(в ред. Постановлений Правительства РФ от 07.09.2011 № 751, от 26.04.2016 № 356 )

I. Общие положения

Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

Федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.


II. Термины и определения
()

1. Для целей настоящих Правил используются следующие термины и определения:

   (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

   «документирование» - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

   «делопроизводство» - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;

   «документ» - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

   «документооборот» - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

   «реквизит документа» - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

   (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

   «подлинник документа» - первый или единственный экземпляр документа;

   «копия документа» - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

   «регистрация документа» - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

   (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

   «номенклатура дел» - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

   (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

   «дело» - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;

   «служба делопроизводства» - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;

   (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

   «электронная копия документа» - копия документа, созданная в электронной форме;

   (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

   абзац утратил силу. - ;

   «система электронного документооборота» - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

   (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

   «электронный документооборот» - документооборот с применением информационной системы.

   ()

   Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

   (абзац введен Постановлением Правительства РФ от 07.09.2011 № 751 )
   

   III. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти

2. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

   Бланки федерального органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

   При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.

   (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

   Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

   Образцы бланков и электронные шаблоны документов утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти.

   (п. 8 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

   Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, являются:

   а) Государственный герб Российской Федерации;

   б) наименование федерального органа исполнительной власти;

   в) наименование структурного подразделения федерального органа исполнительной власти;

   г) наименование должности;

   д) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

   е) наименование вида документа;

   ж) дата документа;

   з) регистрационный номер документа;

   к) место составления (издания) документа;

   л) гриф ограничения доступа к документу;

   м) адресат;

   н) гриф утверждения документа;

   о) указания по исполнению документа (резолюция);

   п) заголовок к тексту;

   р) текст документа;

   с) отметка о контроле;

   т) отметка о приложении;

   у) подпись;

   ф) отметка об электронной подписи;

   х) гриф согласования документа;

   ч) печать;

   ш) отметка о заверении копии;

   щ) отметка об исполнителе;

   э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

   ю) отметка о поступлении документа;

   (п. 9 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

   Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

   Согласование документа в федеральном органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица федерального органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в федеральном органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.
   

   IV. Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти

3. В документообороте федерального органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:

   а) поступающая документация (входящая);

   б) отправляемая документация (исходящая);

   в) внутренняя документация.

   В федеральном органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

   Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

   Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

   Регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

   (п. 16 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

   Утратил силу. - Постановление Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 .

   Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю федерального органа исполнительной власти или по решению руководителя федерального органа исполнительной власти иным должностным лицам федерального органа исполнительной власти.

   Документы или их копии с указаниями по исполнению (резолюциями) передаются службой делопроизводства исполнителям.

   (п. 18 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

   Подлинник документа направляется в структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

   При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти.

   (абзац введен Постановлением Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

   Документы после их подписания руководителем федерального органа исполнительной власти или иным уполномоченным лицом передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.

   (п. 20 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

   Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

   Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

   Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.

   В федеральном органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю федерального органа исполнительной власти в установленном им порядке.

   В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.
   

   V. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти

4. Федеральный орган исполнительной власти:

   а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

   б) разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения;

   в) разрабатывает и утверждает альбом шаблонов унифицированных форм документов, создаваемых федеральным органом исполнительной власти.

   (пп. «в» введен Постановлением Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

   Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти.

   Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти:

   а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

   б) утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти руководителем федерального органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

   в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда Российской Федерации;

   г) в случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива.

   Наименованиями разделов номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти являются наименования структурных подразделений федерального органа исполнительной власти.

   Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

   Дела со дня их формирования до передачи в архив федерального органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

   Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем федерального органа исполнительной власти, и после его истечения подлежат возврату.

   Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.

   Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

   Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел службой делопроизводства. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении срока их хранения.

   (п. 34 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

   Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

   Примечание.
   По вопросам, касающимся составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения, см. «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

   Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в федеральном органе исполнительной власти определяется федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.
   

   VI. Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти
   (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

5. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

   Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб Российской Федерации».

   В федеральном органе исполнительной власти используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.

   Состав электронных документов, создаваемых в федеральном органе исполнительной власти, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.

   Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, утверждается руководителем этого федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством.

   Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица федерального органа исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

   В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

   Получение и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

   После получения электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку действительности электронной подписи.

   После включения электронных документов в систему электронного документооборота формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.

   Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти и (или) поступившие в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, регистрируются в системе электронного документооборота с созданием в ней электронной копии такого документа.

   Регистрация и учет электронных документов осуществляются в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

   Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

   В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе «Примечание».

   Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах федерального органа исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

   После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем федерального органа исполнительной власти.

