица 1

3. ОБЪЕМНО-ПЛАНИРОВОЧНЫЕ И КОНСТРУКТИВНЫЕ РЕШЕНИЯ ЗДАНИЙ

Общая часть

3.1. Помещения архивов подразделяются на:

помещения хранения (хранилища);

помещения для работы с документами и служебно-бытовые.

3.3. Этажность зданий архивов следует принимать, как правило, не более 9 этажей.

Помещения хранения (хранилища)

3.9. Нормы площади хранилищ делопроизводственных документов следует принимать согласно табл. .

Таблица 2

	Вид и размер упаковки единицы хранения * , мм	Тип стеллажей	Нормы площади хранилищ на тысячу единиц хранения
1. Горизонтальное хранение, один ряд коробок ** по высоте на стеллажной полке	Коробки 350×245×180	Стационарные для хранения документов (9 полок)
2. То же, два ряда коробок ** по высоте на стеллажной полке	Коробки 350×245×180	Стационарные для хранения документов (5 полок)
3. Вертикальное хранение, один ряд папок *** на стеллажной полке	Папки 229×325×70	Стационарные книжные (6 полок)

________________

** В коробке 10 единиц хранения.

*** В папке 3 единицы хранения.

3.11. Нормы площади хранилищ крупноформатных документов следует принимать согласно табл. .

Таблица 3

	Способ хранения	Измеритель	Нормы площади хранилищ, м 2
1. Научно-техническая документация	Вертикальное хранение на стеллажах в папках	1 тыс. папок размером 330×250×30 мм
2. Чертежи
3. Кальки	Горизонтальное хранение в шкафах с выдвижными ящиками	1 тыс. стандартных листов размером 860×614 мм
	Подвесное хранение на выдвижных штангах	10 карт размером до 2000×1500 мм

3.12. Хранилища для фотодокументов и микрофильмов следует предусматривать в отдельных помещениях.

3.13. Нормы площади хранилищ фотодокументов и микрофильмов следует принимать согласно табл. .

Таблица 4

	Измеритель	Нормы площади хранилищ, м 2
1. Горизонтальный на стационарных стеллажах для хранения документов (7 полок)	На 100 металлических коробок для хранения пленки длиной 300 м
2. Горизонтальный на стационарных книжных стеллажах (7 полок)	На 100 металлических коробок для хранения пленки длиной 120 м
3. Вертикальный на стационарных стеллажах для хранения документов (5 полок)	На 100 картонных коробок размером 360×360×45 мм для хранения роликов пленки общей длиной 200 м

3.14. Нормы площади книгохранилищ научно-справочной библиотеки следует принимать согласно табл. .

Таблица 5

	Измеритель	Нормы площади хранилищ, м 2
Закрытое хранение книжного фонда на стационарных книжных стеллажах (7 полок)	на 1 тыс. единиц книжного фонда
То же, на передвижных * книжных стеллажах
Хранение газет на специализированных стеллажах; 4 подшивки (толщиной до 4 см) по высоте полки (12 полок)	на 100 подшивок:
	большеформатных
	малоформатных
Хранение специальных видов научно-технической литературы и документации (в коробках) на стационарных стеллажах (6 полок)	на 1000 изданий:
	описаний изобретений, патентов
То же (7 полок)

________________

* Передвижные книжные стеллажи - напольные, одно-, двухсекционные.

Помещения для работы с документами и служебно-бытовые

3.16. Площади помещений для работы с документами и служебно-бытовых следует принимать согласно табл. .

