Как составить протокол заседания комиссии. Общие правила составления и оформления протокола. Для чего нужен протокол.

Суд

Д анная статья - наглядное методическое пособие по оформлению протоколов. Она поможет вам правильно и быстро создать протокол. Она пригодится и когда вы решите научить этому своих коллег, чтобы избавить себя от необходимости исправлять допускаемые ими ошибки.

Название вида и принадлежность к системам и подсистемам документации

Протокол - документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

Если кворум отсутствует, собрание может. Быть вновь созванной на другую дату; или продолжать, с председателем, объявивщим кворум, нет. Затем решения, принятые на совещании, переносят массу рекомендаций, подлежащих ратификации: позднее в ходе совещания; или на следующем созываемом собрании, в котором присутствует кворум. Обратите внимание, что второй вариант может быть запрещен некоторыми правилами ассоциации.

Предложение - это предложение, которое ставится перед совещанием для обсуждения и принятия решения. Если движение передано, оно становится разрешением. Резолюции являются обязательными и должны быть записаны в протоколе. Правила ассоциации будут содержать подробные сведения о том, как следует рассматривать действия, и они должны соблюдаться.

Обязательному протоколированию подлежат:

заседания постоянно действующих коллегиальных органов государственной власти и управления, муниципальных органов управления, органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений комитетов, комиссий, дирекций и др.) и
разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания.

Отражение в цели создания документа управленческого принципа коллегиальности , коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа .

Продвижение и голосование по движению

Лучше всего, чтобы предложения были включены в повестку дня, чтобы у членов было достаточно времени для их рассмотрения до начала собрания. Один из членов совещания предлагает четкое и сжатое предложение о принятии решения или решения на заседании через председателя. Это не голосование в пользу этого предложения, а голосование, которое должно быть принято перед собранием. Резолюция официально задокументирована в протоколах вместе с именем движителя и специалиста.

Этот человек называется сектантом.
Резолюция, принятая простым большинством голосов, известна как обычное решение.
Большинство резолюций в жизни ассоциации будут такого типа.

Решения становятся обязательными для ассоциации, если люди, принимающие решение, имеют право передавать их.

Протокол является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.

Это хорошая идея всегда следить за резолюцией с четким пониманием того, как будет реализована резолюция, кем и с какой даты. Как правило, председатель не выдвигает ходатайств, поскольку они в основном являются помощниками совещания. Тем не менее, они могут выдвигать процедурные предложения, которые касаются поведения, а не содержания собрания, такие как принятие принятия протоколов.

Изменение ходатайства или резолюции

Движитель с согласия собрания обычно может изменить предложение. В качестве альтернативы, кто-то может пожелать переместить поправку к оригинальному движению, которое в случае успеха создает второе движение. Предложения о внесении изменений в предложения могут создать путаную дискуссию, если все неясно, на каком именно дебатировании идет речь - первоначальное предложение, измененное предложение, предложение о внесении поправок или предложение о внесении поправки в поправку.

Но документ с названием вида «ПРОТОКОЛ» применяется в процессе документирования и многих других видов деятельности.

В учебных и научных учреждениях протоколы фиксируют научные достижения и открытия, прием на обучение, открытие специальностей, стандарты образования, присвоение профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы. Подобные протоколы относятся к системам научно-исследовательской или учебно-методической документации (к определенным их подсистемам в зависимости от цели создания протокола и его содержания).

Важно, чтобы председатель проводил процедуры как можно проще. Если движение не в полной мере выражает мнение собрания, иногда проще просто проголосовать за него и позволить ему победить. Резолюции могут быть отозваны или отменены на том же заседании, следуя той же процедуре, которая применяется для перехода и принятия резолюции.

Есть три случая, когда в Законе требуется нечто большее, чем простое большинство голосов, чтобы принять резолюцию. Голосовать за изменение правил ассоциации; голосовать за подачу заявления о добровольной отмене; и голосовать за объединение с другой ассоциацией. Для любого из них требуется то, что называется специальным разрешением, которому необходимо пройти 75%.