Приложение
к Правилам делопроизводства
в федеральных органах
исполнительной власти

Перечень обязательных сведений о документах,
используемых в целях учета и поиска документов
в системах электронного документооборота
федеральных органов исполнительной власти

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

1. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

   Наименование вида документа

   Дата документа

   Регистрационный номер документа

   Дата поступления документа

   Регистрационный номер входящего документа

   Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи)

   Заголовок к тексту (краткое содержание документа)

   Индекс дела по номенклатуре дел

   Сведения о переадресации документа

   Количество листов основного документа

   Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений)

   Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения)

   Отметка о контроле

   Гриф ограничения доступа

   Сведения об электронной подписи

   Проверка электронной подписи

   Подразделение - ответственный исполнитель документа

Предприятие — сложный механизм, который требует контроля над каждым его сектором. Ведение делопроизводства является важной частью управления организацией. Без этой процедуры на предприятии возникнет неразбериха, хаос, невозможно будет найти нужные документы, предоставить их в контролирующие органы, правильно хранить.

Для правильного ведения делопроизводства необходимо ознакомиться с основами этого процесса. Эти азы позволят вникнуть, систематизировать данные. Что же нужно знать новичку, который только приступает к делопроизводству? Часто эти обязанности делегируют секретарю даже без специального образования. Считается, что освоить эти навыки несложно, но на самом деле эта сфера имеет множество нюансов, аспектов, которые важно не упустить.

Основы организации делопроизводства начинаются с понятия номенклатуры дел. Это такой перечень всех документов, что есть на предприятии. Сложная система с множеством разветвлений — так можно охарактеризовать это понятие. Каждому направлению присваивается свой код, чтобы проще было найти нужный документ.

Номенклатура позволяет архивировать материал, создать единую систему. Чтобы было проще обработать информацию, создается таблица, в которую вносятся коды документов, место в архиве, срок хранения.

Опытные секретари рекомендуют группировать документы по их видам. Существует немало разновидностей документов. Перечень зависит от специфики производства, функций предприятия, направленности работы. Но существует универсальные документы, которые можно встретить и на государственном, и на частном предприятии.

К таким относят:

• входящие — такие материалы, которые попадают в организация из вне;
• исходящие — отправленные от имени предприятия другим лицам (в том числе письма, ответы и т.д.);
• внутренние — документы, которые регламентируют внутреннюю работу предприятия (положения, приказы, распоряжения и т.д.).

Каждая разновидность ведется секретарем отдельно. Для этого заводится индивидуальный журнал, в котором фиксируется все, что касается конкретного документа.

Если, например, материал был выдан одному из работников, то в журнале обязательно должно быть указано, кто это, подпись ответственного лица и копия этого документа.

Делопроизводство — это не только учет привычных документов. Также ведется журнал сдачи ключей, принятия звонков, времени прихода на работу и другие важные документы, которые могут сделать «жизнь» предприятия лучше, продуктивнее.

Следующий важный пункт в основах документооборота — составление Положения о документообороте для конкретной организации. Этот основной документ разрабатывается совместно с директором предприятия и отображает все нюансы ведения дел.

Что должно быть отображено в Положении:

• правила составление документации;
• ее порядок передачи и утилизации;
• процедура архивирования и т.д.

Это позволит навести порядок и не даст потерять важные материалы, поможет быстро найти нужное и отследить любые «передвижения» документа.

Важно для специалиста — делопроизводителя разобраться, в каких случаях на документа ставится штамп или печать. Тут все просто — печать проставляется на исходящих бланках, а внутренние документы заверяются подписью руководителя. Входящие материалы после рассмотрения руководителем также заверяются печатью.

Штамп же является вспомогательным инструментом, который помогает секретарю градировать информацию, но юридической силы он не имеет.

Правила организации делопроизводства

Чтобы на предприятии царил порядок и рабочие процессы не тормозились бумажной волокитой, следует освоить правила организации делопроизводства. Они помогут определиться, как правильно вести учет входящей и исходящей документации, карточек поставщиков и клиентов, журналов звонков и прочей важной документации.

Можно выделить такие основные тезисы:

1. Предпочтительно ввести компьютерную организацию делопроизводства. Это значит, что может использоваться специальная программа, которая сама систематизирует информацию, присваивает коды и архивирует данные. Но при этом бумажный носитель выбрасывать также не стоит.
2. Заполнять документы также лучше на компьютере. Какой бы красивый почерк не был у того, кто их заполняет, но печатный шрифт будет создавать аккуратное впечатление.
3. Следует приучать персонал к ответственному и уважительному отношению к документам.
4. Высылать важные письма нужно только с «живой» печатью, а не копию.
5. Электронная почта хоть и быстрый способ отправить документы, но не всегда действенный. Все потому, что часто сперва секретарь просматривает информацию и решает, что именно распечатать и донести до руководителя. Из-за этого часть данных просто не доходит до адресата.
6. Нужно всегда отвечать на деловые письма. Ответ на срочное письмо нужно написать в течение суток, остальные — в течение недели. Это важное правило деловой этики, выполнение которого охарактеризует предприятие с лучшей стороны.

Это только основной перечень основных правил организации делопроизводства. На каждом предприятии могут быть разработаны свои индивидуальные правила, ссылаясь на специфику производства, численность штата и т.д.