Таблица 6

	Измеритель	Нормы площади, м 2	Примечание
1. Общие рабочие комнаты	на 1 сотрудника
2. Кабинеты:
директора при вместимости здания архива:
до 1 млн. единиц хранения	на кабинет		Допускается 24 м 2 в зданиях архивов I группы
св. 1 млн. единиц хранения начальников отдела при вместимости здания архива:
до 1 млн. единиц хранения
св. 1 млн. единиц хранения
3. Приемная при кабинете директора при вместимости зданий архива:
до 1 млн. единиц хранения	на приемную
св. 1 млн. единиц хранения
4. Помещение приемки документов
5. Помещение временного хранения документов	на 0,1 млн. единиц хранения		Допускается совмещать с помещением приемки документов в зданиях архивов вместимостью до 1 млн. единиц хранения
6. Помещение обеспыливания документов при вместимости здания архива 1 млн. единиц хранения и свыше	на здание
7. Помещение дезинфекции и дезинсекции документов при вместимости здания архива 0,5 млн. единиц хранения и свыше
8. Помещение микрофотокопирования * при вместимости здания архива:
до 0,5 млн. единиц хранения	на здание
св. 0,5 млн. единиц хранения			Допускается 85 м 2 в зданиях архивов I группы
9. Помещение реставрации ** при вместимости здания архива:
до 0,5 млн. единиц хранения
св. 0,5 млн. единиц хранения			Допускается 54 м 2 в зданиях архивов I группы
10. Помещение электрорепродукционной при вместимости здания архива 1 млн. единиц хранения и свыше
11. Помещение хранения учетных документов	на 0,1 млн. единиц хранения		Допускается совмещать с рабочими комнатами в зданиях архивов вместимостью до 0,5 млн. единиц хранения
12. Помещение хранения служебных каталогов и описей
13. Научно-справочная библиотека: кафедра выдачи книг, каталоги, читательские места (1 - 3 места)	на библиотеку
14. Методический кабинет при вместимости здания архива:
св. 0,15 до 0,5 млн. единиц хранения	на здание
св. 0,5 до 1 млн. единиц хранения
св. 1 до 1,5 млн. единиц хранения	на здание
св. 1,5 до 2,0 млн. единиц хранения
15. Читальные залы для работы с документами	на 1 читательское место (при одноместных столах)		Общее количество читательских мест принимается из расчета 1,5 - 2 на 0,1 млн. единиц хранения
15. Читальные залы для работы с документами	(при одно-, двухместных столах)
16. Аванзал, кафедра выдачи документов, читательские каталоги, описи и др.	на 1 посетителя	1,5, количество посетителей принимается 20 % количества читательских мест	Устраивается в зданиях архивов I группы, в зданиях II и III групп совмещается с читальным залом
17. Помещение при читальном зале для временного хранения документов, выдаваемых в читальный зал	на 1 читательское место		Устраивается в зданиях архивов при вместимости 1 млн. единиц хранения и более, при вместимости до 1 млн. единиц хранения допускается совмещать с читальным залом
18. Вестибюль, гардеробная, места для хранения портфелей, сумок		0,32, но не менее 18	Рассчитываются на работающих в здании и читателей с коэффициентом 1,1, учитывающим прочих посетителей
19. Помещение ожидания для посетителей	на здание		Устраивается только в зданиях архивов I группы
20. Бюро пропусков при вместимости здания архива 0,5 млн. единиц хранения и свыше
21. Справочное бюро	на здание
22. Комната общественных организаций при вместимости здания архива 1 млн. единиц хранения и свыше
23. Комната обслуживающего персонала при вместимости здания архива:
св. 0,5 млн. до 0,75 единиц хранения
св. 0,75 до 1,5 млн. единиц хранения
св. 1,5 млн. единиц хранения
24. Помещение мастерской ремонта оборудования и инвентаря при вместимости здания архива:			Допускается 36 м 2 в зданиях архивов I группы
до 0,3 млн. единиц хранения

25. Кладовая оборудования, инвентаря и канцелярских принадлежностей при вместимости здания архива:			Допускается 18 м 2 в зданиях архивов I группы
до 0,3 млн. единиц хранения
св. 0,3 до 1,5 млн. единиц хранения
26. Кладовые уборочного инвентаря (встроенные шкафы)
27. Помещение сбора и упаковки макулатуры при вместимости здания:			Допускается 18 м 2 в зданиях архивов I группы
до 0,3 млн. единиц хранения	на здание
св. 0,3 до 0,75 млн. единиц хранения
св. 0,75 до 1,5 млн. единиц хранения
28. Пожарный пост при вместимости здания:			Предусматривается в зданиях архивов привместимости 500 тыс. единиц хранения и свыше
от 0,5 до 0,75 млн. единиц хранения	на здание
св. 0,75 млн. единиц хранения
29. Санитарные узлы			По действующим нормам из расчета 1 унитаз и 1 писсуар на 80 мужчин, 1 унитаз на 40 женщин; 1 умывальник на 4 прибора, но не менее одного

________________

3.18. Научно-справочная библиотека архива должна размещаться в непроходном помещении.

3.20. Требования к расстановке оборудования в читальных залах следует принимать согласно прил. .

3.21. Примерный состав и площади помещений зданий архивов см. в прил. .

Противопожарные требования

3.22. Архивы должны размещаться в зданиях (помещениях) не ниже II степени огнестойкости.