В практике бизнеса составляются протоколы деловых встреч, протоколы о намерениях, протоколы передачи конфиденциальной информации, протоколы разногласий и другие, в которых фиксируются не управленческие решения, а договоренности и достигнутое сторонами (т.е. коллегиальное, коллективное, а не «комиссионное», как иногда неправильно говорят ) согласие в решении вопросов взаимной заинтересованности. Подобные протоколы возможно отнести к подсистеме информационно-справочных документов системы организационно-распорядительной документации или к подсистеме гражданско-правовой договорной документации этой же системы, т.к. в них закрепляется ход исполнения договоров и соглашений, подтверждается заинтересованность и возможные сферы сотрудничества, а также фиксируются основные условия для заключения в дальнейшем конкретных сделок.

Чтобы уточнить это, это означает 75% членов, которые имеют право голосовать и фактически делают это лично на собрании. Это не означает 75% от общего числа членов ассоциации. Существует несколько важных требований, которые необходимо решить, чтобы специальная резолюция была юридически обязательной для ассоциации, и они подробно обсуждаются при изменении правил.

В контексте настоящей темы, пожалуйста, обратите внимание, что, как правило, нецелесообразно стремиться внести поправки в специальную резолюцию, если только такая поправка не настолько незначительна, что она не изменяет характер оригинала. Предложение, предлагающее специальное разрешение, подлежит конкретным требованиям к уведомлению. Значительное изменение потенциально может помешать тем членам, которые не присутствуют на собрании, которые, возможно, приняли решение не присутствовать на основе объявленного ходатайства.

Протоколы, создаваемые с целью подтверждения расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации.

По некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную подсистему кадровой документации.

Таким образом, у них нет возможности рассмотреть эту поправку. Некоторые власти считают, что настоящий закон в Австралии в отношении того, могут ли быть внесены поправки в специальные резолюции, является сбивающим с толку. Лучше всего проявлять осторожность и не допускать никаких поправок.

Если новые посылки или поправки не могут быть сняты с пола, может потребоваться предоставить уведомление о 2-3 разных движениях, чтобы, если кто-то ошибся, другой может быть рассмотрен. Это дает людям время для рассмотрения альтернативных движений. Если движение не сдвинуто, оно проваливается.

Протоколы общих собраний акционеров (и документы к ним), обязательный состав информации которых устанавливается Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», требованиями регулятора - Федеральной службы по финансовым рынкам, образуют подсистему организационных документов, на основе которой уже сформировалась специальная подсистема учредительной документации, а в настоящее время можно говорить о процессе формирования подсистемы/системы документации, обеспечивающей процедуры корпоративного управления.

В общем, правила дебатов заключаются в том, что кого-то нельзя прерывать, пока они выступают за или против движения, если. Есть процессуальное движение, принятое для прекращения дискуссии или «что оратор больше не слышен»; или председатель прерывает в интересах упорядоченного поведения; или есть пункт порядка. Пункт назначения адресован председателю, кто-то встает и говорит «порядковый номер», или «Я хочу выступить по порядку ведения заседания». Это означает, что человек, делающий вызов, говорит, что оратор должен остановиться, потому что он или она нарушил принцип упорядоченных дебатов.

Классификация протоколов

Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям - способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные .

Председатель принимает решение по порядку ведения заседания, слушает причины, по которым был поднят порядок ведения заседания, и может попросить обсудить порядок. Предыдущие обсуждения останавливаются, когда обсуждаются вопросы порядка. Задача председателя состоит в том, чтобы вынести решение по порядку ведения заседания, и его решение является окончательным.

Примерами, в которых может быть вызвана точка порядка, являются. Докладчик занимается вопросами, выходящими за рамки предмета движения; справедливые правила дебатов не соблюдаются; сроки достигнуты; кворума нет; или язык оскорбителен или оскорбителен. Когда собрание хочет принять решение по этому вопросу, оно делает это путем голосования. Каждый член имеет право на один голос, чтобы указать, выступают ли они за или против какого-либо ходатайства. Могут использоваться различные методы голосования, такие как.

Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.

Председатель призывает тех, кто выступает за движение, чтобы поднять руку, и отсчет сделан. Метод подходит для небольших встреч, поскольку подсчет может стать затруднительным с большими группами; голосовое голосование: простой способ, с помощью которого члены указывают свой голос, говоря «да» или «нет». Недостатком этого метода является отсутствие четкого подсчета голосов сторонников и против; метод повышения: члены выполняют свой голос, вставая. Председатель призывает тех, кто выступает за движение, чтобы встать, и подсчет. Для больших групп этот метод делает подсчет легче, чем показ рук; Бюллетень: члены указывают свое голосование в письменной форме.

Показ рук: участники голосуют, поднимая руку.
Процесс повторяется для тех, кто голосует против.
Решение основано на объеме звука.

После того, как голосование было принято, председатель или возвращающийся сотрудник собирает и считает документы.

Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос - принятое решение».

Заседание может быть отложено во время подсчета. Это технически единственная форма голосования, которая позволяет подсчитывать все голоса прокси. Прокси-голосование - это то, что кто-то другой голосует от имени другого члена, который не может присутствовать на собрании; или лидера голосования председателя: если голоса равны или связаны, председатель может провести второй или решающий голос для принятия решения по предложению, но правила должны предусмотреть это. Хотя председатель может использовать голосование для принятия решения о том, против движения, предпочтительно отдать его против движения.

Опрос: похоже на бюллетень, в котором записано голосование.
Согласно общему праву, опрос обычно «требует».
Многие правила ассоциации не имеют отношения к опросам.

Решения комитета управления часто принимаются консенсусом.

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.

Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.

Там, где требуется голосование, обычно голосом или показом рук. Прокси и почтовое голосование могут использоваться только в том случае, если эти формы голосования конкретно предусмотрены в правилах ассоциации. Ассоциация должна тщательно рассмотреть вопрос о том, разрешать ли прокси или почтовое голосование в своих правилах. Это удобные методы голосования для членов, которые не могут присутствовать на общих собраниях. Процесс принятия решений изменяется, поскольку члены не могут участвовать в обсуждении и обмене мнениями на совещании.

Члены, голосующие по доверенности или голосование по почте, должны принять решение о голосовании до собрания на основе материалов, которые были распространены, а не аргументов, выдвинутых в ходе прений. Несомненно, эти методы голосования предполагают дополнительную работу по реализации. Это должно быть связано с расширением демократического процесса ассоциации до максимально возможного числа членов. Существует много ассоциаций с членами, проживающими по всему штату, для которых участие в заседаниях на нерегулярной основе очень сложно.

Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания . Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию - «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. - обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.

Если разрешено прокси-голосование, должна быть заполнена письменная форма прокси, дающая полномочия доверенного лица голосовать. Прокси-голосование может принимать две формы: член может дать полномочия доверенных лиц голосовать по своему усмотрению или предоставлять определенные полномочия полномочному лицу голосовать только определенным образом. Ниже приведен пример простого формата прокси.

В конце этой главы был приведен пример прокси-формы, которая позволяет голосовать как общим полномочным органам, так и направленным полномочиям на голосование. Прокси-формы обычно отправляются с уведомлением о встречах и повестках дня, с условием, которое должно быть возвращено секретарю задолго до начала собрания. Это обеспечивает их легитимность для включения в процесс голосования в ходе встречи.

Формуляр протокола

Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Прокси-голоса могут стать проблематичными, если один член имеет доверенные лица от двух или более других членов. Способ упрощения прокси-голосования заключается в том, чтобы указать в правилах, что член может проводить только одно голосование по доверенности на любом конкретном собрании. Это позволяет легко включать прокси в голосование без осложнений проведения опроса.