Правила делопроизводства и документооборота в организации

Делопроизводство тесно связано с понятием «документооборот». Последнее — это движение документов на предприятии с момента их создания или получения до отправки другим лицам, подшивки в архив или утилизации.

Направление в этой сфере определяют правила делопроизводства и документооборота в организации:

1. Документы могут быть составлены на специальном бланке, простом листе бумаги форматом А4, в электронном виде.
2. Обязательно должны быть указаны все реквизиты, печати проставлены, а также была подпись руководителя.
3. Создавая электронный документ важно заполнять его по существующему шаблону.
4. Обязательно должна быть создана номенклатура дел. Без нее невозможно будет быстро отследить нужный документ.
5. Документы должны быть переданы в архив. Важные хранятся более 10 лет, менее важные — до 10 лет.
6. Дела могут быть выданы под подпись работникам на определенный срок, по его истечению документы должны быть снова возвращены секретарю. Это движения обязательно должно быть отображено в специальном журнале.
7. В редких случаях оригинал документа может быть изъят с дела. Но тогда обязательно должна быть прикреплена копия.

Основные требования к организации делопроизводства

Помимо правил, существуют еще и основные требования к организации делопроизводства.

Они заключаются в таких главных аспектах:

• должен вестись учет входящей, исходящей и внутренней документации;
• для оперативной организации должны использоваться компьютерные технологии, почтовая связь и прочие технические возможности, которые позволят быстрее доставлять информацию адресату;
• каждый документ должен проходить первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, одобрение руководителем, затем следует передача исполнителям и подшивка к делу;
• регистрация должна проходить вовремя (в день поступления, крайний срок — следующий день);
• обязательно должна быть создана номенклатура дел;
• идеальный вариант — дублирование документа в электронном виде. Электронный документооборот значительно упростит регистрацию, обработку, передачу и архивирование информации.

Как и к другим сферам «жизнедеятельности» предприятия, к делопроизводству нужно отнестись серьезно, своевременно заполнять карточки и журналы, бережно и внимательно относится к документам.

Хранение документов в делопроизводстве организации

Хранение документов в делопроизводстве организации — важный и необходимый этап. Без него невозможно будет оперативно найти нужный документа или он может быть не найден вовсе. Это предпоследняя ступень перед утилизацией документации. Информация может храниться в архиве десятками лет, потому следует правильно ее оформить.

Сперва информацию нужно систематизировать и сформировать дела. После этого создается номенклатура дел, которая включает в себя всю документацию, существующую на предприятии. Она хранится в службе делопроизводства. Обычно за ее формирование и сохранность отвечает секретарь или другое лицо, на которое возложены обязанности делопроизводителя.

Законченные дела передают в архив. Но сперва делают описи дел, чтобы градировать их по срокам хранения.

Когда срок хранения у конкретного документа истекает, его утилизируют. Это также сделать не так просто. Сперва составляется Акт об изъятии, он должен быть обязательно подписан руководителем, чтобы вдруг не утилизировать важный для него документ.

Примерная Инструкция по делопроизводству в организации

Каждая организация должна разработать и утвердить индивидуальную Инструкцию по делопроизводству в организации. Пункты в ней могут разниться в зависимости от направления деятельности предприятия. Но можно привести примерную типовую Инструкцию, которая может стать шаблоном для разработки своего варианта.

Начинать следует с «шапки», в которой следует указать дату, номер документа и данные того, кто утвердил Инструкцию. Затем идут «Общие положения».

1. Общие положения

1.1 Типовая инструкция создается для обеспечения документооборота на предприятии, повышения эффективности и нормализации производственных, финансовых и прочих процессов.

1.2 Документ распространяется на организацию всех видов документов, на каком бы носителе они не были представлены.

1.3 Цель руководства предприятия — совершенствовать организацию делопроизводства благодаря внедрению технического и программного оснащения.

2. Требования к организации документооборота и делопроизводства

2.1 Создание номенклатуры дел и присвоение каждому делу своего уникального номера.

2.2 Рассмотрение, анализ каждого документа, систематизация информации.

2.3 Обязательный ответ на деловые письма в рамках деловой этики.

2.4 Своевременная регистрация дел, передачи их в архив и утилизация со временем.

3. Особенности оформления некоторых видов документации

3.1 Приказы и распоряжения передают решения нормативного характера и визируются руководителем предприятия или начальниками отделов.

3.2 Документация печатается на специальном бланке и должна иметь заголовок, дату подписания, номер.

3.3 Положение включает в себя свод правил, которых нужно придерживаться для функционирования предприятия

3.4 Протокол состоит из записей, которые были сделаны во время заседания, совещания

3.5 Служебные письма обязательно должны быть систематизированы и внесены в специальный Журнал.

4. Прием и обработка документации

4.1 Все документы, которые создаются или поступают на предприятие, проходят первичную обработку, первичное рассмотрение, регистрацию, передаются на рассмотрение руководству, а после — исполнителям.