Примечание . Из отсека площадью до 70 м 2 допускается предусматривать один эвакуационный выход.

3.32. В зданиях архивов I и II групп следует предусматривать централизованную систему оповещения о пожаре.

3.33. В архивах I группы пути эвакуации должны быть оборудованы аварийным освещением.

4. ВОДОСНАБЖЕНИЕ И КАНАЛИЗАЦИЯ

4.2. Нормы расхода воды и количество струй на внутреннее пожаротушение следует принимать согласно табл. .

Таблица 7

________________

* Внутренний противопожарный водопровод предусматривается при объеме здания 7500 м 3 и выше.

5. ОТОПЛЕНИЕ И ВЕНТИЛЯЦИЯ

5.7. Отдельные вытяжные системы следует предусматривать для помещений:

а) хранилищ;

б) дезинфекции и дезинсекции;

в) микрофотокопирования и реставрации, лабораторий, мастерских;

г) хранения фотодокументов;

д) санитарных узлов.

Остальные помещения допускается объединять одной вытяжной системой.

Таблица 8

	Расчетная температура воздуха в помещениях в холодный период года, °С	Кратность воздухообмена в 1 ч		Примечания
				Примечания
1. Хранилища		По расчету на ассимиляцию тепловлагоизбытков
2. Хранилище фотодокументов и микрофильмов
3. Помещения ответственных хранителей фондов
4. Общие рабочие комнаты
5. Кабинеты
6. Приемная при кабинете директора
7. Помещение приемки документов
8. Помещение временного хранения документов
9. Помещение обеспыливания документов				Местный отсос от вытяжного шкафа по технологическому заданию
10. Помещение дезинфекции и дезинсекции документов				Местный отсос от дезкамеры по технологическому заданию
11. Помещение микрофотокопирования
В том числе:
прием, хранение и выдача заказов, съемочная, проявочная и составление растворов,				Местный отсос от шкафа для сушки пленки по технологическому заданию
зарядка кассет, получение фотокопий на бумаге,
технический контроль
кладовая хранения химикатов
12. Помещение реставрации				Местные отсосы от ванны для промывки, от вытяжного шкафа, укрытия ламинатора и клееварки по технологическому заданию
13. Помещение электрорепродукционной
14. Помещение хранения учетных документов
15. Помещение хранения служебных каталогов и описей
16. Научно-справочная библиотека
17. Методический кабинет
18. Читальный зал для работы с документами
19. Аванзал выдачи документов, читательские каталоги, описи и др.
20. Помещение при читальном зале для временного хранения документов, выдаваемых в читальный зал
21. Вестибюль
22. Гардеробная				В расчет принимается пространство за барьером
23. Помещение для ожидания посетителей
24. Бюро пропусков и справочное бюро
25. Комната общественных организаций
26. Комната обслуживающего персонала
27. Мастерская ремонта оборудования и инвентаря
28. Кладовые оборудования, инвентаря и канцелярских принадлежностей, уборочного инвентаря, помещение сбора и упаковки макулатуры
29. Пожарный пост
30. Санитарные узлы			100 м 3 /ч на каждый унитаз или писсуар

Примечания : 1. Параметры воздуха в помещениях хранилищ надлежит принимать:

при устройстве кондиционирования воздуха круглогодично - температуру +18 °С, относительную влажность 55 %;

6. ЭЛЕКТРОТЕХНИЧЕСКИЕ УСТРОЙСТВА

6.3. Здания и помещения архивов должны оборудоваться средствами связи и сигнализации.

В вестибюле следует устанавливать телефон-автомат.

В зданиях архивов I группы допускается предусматривать местные АТС без выхода в город.

6.5. Телефонные аппараты местной АТС устанавливаются в группе помещений для работы с документами.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ШИРИНА ПРОХОДОВ МЕЖДУ СТЕЛЛАЖАМИ И ЭЛЕМЕНТАМИ КОНСТРУКЦИЙ ПОМЕЩЕНИЙ

________________

2. Хранилище фотодокументов и микрофильмов

3. Помещения ответственных хранителей фондов

4. Общие рабочие комнаты *

5. Кабинеты *

6. Приемная при кабинете директора

7. Помещение приемки документов *

8. Помещение временного хранения документов

9. Помещение обеспыливания документов

10. Помещение дезинфекции и дезинсекции

На вертикальной поверхности стеллажа

11. Помещение микрофотокопирования.