Почтовое голосование - это то, где член избирает собственный голос, а не полагается на прокси. Как правило, голосование должно быть направлено на одно или несколько конкретных резолюций, таких как предлагаемое изменение правил. Он часто используется для хорошего результата при избрании членов комитета и должностных лиц.

Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.

В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:

полное наименование организации или предприятия;
название вида документа (ПРОТОКОЛ);
дата;
индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
место составления;
заголовок;
текст;
подписи.

Дополнительными реквизитами протокола являются:

наименование структурного подразделения;
гриф утверждения;
отметка о наличии приложений;
место (помещение, офис) и время проведения заседания;
фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
дата подписания протокола;
способ голосования (открытое, тайное, заочное).

Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме , который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.

Заголовочная часть протокола

Для обеспечения юридической силы протокола необходимо правильно оформить полное наименование организации или предприятия , в качестве которого признается зарегистрированное в Едином государственном реестре юридических лиц наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами и уставом, (т.е. с обязательным указанием организационно-правовой формы):

Пример 1

Свернуть Показать

Общество с ограниченной ответственностью «Ваш партнер»

Пример 2

Свернуть Показать

Закрытое акционерное общество «АБВГД»

Наименование структурного подразделения (дополнительный реквизит протокола) обычно оформляется на документе в следующих случаях:

протоколом фиксируются все виды коллегиальной деятельности в обособленном подразделении предприятия (см. Пример 3);
протоколом оформляются заседания (прежде всего оперативного характера), которые проводятся в одном из внутренних структурных подразделений предприятия (см. Пример 4).

Пример 3

Свернуть Показать

Общество с ограниченной ответственностью «Компания «Пятый элемент»
Филиал «Северо-Западный»

Пример 4

Свернуть Показать

Открытое акционерное общество «Реммеханизация»
Департамент бухгалтерского учета и налоговой отчетности

Названия структурных подразделений в протоколе должны соответствовать точным названиям, закрепленным в схеме организационной структуры, штатном расписании или других внутренних документах организации.

Название вида документа (ПРОТОКОЛ) всегда оформляется прописными буквами и располагается одной-двумя строками ниже наименования предприятия или структурного подразделения (при продольном расположении реквизитов - центрованным способом).

Дата протокола является датой заседания, а не окончательного оформления и подписания документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату окончания. Способы оформления даты могут быть различными. Например, цифровой способ:

Пример 5 Цифровой способ оформления даты

Свернуть Показать

Пример 6 Цифровой способ оформления даты заседания, продолжавшегося 2 дня

Свернуть Показать

04.05.2011 - 05.05.2011

Цифровой способ используется преимущественно при оформлении дат оперативных заседаний и совещаний.

При оформлении даты в протоколах коллегиальных органов (высших органов управления и исполнительных) преимущественным является буквенно-цифровой способ.

Пример 7 Буквенно-цифровой способ оформления даты

Свернуть Показать

03 мая 2011 г.

Пример 8 Оформление даты заседания, продолжавшегося 2 дня

Свернуть Показать

03 - 04 мая 2011 г.

Дата располагается одной строчкой ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в общем бланке.

Индекс (номер) протокола оформляется на той же строке, что и дата заседания над ограничительной линией в общем бланке или в пределах общей площади, отведенной для даты и индекса в заголовочной части документа. Индекс протокола является порядковым номером заседания в пределах календарного года или в пределах срока полномочий коллегиального органа. Следует заметить, что при оформлении индексов с № 1 по 9 необходимо использовать минимум два знака. Например, самые простые индексы правильно обозначать: «№ 01», «№ 07» и т.п. (см. Примеры 7 и 8).

Реквизит «место составления или издания» оформляется на отдельной строке ниже даты и индекса (при продольном расположении реквизитов - в центре следующей строки).

Этот реквизит содержит название географического пункта, в котором реально состоялось заседание коллегиального органа. Условные сокращения, применяемые при обозначении географических названий, должны соответствовать Правилам оказания услуг почтовой связи.