4.2 Если документ не адресован конкретно руководству, а пришло на имя предприятия, то сперва его рассматривает секретарь, а уже потом оно переходит на рассмотрение директору.

4.3 Если документ поступает на электронном носителе, то к нему обязательно должно идти сопроводительное письмо с текстом написанного в документе.

5. Организация хранения дел

5.1 От момента создания или передачи дела на предприятие и до его сдачи в архив оно хранится в отделе делопроизводства.

5.2 За сохранность информации отвечает руководитель предприятия и начальники отделов.

5.3 Выдача дел совершается только под расписку на установленный срок.

5.4 После истечения срока хранения дела передаются в архив.

Дополнить Инструкцию можно шаблонами бланков документов.

Организация не секретного делопроизводства

Чаще всего сталкиваются с организацией не секретного делопроизводства. Эта обязанность ложится либо на секретаря, либо на начальника отдела по делопроизводству.

Из-за того, что материалы не являются засекреченными организация такого процесса очень схожа со стандартным.

Алгоритм действий будет следующий:

• получение или разработка документа;
• его обработка и рассмотрение руководством;
• передача исполнителям;
• хранение документа и передача его в архив.

Доступ лиц, которые могут брать документацию на время, не ограничивается.

Организация секретного делопроизводства

Сложнее организовать секретное делопроизводство. Информация при этом является частично или полностью закрытой от посторонних, потому необходимо сразу четко разграничить, кто может знакомиться с документами.

Также нужно обратить внимание на такие нюансы:

• должна быть создана комиссия, которая будет контролировать процесс;
• все пункты правильной организации простой документации должны присутствовать и в этом случае, но более усовершенствованные;
• особый контроль во время передачи данных (с помощью почтовой связи, Интернета, телефона и т.д.);
• для хранения такой информации должно быть подготовлено специальное помещение с сейфами и несгораемыми шкафами;
• выдача документации осуществляется в комнате со специальным окном для выдачи или барьером, который будет разграничивать пространство;
• входные двери должны иметь рабочие замки и хорошо запираться;
• в самом помещении должны быть все средства, чтобы в случае необходимости эвакуировать документы;
• должен быть второй набор ключей от помещения, где планируется храниться секретная информация;
• система безопасности поможет избежать похищения важных материалов.

Правила организации делопроизводства в федеральных органах

Правила организации делопроизводства в федеральных органах базируются на законах, указах и распоряжениях Правительства Российской Федерации. Потому они четко оговорены и отображены в типовой Инструкции по делопроизводству.

Эти правила очень схожи с другими подобными правилами организации документооборота на предприятии.

Но есть и несколько специфических нюансов, на которые нужно обратить внимание:

1. Документооборот невозможен без взаимодействия федерального органа, органов управления и администрацией предприятия.
2. Документы обязательно подписывает глава федерального органа или его заместитель.
3. Согласование — обязательный этап организации документооборота.
4. Документы должны быть зарегистрированы в день поступления либо в день подписания.
5. Создаются специальные поисковые системы для поиска нужного документа.
6. Если нужно изменить сроки исполнения документа, то можно написать поручение на имя руководителя федерального органа.
7. После исполнения документа его снимают с контроля. Это также можно сделать и до его исполнения, но только после разрешения федерального органа.
8. Номенклатура дел федерального органа состоит из номенклатуры дел подразделения и сводной номенклатуры.
9. Формирование дел происходит децентрализовано в каждом индивидуальном подразделении.

Во всем остальном принципы ведения документооборота очень схожи.

Организация делопроизводства по обращению граждан

Часто граждане обращаются в государственные органы власти за помощью. Такие обращения также нужно систематизировать и наладить организацию делопроизводства в этой сфере.

Граждане чаще обращаются в письменной форме.

Тогда порядок действий будет таким:

• получение письменного обращения;
• его рассмотрение;
• организация личного приема граждан;
• контроль за соблюдением выполнения обязательств перед гражданами.

Письменное обращение должно быть зарегистрировано в течение 3 дней. На документе ставится дата и регистрационный номер.

Организацию лучше вести и с помощью карточек, и применив компьютерные технологии.

Если в обращении есть вопросы, которые не входят в компетенцию органа исполнительной власти, то в течение недели нужно перенаправить его по назначению.

Письменный ответ должен быть подписан органом исполнительной власти.

Существуют такие причины, пот которым можно не давать ответ гражданину:

• если в обращении использовалась нецензурная лексика;
• нет обратной связи с отправителем;
• текст написан неразборчиво;
• разъяснение содержит секретную информацию.

На основании таких писем формируются дела.

Организация современного делопроизводства, новое в делопроизводстве

Организация современного делопроизводства не стоит на месте. Постоянное развитие в этой сфере — залог «здорового» функционирования предприятия. Появление новых форм, бланков, документации, новые правила оформления, передачи и хранения заставляет ответственное лицо постоянно совершенствоваться, познавать новое.