В том числе:

прием, хранение и выдача заказов

0,8 м от пола в горизонтальной плоскости

съемочная, проявочная, зарядка кассет, получение фотокопий на бумаге

технический контроль

кладовая хранения химикатов

12. Помещение реставрации

13. Помещение электрорепродукционной

14. Помещение хранения учетных документов

На вертикальной поверхности фронта картотек

15. Помещение хранения служебных каталогов и описей

16. Научно-справочная библиотека *

0,8 м от пола в горизонтальной плоскости

17. Методический кабинет *

18. Читальный зал для работы с документами *

19. Аванзал выдачи документов, читательские каталоги и описи

20. Помещение при читальном зале для временного хранения документов, выдаваемых в читальный зал

21. Вестибюль с гардеробной

На уровне пола

22. Помещение ожидания для посетителей

23. Бюро пропусков *

0,8 м от пола в горизонтальной плоскости

24. Справочное бюро *

25. Комнаты общественных организаций *

26. Комнаты обслуживающего персонала

27. Мастерская ремонта оборудования и инвентаря

На уровне пола

29. Пожарный пост

На уровне пола

30. Санитарные узлы

31. Коридоры:

32. Лестницы:

На площадках и ступенях лестниц

2. Л. л. - люминесцентные лампы; л. н. - лампы накаливания.

При создании ведомственного архива в организации, прежде всего, необходимо определить площадь помещения, требующегося под архив. Она будет зависеть от объема документооборота организации, количества работающих там людей и среднего объема документов .
Например: необходимо рассчитать площадь помещения под архив в организации со следующими данными: документооборот организации - 10 тыс. документов в год; количество сотрудников “ 50 человек; средний объем документов (включая копии) - 5 листов.
Зная годовой объем документооборота организации и средний
объем документов, можно вычислить количество листов документов, создаваемых в год: 10 000 х 5 - 50 000 листов.
Допуская, что среднее дело содержит 100 листов (максимально - 250 листов), рассчитываем количество дел: 50 000/100 = 500 дел. А так как в организации работают 50 человек, будет еще 50 дел по личному составу.

Известно, что дела распределяются по категориям следующим образом: 20 % - дела постоянного хранения (500 х 0,2 = 100 дел); 10 % - дела долговременного хранения свыше 10 лет (500 х 0,1 = 50 дел);
~ 70 % - временного хранения до 10 лет включительно (500 х 0,7 = 350 дел); дела по личному составу - хранятся 75 лет (50 дел).
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) в архив не поступают, а хранятся в структурном подразделении организации.
Таким образом, объем архива равен: 100 + 50 + 50 = 200 дел.
Срок хранения дел до передачи юс на государственное хранение - 15 лет. Следовательно, объем дел за 15 лет составит: 200х 15 = 3000 дел и резерв для дел временного хранения до их уничтожения 350 дел.
Рассчитаем площадь помещения архива.
При средней толщине дела 4 см для хранения 3350 дел необходимо: 3350 х 4 = 13400 см = 134 погонных метра полок.
Исходя из того, что высота полки должна быть на 5 см (50 мм) выше высоты дела, вычисляем высоту полки: 297 мм (высота листа формата А4) + 50 мм = 347 мм. (Примем 350 мм = 35 см,)
Учитывая, что нижняя полка должна находиться на высоте 15 см от пола (рис. 2,1), и что типовая высота помещения 2 м 50 см, определим количество полок: (250 - 15)/35 = 6 полок на одном стеллаже ,

Рис. 2.1. Размеры стеллажа

Принимая, что стандартная длина одной полки равна 1,24 м, то стеллаж с шестью полками содержит: 6 к 1,24 = 7,44 погонных метров полок. То есть для размещения всего архива понадобится:
134/ 7.44 = 18 стеллажей.
Учитывая ширину центрального прохода 1,2 м и ширину проходов между стеллажами 75 см? площадь архивохранилища приблизительно равна (45+248+120) х (64 4+75-5+120) - 31 (рис. 2.2).

Рис. 2.2. План помещения архива организации

Задания Рассчитать объем архива организации по следующим данным: документооборот организации - 75 тыс. документов в год; количество сотрудников - 60 человек; средний объем документов (включая копии) - 5 листов. Рассчитать объем архива организации по данным задания 1„ учитывая, что текучесть кадров учреждения составляет 10 % в год (т.е. количество личных дел увеличится). Рассчитать площадь помещения под архив организации по следующим данным: документооборот организации - 5 тыс. документов в год;
~ количество сотрудников -30 человек; средний объем документов (включая копии) 3 листа.