Пример 9

Свернуть Показать

г. Коломна Московской обл.

Пример 11

Свернуть Показать

с. Малеево Коломенского р-на
Московской обл.

В качестве заголовка протокола оформляется краткая формулировка вида заседания (вида коллегиальной деятельности) в родительном падеже, которая согласуется с названием вида документа (ПРОТОКОЛ - чего?), названием коллегиального органа и начинается с прописной буквы.

Пример 12 Угловое расположение реквизитов оформляющей части протокола

Свернуть Показать

Пример 13 Продольное расположение реквизитов оформляющей части протокола

Свернуть Показать

Заголовок протокола как вид заседания оформляется одной-двумя строками ниже реквизита «место составления или издания» обязательно от границы левого поля или на площади, отмеченной в общем бланке ограничительными уголками в левом верхнем углу листа бумаги. Это расположение обязательно и при продольном, и при угловом расположении реквизитов (см. Примеры 12 и 13).

Текст протокола является самым сложным реквизитом и состоит из двух частей - вводной и основной. Вводная часть текста строго формализована. В ней оформляются сведения о составе присутствующих на заседании и повестка дня (список вопросов, вынесенных на обсуждение), которые являются вполне самостоятельными элементами текста и формулируются по стандартным правилам.

Состав присутствующих оформляется двумя строками ниже вида заседания от границы левого поля и начинается с указания председателя и секретаря заседания. Фамилии председателя и секретаря оформляются после тире, инициалы следуют за фамилией.

Пример 14

Свернуть Показать

Председатель - Марков С.В.
Секретарь - Петрова А.И.

Фамилии и инициалы присутствовавших на заседании постоянных членов коллегиальных органов (избранных или входящих в состав коллегии по должности) перечисляются по алфавиту фамилий без наименования должности после слова «Присутствовали:», которое оформляется двумя строками ниже, обязательно от границы левого поля, и заканчивается двоеточием. Фамилии присутствовавших оформляются по всей ширине строки через один межстрочный интервал.

Пример 17

Свернуть Показать

Приглашенные: клиентский менеджер Агеева Н.О., начальник отдела клиентского обслуживания Котова Л.П.

Перечень вопросов, вынесенных для обсуждения и принятия решения коллегиальным органом, оформляется после слов «Повестка дня:» , которые располагаются от границы левого поля двумя строками ниже состава присутствующих и заканчивается двоеточием.

Каждый вопрос повестки дня формулируется с предлогом «O», отвечает на вопрос «О чем?» и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика. Причем слово «докладчик» в протоколе не используется, правильной является речевая формула: «Доклад - (чей?) должность, фамилия, инициалы».

Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются в повестке дня по степени их значимости (или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения) и оформляются с красной строки.

Пример 18

Свернуть Показать

Повестка дня:

Об утверждении Учетной политики на 2011 г.
Доклад заместителя главного бухгалтера Краснова А.И.
О подготовке кредитной заявки в московское отделение Северо-Западного банка (ОАО).
Доклад начальника правового управления Смолина А.Г.

Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно, поскольку именно они и представляют собой собственно заголовки к последующему тексту протокола , который будет излагаться по пунктам в последовательности рассмотрения вопросов на заседании.

Формулировка «Разное» в повестке дня оформленного протокола считается неуместной, т.к. документ составляется после состоявшегося заседания, когда уже возможно точно сформулировать все рассмотренные вопросы.

Даже в тех случаях, когда повестка дня заседания оформляется как самостоятельный информационный документ и заранее рассылается участникам заседания и членам коллегиального органа, в текст протокола должны быть внесены формулировки всех обсужденных вопросов. Отметка в тексте протокола: «Повестка дня прилагается» недопустима, даже когда повестка дня формируется в дело вместе с протоколом как отдельный информационный документ.