Что же новое появилось в делопроизводстве за последний год? Основное новшество — с 1 июля 2018 года вводится новый стандарт на оформление организационно — распорядительных документов. В частности в нем была затронута важная тема использования шрифтов при составлении документации. Так ранее можно было пользоваться исключительно Times New Roman, Arial, Verdana или Calibri. Новый же стандарт позволяет любые бесплатные шрифты. Их размер: 12, 13, 14.

Если нужно заполнить таблицу, то следует использовать меньшие шрифты.

Также в новом документе появились и новые реквизиты:

• наименование структурного подразделения;
• указывается автор документа;
• пометка об ограничении доступа (если это имеет место быть);
• электронная подпись.

Появились ряд новых бланков и программное обеспечение, нацеленное помочь секретарю справится со своей задачей.

Организация и ведение делопроизводства на предприятии — первоочередная задача. На такую систематизацию, обработку и хранение данных уходит немало сил и средств. Но современные технологии значительно упрощают работу специалистам. Теперь с помощью одного клика можно узнать о статусе документа, месте его хранения и сроках его использования в круговороте документации.

Документационное обеспечение учреждения — не такая легкая работа, как может показаться на первый взгляд. Делопроизводство в ДОУ— образцы документов, приказы, правильно оформленные — это база любой организации. На документоведах лежит серьезная и ответственная задача по соблюдению норм и правил при составлении бумаг и работе с ними.

Классификация документов в делопроизводстве

Для успешного управления документооборотом нужно знать, на какие виды и подвиды делит делопроизводство образцы документов. В современном офисе, кроме привычных бумаг, есть и электронные письма, которые также являются частью системы управления. Итак, основные документы делопроизводства:

1. Входящие, т. е. пришедшие извне:
   • запросы;
   • уведомления;
   • распоряжения вышестоящих организаций;
   • рекламная информация и др.
2. Исходящие, т. е. направленные из организации:
   • письма, в том числе электронные;
   • запросы и ответы на запросы;
   • счета, акты;
   • доверенности;
   • справки, копии по запросу;
   • отчеты и др.
3. Внутренние, не выходящие за пределы предприятия:
   • приказ (образец документа делопроизводства можно посмотреть в статье), распоряжения;
   • регламенты;
   • договоры;
   • конфиденциальные и имеющие гриф «ДСП» — для служебного пользования;
   • служебные записки, заявления;
   • журналы учета и т. д.

Внутренние документы также могут передаваться и регистрироваться в электронном виде. Но не всегда это приемлемо: важные регламенты, особенно кадровые, требующие ознакомления сотрудников, должны быть распечатаны и подписаны.

Ведение электронных журналов регистрации становится все более популярным способом учета. Такие журналы должны быть защищены от внесения изменений «задним числом», тогда они смогут вызвать доверие в случае спорных ситуаций.

Когда поручено вести делопроизводство, образцы документов будут очень кстати. Многие из них составляются в свободной форме, с соблюдением корпоративных правил оформления, если таковые имеются. Но иметь под рукой некоторые документы по делопроизводству (образцы) очень удобно.

Образец запроса

Образец благодарственного письма

Образец информационного письма

Образец приказа на выделение материальной помощи

Образец приказа по основной деятельности

Образец справки

Образец уведомления

Организация ведения делопроизводства в соответствии с правилами

Коммерческие организации обычно сами определяют внутренние правила документооборота. Могут быть разработаны фирменные бланки документов в делопроизводстве со специальным дизайном. Порой утверждают несколько их видов для разных целей. Но нельзя забывать, что существуют правила оформления документов в делопроизводстве — ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он и регулирует ряд требований к оформлению документации. Конечно, в точности соблюдать образцы оформления документов по делопроизводству должны секретариаты госструктур, но некоторые изменения стоит учесть всем.

В соответствии с ГОСТом, выданные копии должны заверяться с указанием организации и дела, в котором хранится подлинник.

Например: «подлинник находится в ООО «Полет» в деле № 01БУ/2016/03». Номер дела вписывается согласно номенклатуре дел.

Также следует придерживаться стандарта в отношении регистрации входящих документов в делопроизводстве. Для этого в обязательном порядке ведется специальный журнал, куда записываются все поступающие документы делопроизводства. Журнал должен содержать графы: дата, номер, наименование, откуда получен, кому адресован или поручен руководством. Номер, в соответствии с записью в журнале и датой, указывается на входящем документе.

Исходящие образцы документов регистрируются аналогично. Для них также должен быть заведен журнал. Точное ведение записей в журналах регистрации является очень важным. Оно играет важную роль, если оспариваются сроки исполнения документов в делопроизводстве, даты поручений, потери важных бумаг, при возникновении судебных споров, а также помогает наладить исполнительскую дисциплину в организации.

Оформление писем также необходимо производить с учетом основных требований: в нем должны присутствовать основные реквизиты, наименование, адрес, телефон, подпись руководителя или ответственного лица. Составляются они на фирменном бланке, этот стандарт распространяется на все исходящие письма и справки. Примеры документов представлены в статье.

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных учреждениях утверждена Приказом Росархива от 11 апреля 2018 года №44. Документ зарегистрирован в Минюсте 17.08.2018 за номером 51922 и вступает в силу с 31 августа 2018 года. Ниже Вы можете скачать Инструкцию по ведению документации. Инструкция по ведению документации касаются организации работы с организационно-распорядительными документами в гос. организации независимо от вида носителя. Инструкция регламентирует порядок

• подготовки,
• регистрации,
• учета и контроля исполнения документов,
• организации их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.

Все организации должны разработать индивидуальные инструкции для своей организации, опираясь на данную Инструкцию Росархива. Важно то, что индивидуальные инструкции не должны противоречить Примерной инструкции по делопроизводству в государственных учреждениях.

Данная информация ориентирована на слушателей курсов повышения квалификации и профессиональной переподготовки по направлениям:

Примерная инструкция по делопроизводству: общие требования к ведению документации в делопроизводстве госорганизациях

Согласно Инструкции необходимо вести по единым правилам документирование управленческой деятельности в организации, документооборот, контроль за исполнением документов. Здесь прописаны требования к организации работы с документами. Инструкция определяет то, как формируется документальный фонд организации и доступ к нему. Особые требования касаются того, как должны изготавливаться, учитываться, использоваться и храниться печати, штампы, бланки документов, носители электронной подписи.

Для документации, которая содержит тайну или персональные данные, необходимо разрабатывать локальные акты, которые утверждаются руководителем организации. На основе примерной инструкции в государственных организациях должны разработать индивидуальные инструкции по делопроизводству.

Некоторые правила документоведения в инструкции по делопроизводству

Всю работу с документацией должна вести Служба делопроизводства. Она действует на основании Положения, которое утверждает руководитель организации. Работа с документацией лежит на делопроизводителях, действующих согласно должностной инструкции. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений организации обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю подразделения или другому работнику по указанию руководителя подразделения. При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

При утрате документов делопроизводитель подразделения информирует руководителя структурного подразделения и Службу делопроизводства организации и организуется розыск документов. Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.

Инструкция по делопроизводству: правила написания официальных наименований делопроизводителю

В качестве примера, предлагаем ознакомиться с регламентом правописания в документах.

1. Написание наименований органов власти

1.1. С прописной буквы пишутся все слова и имена собственные в названиях высших законодательных, судебных и исполнительных органов власти Российской Федерации:

Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

Конституционный Суд Российской Федерации;

Совет Безопасности Российской Федерации;

Правительство Российской Федерации.

1.2. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях совещательных, консультативных и иных органов при Президенте Российской Федерации, Правительстве Российской Федерации:

Комиссия при Президенте Российской Федерации по вопросам федеративных отношений и местного самоуправления;

Комиссия Правительства Российской Федерации по законопроектной деятельности.

1.3. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях самостоятельных структурных подразделений Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации:

Управление информационного и документационного обеспечения Президента Российской Федерации;

Президиум Правительства Российской Федерации;

Департамент делопроизводства и контроля Правительства Российской Федерации.

1.4. Наименования отделов, входящих в состав департаментов и управлений, пишутся со строчной буквы .

При отсутствии полного названия слова департамент, главное управление, управление, комиссия, употребляемые как нарицательные, пишутся со строчной буквы.

С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях федеральных органов исполнительной власти (министерств, служб, агентств):

Министерство иностранных дел Российской Федерации;

Министерство внутренних дел Российской Федерации;

Федеральная служба по труду и занятости;

Федеральное архивное агентство .

Как пишутся сокращенные и полные наименования органов исполнительной власти?

Распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 16 июля 2008 г. № 943/788 установлены полные и сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти, например:

Установлено, что полные наименования федеральных органов исполнительной власти используются при подготовке:

проектов указов Президента Российской Федерации,

проектов постановлений Правительства Российской Федерации и иных официальных документов (международных договоров и других).

Сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти используются при подготовке:

проектов распоряжений Президента Российской Федерации,

проектов распоряжений Правительства Российской Федерации,

протоколов заседаний и совещаний,

служебных писем,

документов справочного характера,

приложений (нетекстовых) к указам Президента Российской Федерации и постановлениям Правительства Российской Федерации,

проектов положений о федеральных органах исполнительной власти, утверждаемых актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

Слова министерство, служба, агентство пишутся со строчной буквы во множественном числе и не в качестве имен собственных: «... предложить агентству рассмотреть вопрос о..».

2. Инструкция по делопроизводству: Написание наименований организаций

2.1. С прописной буквы пишется первое слово и входящие в название имена собственные в названиях организаций, учреждений, предприятий (далее – организации) единичного типа:

Фонд возрождения Москвы;

Дом книги;

Московский городской фонд обязательного медицинского страхования.

Это правило распространяется на организации всех типов: научные, учебные, зрелищные, учреждения культуры, промышленные и торговые организации:

Российская академия наук;

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела;

Государственный центральный театр кукол;

Дворец культуры Метростроя;

Горьковский автомобильный завод .