Основную часть текста протокола, т.е весь ход заседания и принятые решения, секретарь заседания составляет, работая почти как синхронный переводчик, только речь «переводится» из устной формы (часто спонтанной, эмоциональной и не всегда подготовленной) в письменную форму, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям, преимущественно с прямым порядком слов и использованием специальной лексики и терминов делового стиля.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Далее с красной строки оформляются в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика (СЛУШАЛИ - кого?), ставится тире, и после него кратко или подробно записывается содержание доклада. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени:

При этом заранее подготовленный доклад должен быть оформлен, подписан и датирован автором, чтобы его можно было действительно оформить в качестве самостоятельного документа-приложения к протоколу.

Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и указываются в именительном падеже (ВЫСТУПИЛИ - кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.

Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются также с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать.

Пример 21

Свернуть Показать

Вопрос: Все ли группы учета основных средств отражены в Учетной политике?

Да, все группы, которые нужны для правильного отражения основных средств в бухгалтерском учете на нашем предприятии.

Решения , принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Эти слова являются терминами делового стиля, отражающими принятие решения на основе принципа коллегиальности (подразумевается местоимение «мы»). В деловой практике за каждым термином закрепилась своя сфера употребления при составлении протоколов. Так, в протоколах общих собраний акционеров, учредителей, заседаний советов директоров, собраний трудовых коллективов, собраний сотрудников (в рамках самоуправления, установленного и разрешенного кодексом корпоративного поведения), инициативных групп правильным считается употребление термина «РЕШИЛИ» (оформляется деятельность высших коллегиальных органов, «власть»). В протоколах заседаний комитетов, правлений, рабочих групп, оперативных совещаний и других коллегиальных исполнительных органов (оформляется «оперативное управление») правильным считается термин «ПОСТАНОВИЛИ».

Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые должны быть пронумерованы в соответствии с номером вопроса в повестке дня. Номер принятого решения состоит из двух частей, разделенных точкой, при этом первая цифра соответствует номеру вопроса в повестке дня, а вторая - номеру решения по данному вопросу (ведь часто бывает, что по одному вопросу повестки дня принимается несколько решений, поручений). См. Пример 22.

Пункт, устанавливающий правовую норму («нормативный»), формулируется по стандартной речевой модели: что сделать - в какой (с какого или на какой) срок? См. решение 1.1 в Примере 22.

кому - что сделать - к какому сроку? (см. решение 1.2 в Примере 22) или

Если решение было принято путем голосования, то его результаты оформляются по форме: «За - 10, против - 0, воздержались - 2» или «Единогласно». Соблюдение этой формы обязательно, когда оформляются решения о назначении, избрании или утверждении кандидатур или о персональном составе комиссий, комитетов и т.п.

О кумулятивном голосовании читайте в статье Сергея Россола " " в журнале "Делопроизводство и документооборот на предприятии" № 4" 2011 на стр. 33

Оформляющая часть протокола

Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются тремя-четырьмя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на оригинале протокола.

Пример 24

Свернуть Показать

Поскольку протокол является внутренним распорядительным документом предприятия, его удостоверения печатью обычно не требуется .

Копии (ксерокопии) оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола, которые необходимы в процессе направления документа на исполнение, имеет право удостоверять своей подписью секретарь (секретарь заседания или секретарь коллегиального органа по должности), правильно оформляя отметку о заверении копии. Если копия или выписка из протокола используется внутри организации, то печать на нее (как и на сам протокол) не ставится. Если же выписка или копия протокола предназначена для использования вне стен родной организации, на нее стоит поставить оттиск печати.

Пример 25 Отметка о заверении копии протокола

Свернуть Показать

Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации. Например, утверждаются протоколы заседаний экспертной комиссии организации, экспертной комиссии по присвоению/снятию грифов ограничения доступа к информации и документам организации, протоколы заседаний проектных групп/проектных офисов в проектном управлении и т.п.

Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя (т.к. полное наименование организации или предприятия указано в заголовочной части документа или в общем бланке), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

Годовое собрание в хозяйственных обществах " в журнале "Делопроизводство и документооборот на предприятии" № 3" 2011 на стр. 62