2.2. Название организационно-правовой формы (публичное акционерное общество, акционерное общество, общество с ограниченной ответственностью и др.) пишется со строчной буквы, фирменное наименование организации, как правило, заключается в кавычки:

акционерное общество «Восток»,

публичное акционерное общество «Газпром»,

Слова Государственный, Российский, Федеральный в названии организационно-правовой формы пишутся с прописной буквы:

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Государственный университет управления»;

Российской акционерное общество по производству цветных и драгоценных металлов «Норильский никель»;

Организация может иметь полное наименование и сокращенное наименование, закрепленные уставом (положением), например:

публичное акционерное общество «Нефтяная компания «Лукойл» (ПАО «Лукойл»);

Федеральное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД).

В переписке может использоваться как полное, так и официально закрепленное сокращенное наименование организации.

2.3. Со строчной буквы пишутся наименования организаций неединичного характера: городская поликлиника № 109, музыкальная школа ‎ № 3.

2.4. Со строчной буквы пишутся наименования организаций, состоящие из родового названия и фирменного наименования в кавычках: корпорация «Даль строи», издательский дом «Коммерсант»,

Но пишутся с прописной буквы, если начинаются словами: Государственный, Российский, Всероссийский, Центральный, Международный:

• Российский фонд поддержки предпринимательства «Инициатива» .

2.5. Сложные названия, начинающиеся с географического определения, пишутся с прописной буквы, если географическое определение входит в официальное название:

Московская коллегия адвокатов;

Московский театр оперетты,

Но пишутся со строчной буквы, если определение не входит в название:

• московский завод «Компрессор» .

2.6. С прописной буквы пишется первое слово в названиях, начинающихся порядковыми числительными: первый, второй, третий и т.п.:

• Шестой государственный подшипниковый завод.

2. 7. В названиях со словом имени или номером (№ ...) со строчной буквы пишется родовое название организации и название, указывающее на специализацию:

тонкосуконная фабрика имени Петра Алексеева,

фабрика детской игрушки № 2.

2.8. Названия со словами Дворец, Дом пишутся:

Дворец культуры Метростроя;

Дворец творчества для детей и юношества;

Дом Российской прессы.

Центральный дом ученых;

Санкт-Петербургский дом ученых имени А.М. Горького,

2.9. С прописной буквы пишется помимо первого слова и имен собственных, входящих в название, начальное слово той части названия, которое само по себе употребляется для обозначения той же организации, например:

Центральный Дом журналистов (ср.: Дом журналистов),

Государственная Третьяковская галерея (ср.: Третьяковская галерея),

Государственная Оружейная палата Московского Кремля (ср.: Оружейная палата);

Государственный академический Большой театр (ср.: Большой театр).

2.10. Со строчной буквы пишутся названия организаций во множественном числе и не как имена собственные: университеты Москвы, банки Московской области, авиационный завод, хлебобулочный комбинат.

2.11. Со строчной буквы пишутся названия структурных подразделений организаций (отделов, секторов, групп, лабораторий, кафедр и т.д.), а также слова президиум, ученый совет, научно-технический совет, экспертный совет и т.п.: отдел персонала, отдел силового оборудования, кафедра политологии, рекламная группа и др.

Как пишутся наименования субъектов Российской Федерации: инструкция по делопроизводству

3.1. С прописной буквы пишутся все слова в названиях республик в составе Российской Федерации:

Республика Башкортостан;

Республика Саха (Якутия);

Республика Северная Осетия - Алания;

Карачаево-Черкесская Республика.

3.2. В названиях краев, областей, автономных округов и автономной области с прописной буквы пишутся слова, составляющие индивидуальное название:

Алтайский край;

Вологодская область;

Еврейская автономная область;

Ямало-Ненецкий автономный округ.

Как пишутся названия документов: требования инструкции по делопроизводству

4.1. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях законодательных актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, международных договоров и соглашений, а также документов, принятых конгрессами, совещаниями международных организаций и учреждений:

Конституция Российской Федерации,

Трудовой кодекс Российской Федерации,

Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ ‎ «О Государственном гербе Российской Федерации»,

Указ Президента Российской Федерации от 17 апреля 2017 г. № 171 «О мониторинге и анализе результатов рассмотрения обращений граждан и организаций»,

Устав города Москвы,

Итоговый документ Венской встречи,

Договор о дружбе, сотрудничестве и взаимной помощи.

Предшествующее сложное прилагательное, образованное от названий стран, заключивших договор, пишется со строчной буквы, например:

• российско-французский Договор о сотрудничестве.

Со строчной буквы пишется наименование проекта законодательного акта:

проект указа Президента Российской Федерации «О …»;

проект закона города Москвы «О …».

4.2. С прописной буквы пишется название документа (устава, положения, регламента, инструкции и др.), если название составляет одно целое с заголовком к документу:

Положение о Министерстве природных ресурсов Российской Федерации,

Устав Московского государственного университета имени М.В. Ломоносова,

Программа развития малого предпринимательства,

Инструкция по делопроизводству.

4.3. Со строчной буквы пишется название документа, имеющие заголовок, заключенный в кавычки, за исключением названий, указанных в п. 4.1:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 447 «Об утверждении…»,

На основании инструкции пользователя «Ввод информации в базу данных «Учет персонала» … .

4.4. При первом упоминании названия документа в тексте приводится его дата, регистрационный номер и заголовок к тексту или наименование органа, утвердившего его и дата утверждения, например:

В связи с принятием Федерального закона от 29 июня 2015 г. ‎ № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»...

В соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденными приказом ГУП «Мосводоканал» 20 декабря 2013 г., …

При повторном упоминании документа в тексте допустимо ограничиваться упоминанием одного названия, без указания даты и номера, например:

• В соответствии с Федеральным законом «О стандартизации в Российской Федерации»...

При упоминании в тексте Конституции Российской Федерации, кодексов Российской Федерации, а также конституций (уставов) субъектов Российской Федерации дата их принятия и номер, как правило, не приводятся, например:

Конституция Российской Федерации;

Бюджетный кодекс Российской Федерации;

Устав города Москвы.

В текстах многостраничных документов после первого полного наименования документа вводится его сокращенное наименование в скобках, далее в тексте документа используется сокращенное наименование документа, которое пишется с прописной буквы:

1.1. Инструкция по делопроизводству Министерства финансов Российской Федерации (далее – Инструкция) разработана в соответствии с …

В целом документ состоит из 126 страниц печатного текста, куда также входит 29 Приложений (скачать Примерную инструкцию )

Приглашаем 2 октября 2018 года на образовательный семинар "Налоговая оптимизация в условиях последних изменений НК РФ".

Приложение. Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти

Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477
"Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"

С изменениями и дополнениями от:

"система электронного документооборота" - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы.

Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

III. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти

5. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

6. Бланки федерального органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.

7. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

9. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, являются:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) наименование структурного подразделения федерального органа исполнительной власти;

г) наименование должности;

д) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

е) наименование вида документа;

ж) дата документа;

з) регистрационный номер документа;

к) место составления (издания) документа;

л) гриф ограничения доступа к документу;

м) адресат;

н) гриф утверждения документа;

о) указания по исполнению документа (резолюция);

п) заголовок к тексту;

р) текст документа;

с) отметка о контроле;

т) отметка о приложении;

у) подпись;

х) гриф согласования документа;

ч) печать;

ш) отметка о заверении копии;

щ) отметка об исполнителе;

э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

ю) отметка о поступлении документа;

10. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

11. Согласование документа в федеральном органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица федерального органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в федеральном органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

IV. Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти

12. В документообороте федерального органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

13. В федеральном органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

14. Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

15. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

16. Регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

18. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю федерального органа исполнительной власти или по решению руководителя федерального органа исполнительной власти иным должностным лицам федерального органа исполнительной власти.

Документы или их копии с указаниями по исполнению (резолюциями) передаются службой делопроизводства исполнителям.

19. Подлинник документа направляется в структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти.

20. Документы после их подписания руководителем федерального органа исполнительной власти или иным уполномоченным лицом передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.

21. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

22. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

23. Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.

24. В федеральном органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю федерального органа исполнительной власти в установленном им порядке.

25. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению . В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.

V. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти

26. Федеральный орган исполнительной власти:

а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

б) разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения;

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства РФ от 26 апреля 2016 г. N 356 пункт 26 дополнен подпунктом "в"

в) разрабатывает и утверждает альбом шаблонов унифицированных форм документов, создаваемых федеральным органом исполнительной власти.

27. Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти.

28. Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти:

а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

б) утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти руководителем федерального органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда Российской Федерации;

г) в случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива.

29. Наименованиями разделов номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти являются наименования структурных подразделений федерального органа исполнительной власти.

30. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

31. Дела со дня их формирования до передачи в архив федерального органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

32. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем федерального органа исполнительной власти, и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.

33. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

34. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел службой делопроизводства. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении срока их хранения.

35. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

36. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в федеральном органе исполнительной власти определяется федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

VI. Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти

37. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

38. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита "Государственный герб Российской Федерации".

В федеральном органе исполнительной власти используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.

39. Состав электронных документов, создаваемых в федеральном органе исполнительной власти, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, утверждается руководителем этого федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством.

40. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица федерального органа исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

41. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

42. Получение и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

43. После получения электронных документов, подписанных электронной подписью , служба делопроизводства осуществляет проверку действительности электронной подписи.

44. После включения электронных документов в систему электронного документооборота формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.

45. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти и (или) поступившие в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, регистрируются в системе электронного документооборота с созданием в ней электронной копии такого документа.

46. Регистрация и учет электронных документов осуществляются в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

47. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание".

48. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах федерального органа исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

49. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем федерального органа исполнительной власти.